Documenti sicurezza obbligatori in azienda: la cartella completa

I documenti sicurezza obbligatori per un’azienda con lavoratori sono sempre gli stessi nove blocchi: DVR, nomine delle figure, attestati di formazione, idoneità sanitarie, consegna DPI, documenti di emergenza, verifiche di impianti e attrezzature, contratti d’appalto e comunicazioni agli enti. Vanno conservati nell’unità produttiva, in ordine e con una data di rinnovo accanto.

Perché serve una cartella unica e non dieci cassetti

Il D.Lgs. 81/08 non usa mai l’espressione «cartella sicurezza». Prevede però decine di obblighi che lasciano una traccia scritta: una nomina, un attestato, un verbale di verifica, una ricevuta di consegna. Quando arriva un ispettore dell’ASL o dell’Ispettorato del lavoro, o quando succede un infortunio, l’azienda deve dimostrare di aver adempiuto, e la prova è quasi sempre documentale.

Il problema tipico della piccola impresa non è l’assenza dei documenti, ma la dispersione: il DVR è dal consulente, gli attestati nella mail del titolare, i verbali degli estintori nel furgone del manutentore, le idoneità nello studio del medico. La cartella sicurezza è semplicemente il punto unico in cui tutto questo viene raccolto, con un indice e una colonna delle scadenze. Le ragioni pratiche sono spiegate anche in perché serve una cartella sicurezza.

L’art. 29, comma 4, dispone che il documento di valutazione dei rischi sia custodito presso l’unità produttiva alla quale si riferisce. La stessa logica conviene applicarla a tutto il resto: se avete due sedi, servono due cartelle, ciascuna con i documenti dei lavoratori e degli impianti di quella sede. Il testo vigente del decreto, con tutte le modifiche, è consultabile su Normattiva; i contenuti obbligatori del DVR sono elencati all’art. 28.

La tabella madre: documento, obbligo, chi lo tiene, quando si rinnova

Questa è la tabella che consigliamo di stampare come prima pagina della cartella. Le scadenze indicate sono quelle fissate dalla norma; dove la legge rinvia a una norma tecnica o al giudizio di un professionista, è scritto.

Le sezioni corrispondono ai capitoli della cartella. Come numerarle e quali sottocartelle creare è spiegato nella pagina sulla struttura consigliata.

Cosa sta dove: i documenti che non tenete voi

Non tutto quello che riguarda la sicurezza si può tenere in ufficio. Tre casi creano confusione in quasi ogni controllo.

Le cartelle sanitarie

La cartella sanitaria e di rischio di ogni lavoratore la istituisce e la aggiorna il medico competente, che la custodisce nel luogo concordato al momento della nomina, nel rispetto del segreto professionale (art. 25, c. 1, lett. c). In azienda resta il giudizio di idoneità, che dice se il lavoratore è idoneo, idoneo con prescrizioni o limitazioni, oppure non idoneo, senza diagnosi. Nella cartella sicurezza va quindi una copia dei giudizi, non i referti. Le regole di conservazione sono riassunte in idoneità sanitarie.

I documenti del fornitore e del manutentore

La scheda dati di sicurezza è del fornitore, ma deve essere a disposizione in azienda per ogni prodotto pericoloso in uso. Lo stesso vale per il manuale d’uso della macchina e per il rapporto del manutentore degli estintori: l’originale lo produce un terzo, la copia deve stare dove si lavora. Un buon criterio: se un lavoratore o un ispettore ne ha bisogno durante l’orario di lavoro, deve trovarlo in sede.

Il DVR del consulente

Molte micro imprese conservano solo il PDF ricevuto per mail dal consulente. Va bene, a patto che il documento sia firmato dal datore di lavoro e abbia la data certa prevista dall’art. 28, comma 2, e che sia consultabile in sede. L’art. 53 ammette la tenuta della documentazione su supporto informatico. Pro e contro delle due soluzioni sono confrontati in cartella fisica e cartella digitale.

Esempio: la cartella di una pasticceria con 6 dipendenti

Esempio: una pasticceria artigianale con 6 dipendenti, un laboratorio con forno e impastatrice, due banconiste e un apprendista minorenne. La cartella minima comprende:

1. DVR con la valutazione specifica per l’apprendista minorenne, il rischio da movimentazione dei sacchi di farina e il microclima del laboratorio.
2. Attestato del titolare come datore di lavoro che svolge i compiti di RSPP, oppure nomina e accettazione dell’RSPP esterno.
3. Nomina del medico competente e giudizi di idoneità del pasticcere e dell’apprendista.
4. Attestati di formazione generale e specifica dei 6 lavoratori, con data di scadenza dell’aggiornamento quinquennale.
5. Designazione e attestati di almeno un addetto antincendio e di un addetto al primo soccorso per ogni turno.
6. Manuale d’uso e dichiarazione CE dell’impastatrice, registro dei controlli e delle manutenzioni.
7. Dichiarazione di conformità dell’impianto elettrico e verbale dell’ultima verifica della messa a terra.
8. Rapporti del manutentore degli estintori e controllo della cassetta di primo soccorso.
9. Verbali di consegna di guanti antitaglio e calzature, schede di sicurezza dei detergenti e dei disincrostanti.

Con 6 lavoratori la riunione periodica dell’art. 35 non è obbligatoria, ma un incontro annuale con l’RSPP verbalizzato è comunque una prova utile di gestione.

Gli errori che emergono durante un controllo

L’ispettore non sfoglia la cartella dall’inizio. Chiede di solito il DVR, l’elenco dei lavoratori e gli attestati, poi incrocia i dati. Gli errori più frequenti nascono proprio dagli incroci:

• un lavoratore assunto da tre mesi compare nel libro unico ma non ha alcun attestato né una data programmata di formazione;
• l’attestato del preposto c’è, ma l’aggiornamento biennale è scaduto;
• il DVR cita un carrello elevatore che non è più in azienda e non cita la nuova pressa;
• il giudizio di idoneità prescrive l’uso di otoprotettori, ma manca il verbale di consegna;
• il DUVRI dell’impresa di pulizie è di tre anni fa, con nominativi che non lavorano più lì.

La sequenza completa di un sopralluogo, con i documenti richiesti nell’ordine in cui vengono chiesti, è descritta nel capitolo come prepararsi a un controllo. Per una verifica rapida c’è la checklist su cosa avere pronto in caso di controllo.

Come impostare la cartella in un pomeriggio

Se oggi i documenti sono sparsi, il lavoro si fa in quattro passaggi.

1. Raccolta: chiedete per iscritto copia dei documenti al consulente, al medico competente, all’ente formatore e ai manutentori. Fissate un termine di 15 giorni.
2. Indice: create le sezioni della tabella madre, anche come cartelle sul server o nel cloud, con un nome numerato.
3. Buchi: per ogni lavoratore controllate che ci siano attestato, idoneità se prevista e consegna DPI. Ciò che manca va in una lista con una data di soluzione.
4. Scadenze: riportate ogni data di rinnovo nello scadenziario sicurezza, che è lo strumento che tiene viva la cartella.

Un’ultima regola di gestione: un responsabile unico. Può essere il titolare, un’impiegata amministrativa o il preposto, ma deve essere una persona sola, che riceve tutte le copie e aggiorna l’indice.

Domande frequenti

Il DVR può stare solo sul computer del consulente?

No. L’art. 29, comma 4, chiede che il DVR sia custodito presso l’unità produttiva a cui si riferisce. La versione digitale è ammessa, ma deve essere accessibile in sede, firmata dal datore di lavoro e munita di data certa. Se il consulente conserva l’unica copia e non risponde il giorno del controllo, il documento per l’ispettore non è disponibile.

Per quanto tempo vanno conservati i documenti?

Il D.Lgs. 81/08 fissa termini specifici solo per alcuni documenti: la cartella sanitaria, per esempio, segue regole proprie gestite dal medico competente. Per gli altri conviene conservare almeno la versione vigente e quelle precedenti con il registro delle revisioni, perché in caso di infortunio conta dimostrare cosa era in vigore in quella data, anche a distanza di anni.

Serve ancora il registro infortuni?

Il registro infortuni cartaceo è stato abolito dal D.Lgs. 151/2015. Al suo posto restano le comunicazioni e le denunce fatte telematicamente all’INAIL, che vanno conservate nella cartella insieme all’analisi interna dell’evento. Per chi registra anche i quasi infortuni, il registro interno è uno strumento volontario ma molto utile per aggiornare il DVR.

Una ditta individuale senza dipendenti deve avere una cartella sicurezza?

Gli obblighi di documentazione del D.Lgs. 81/08 nascono quando c’è almeno un lavoratore, compresi tirocinanti e soci lavoratori. Il lavoratore autonomo ha obblighi più limitati (art. 21): attrezzature conformi, DPI adeguati, tesserino negli appalti. Conservare dichiarazioni CE, verifiche degli impianti e attestati eventualmente frequentati resta comunque prudente.