Giudizio di idoneità del medico competente: chi lo conserva

Il datore di lavoro conserva la copia scritta dei giudizi di idoneità, il protocollo sanitario, i verbali di sopralluogo e i risultati anonimi collettivi della sorveglianza; la cartella sanitaria e di rischio resta al medico competente, nel luogo concordato alla nomina. Alla cessazione del rapporto di lavoro l'originale della cartella va conservato per almeno dieci anni, nel rispetto della privacy.

Due archivi separati: quello dell'azienda e quello del medico

La sorveglianza sanitaria produce due archivi che non vanno mescolati. Il primo è quello del medico competente, con la cartella sanitaria e di rischio di ogni lavoratore, gli esiti degli esami e l'anamnesi. Il secondo è quello del datore di lavoro, che contiene solo ciò che serve a organizzare il lavoro: chi è idoneo, a quale mansione, con quali limiti e fino a quando. Il pillar sulla cartella sicurezza aziendale dedica a questo secondo archivio una sezione propria.

Quando la sorveglianza è obbligatoria, quali visite esistono e come si ricorre contro un giudizio è spiegato nella guida a medico competente e sorveglianza sanitaria. In sintesi: il medico esprime uno dei giudizi dell'art. 41, comma 6, e contro di esso si può ricorrere all'azienda sanitaria locale territorialmente competente entro trenta giorni dalla comunicazione (art. 41, c. 9). Qui ci si occupa di cosa archiviare, dove e per quanto tempo.

Chi conserva che cosa

La tabella è la base per impostare la sezione «Sorveglianza sanitaria» della cartella. I riferimenti sono all'art. 25 e all'art. 41 del D.Lgs. 81/08.

Il giudizio non contiene diagnosi: dice se il lavoratore è idoneo, idoneo con prescrizioni o limitazioni, temporaneamente o permanentemente non idoneo alla mansione specifica. Se un referto, un certificato di laboratorio o un esame finiscono per errore nella cartella aziendale, vanno restituiti al medico.

Privacy: chi può vedere i giudizi

Anche senza diagnosi, il giudizio di idoneità è un dato relativo alla salute di una persona. In azienda conviene trattarlo come tale.

• Una sottocartella «Idoneità» separata dal resto della cartella sicurezza, fisica o digitale, con accesso riservato al datore di lavoro e a chi gestisce lo scadenziario.
• Al preposto non va consegnato il giudizio, ma solo l'indicazione operativa che gli serve: «non assegnare a sollevamenti oltre una certa soglia», «usare otoprotettori».
• All'RSPP e all'organo di vigilanza i giudizi si mostrano quando servono alla valutazione o al controllo.
• Nessun giudizio va affisso in bacheca o inviato in chat di gruppo.

Come impostare la custodia delle cartelle con il medico è spiegato nella scheda su cartella sanitaria e privacy.

Per quanto tempo conservare

La norma distingue tra la durata del rapporto e il dopo. Durante il rapporto la cartella resta al medico competente. Alla cessazione del rapporto di lavoro il medico consegna al lavoratore copia della cartella e gli spiega come conservarla; l'art. 25, comma 1, lett. e, stabilisce poi che l'originale va conservato dal datore di lavoro, nel rispetto della normativa sulla privacy, per almeno dieci anni, salvo il diverso termine previsto da altre disposizioni del decreto.

Il caso principale di termine diverso riguarda cancerogeni, mutageni e sostanze tossiche per la riproduzione. Per questi lavoratori l'art. 243, nel testo modificato dal D.Lgs. 135/2024, prevede che alla cessazione del rapporto la cartella sanitaria e di rischio sia trasmessa all'INAIL per il tramite del medico competente; l'INAIL la conserva fino a quarant'anni dalla cessazione dell'attività per cancerogeni e mutageni.

Conservare l'originale non significa leggerlo. Una soluzione pratica è concordare con il medico una custodia in busta chiusa o in un archivio digitale cifrato, accessibile solo a un medico competente, e annotarla nella lettera di incarico.

Lo scadenziario dei giudizi

Il giudizio di idoneità non ha una scadenza fissa per legge, ma ne ha una di fatto: la data della visita successiva prevista dal protocollo. Per i giudizi di inidoneità temporanea la legge chiede espressamente di indicare i limiti temporali di validità (art. 41, c. 7). Lo scadenziario deve quindi avere almeno queste colonne:

1. lavoratore e mansione;
2. tipo e data dell'ultimo giudizio;
3. prescrizioni o limitazioni, in sintesi operativa;
4. data entro cui ripetere la visita o fine della validità del giudizio temporaneo;
5. azioni conseguenti, come cambio di turno, DPI o modifica della postazione.

Esempio: in un'impresa di pulizie con 14 operatori, una dipendente riceve a marzo un giudizio di idoneità con limitazione temporanea fino a fine giugno per l'uso della lavasciuga. Il datore archivia la copia nella sezione riservata, comunica al preposto solo l'esclusione dalla lavasciuga, annota fine giugno nello scadenziario e chiede al medico di fissare la nuova visita prima di quella data. Se la limitazione diventa permanente, valuta con l'RSPP se la mansione va riorganizzata e se il DVR va aggiornato, come descritto in prescrizioni del medico competente.

Errori che emergono in ispezione

• giudizi archiviati insieme ai referti degli esami, con dati sanitari esposti in azienda;
• limitazioni annotate sul giudizio ma sconosciute al preposto;
• giudizio temporaneo scaduto senza nuova visita, mentre il lavoratore svolge la mansione;
• nessun verbale di sopralluogo del medico negli ultimi dodici mesi, senza una cadenza diversa indicata nel DVR;
• cartelle dei lavoratori cessati lasciate allo studio del medico precedente, senza traccia della consegna.

Domande frequenti

Il datore di lavoro può chiedere al medico la diagnosi?

No. Il datore di lavoro riceve il giudizio di idoneità alla mansione, con eventuali prescrizioni o limitazioni, ma non la diagnosi né gli esiti degli esami, che restano nella cartella sanitaria custodita dal medico con il segreto professionale. Se una limitazione non è chiara, si chiede al medico di riformularla in termini operativi, non di spiegarne la causa.

Il giudizio di idoneità va consegnato anche al lavoratore?

Sì. L'art. 41, comma 6-bis, prevede che il medico competente esprima il giudizio per iscritto e ne dia copia al lavoratore e al datore di lavoro. Conviene che in azienda risulti la data di consegna, perché da quella comunicazione decorrono i trenta giorni per l'eventuale ricorso all'azienda sanitaria locale.

Quando cambio medico competente, cosa succede alle cartelle?

Alla cessazione dell'incarico il medico uscente consegna al datore di lavoro la documentazione sanitaria in suo possesso, nel rispetto della privacy e del segreto professionale (art. 25, c. 1, lett. d). Il datore la mette a disposizione del nuovo medico. Conviene prevedere la consegna già nella lettera di incarico e verbalizzarla, con l'elenco delle cartelle trasferite.

Per i lavoratori senza sorveglianza sanitaria serve qualcosa in cartella?

Non servono giudizi, perché la visita del medico competente si fa solo nei casi previsti. In cartella conviene però che il DVR indichi per quali mansioni la sorveglianza non è richiesta e perché. Se il medico non è nominato, la motivazione scritta nel DVR è il documento che risponde alla domanda dell'ispettore.