Documenti antincendio obbligatori in azienda: cosa tenere

I documenti antincendio obbligatori in azienda dipendono da tre domande: avete lavoratori, dovete avere un piano di emergenza, siete un'attività soggetta ai controlli dei Vigili del Fuoco? Il nucleo minimo, valido per ogni datore di lavoro, è fatto di valutazione del rischio incendio nel DVR, designazione e attestati degli addetti e registro dei controlli antincendio.

Da dove nasce l'obbligo, in breve

L'art. 46 del D.Lgs. 81/08 impone le misure di prevenzione incendi, che dal 2022 sono declinate da tre decreti del Ministero dell'Interno: il D.M. 3 settembre 2021 per la valutazione e le misure, il D.M. 1 settembre 2021 per controlli e manutenzione, il D.M. 2 settembre 2021 per gestione dell'emergenza e formazione degli addetti. Il quadro completo è spiegato nella guida al rischio incendio nei luoghi di lavoro; qui ci occupiamo solo di quali carte escono da quegli obblighi e di come tenerle.

La logica della cartella sicurezza aziendale vale anche qui: ogni obbligo lascia una traccia scritta, e la traccia va tenuta nella sede a cui si riferisce. Un'azienda con due sedi ha due sezioni antincendio distinte, perché vie d'uscita, presidi e addetti sono diversi.

I tre livelli di documenti

Il modo più semplice di capire cosa vi serve è partire dal caso più leggero e aggiungere strati. La tabella riassume i livelli; la colonna «fonte» indica dove nasce l'obbligo.

Gli strati si sommano: un'attività soggetta ha anche tutti i documenti dei livelli 1 e 2. Per le attività dell'Allegato IV del D.M. 2 settembre 2021, che hanno affollamento o rischio particolare, nella cartella va anche l'attestato di idoneità tecnica degli addetti, rilasciato dopo l'esame presso i Vigili del Fuoco.

Il livello 1 nel dettaglio

La valutazione del rischio incendio non è un documento separato: l'art. 2 del D.M. 3 settembre 2021 la colloca dentro il DVR. In cartella basta quindi il rinvio alla sezione del DVR, con la data dell'ultima revisione. Gli altri documenti di base hanno ciascuno una pagina dedicata: la nomina degli addetti antincendio, con chi può fare l'addetto e quanti ne servono, e il registro dei controlli antincendio, con cosa annotare e quando.

Gli attestati degli addetti vanno tenuti insieme alla lettera di designazione, non in una cartella «formazione» separata: durante un controllo l'ispettore incrocia il nome dell'addetto indicato nel DVR con l'attestato, e conviene che le due carte stiano vicine. L'aggiornamento è almeno quinquennale e la sua scadenza va riportata nello scadenziario sicurezza.

Il livello 2: piano ed esercitazioni

Il piano di emergenza è un documento vivo: va riletto quando cambiano locali, organico o addetti. Nella cartella si tengono la versione in vigore, una copia identica delle planimetrie affisse e i verbali delle esercitazioni. Contenuti e soglie del piano sono nella pagina sul piano di emergenza aziendale, insieme a come condurre e verbalizzare l'esercitazione.

Un verbale utile riporta data, scenario, tempi di evacuazione, criticità e azioni correttive con un responsabile. Le azioni correttive vanno poi ritrovate chiuse: se il verbale di un anno segnala un'uscita ingombra e quello dell'anno dopo segnala la stessa cosa, il documento dimostra un problema, non una gestione.

Il livello 3: la pratica dei Vigili del Fuoco

Per le attività soggette la pratica di prevenzione incendi è un fascicolo a sé. Contiene il progetto approvato dove previsto, la SCIA presentata al Comando con la ricevuta, le asseverazioni e certificazioni allegate, il certificato di prevenzione incendi per la categoria C e le attestazioni di rinnovo periodico. L'art. 5 del D.P.R. 151/2011 prevede il rinnovo ogni cinque anni, elevato a dieci per alcune attività elencate nello stesso articolo.

Attenzione ai locali in affitto o nei centri commerciali: spesso l'attività soggetta è l'edificio, non la vostra azienda, e la pratica è intestata al proprietario o al gestore. In quel caso in cartella va almeno una copia della SCIA o del certificato vigente e il riferimento di chi tiene la pratica.

Come ordinare la sezione antincendio

Una sezione ben fatta si consulta in un minuto. Questo indice funziona per la maggior parte delle piccole imprese; le voci che non vi riguardano si lasciano vuote con la nota «non applicabile» e il motivo.

1. Frontespizio: sede, livello di documentazione (1, 2 o 3), responsabile della tenuta, manutentore incaricato con riferimento al contratto.
2. Valutazione: rinvio alla sezione del DVR e data di revisione.
3. Addetti: lettere di designazione, attestati, tabella con nome, turno, livello del corso e scadenza dell'aggiornamento.
4. Controlli: registro, rapporti di intervento del tecnico, contratto di manutenzione.
5. Impianti: dichiarazioni di conformità di rilevazione incendi, idranti, porte tagliafuoco, illuminazione di sicurezza, con i relativi manuali.
6. Emergenza: piano o misure organizzative, planimetrie, verbali delle esercitazioni.
7. Pratica VVF: SCIA, ricevute, CPI, rinnovi, eventuale corrispondenza con il Comando.

Esempio: due aziende, due sezioni diverse

Esempio: uno studio tecnico con 4 dipendenti, non aperto al pubblico, in un ufficio di 180 m². È a livello 1. La sezione contiene il rinvio al DVR, la designazione del titolare o di un dipendente come addetto con il relativo attestato, il registro con i controlli periodici dei tre estintori e delle lampade di emergenza. Non serve un piano scritto, ma il DVR deve riportare le misure organizzative per l'emergenza e i lavoratori devono conoscerle.

Esempio: un ristorante con 6 dipendenti e 80 coperti. Supera le 50 persone presenti insieme in un luogo aperto al pubblico, quindi è a livello 2 anche con meno di 10 lavoratori: oltre ai documenti di base servono planimetria e indicazioni schematiche, o un piano completo, e il verbale dell'esercitazione annuale. Se le caratteristiche del locale lo facessero rientrare nell'Allegato I del D.P.R. 151/2011 si aggiungerebbe il livello 3: la verifica va fatta con il tecnico, voce per voce.

Gli errori che si vedono durante i controlli

Nei sopralluoghi i problemi documentali sull'antincendio si ripetono:

• registro tenuto dal manutentore e assente in sede il giorno del controllo;
• attestato dell'addetto presente, ma l'addetto si è dimesso e nessuno lo ha sostituito;
• planimetrie affisse diverse da quelle del piano dopo un cambio di layout;
• verbale dell'esercitazione senza azioni correttive, o con le stesse criticità di anno in anno;
• SCIA presentata anni fa senza alcuna attestazione di rinnovo alla scadenza.

I primi due errori sono i più comuni nelle micro imprese e si evitano con un controllo trimestrale della sezione, da segnare nello scadenziario. Per la verifica completa prima di un sopralluogo c'è la checklist dei documenti da avere pronti.

I testi dei tre decreti sono raccolti nel PDF pubblicato dai Vigili del Fuoco; il D.P.R. 151/2011 è consultabile su Normattiva, così come l'art. 46 del D.Lgs. 81/08.

Domande frequenti

Un'azienda senza dipendenti deve avere documenti antincendio?

Gli obblighi del D.Lgs. 81/08 su valutazione, addetti e registro nascono con il primo lavoratore, compresi tirocinanti e soci lavoratori. Il titolare senza dipendenti resta però soggetto al D.P.R. 151/2011 se l'attività è nell'Allegato I, e quindi a SCIA, rinnovi e registro dei controlli dell'art. 6. Tenere estintori controllati e il rapporto del manutentore resta comunque prudente.

Per quanto tempo si conservano registro e verbali delle esercitazioni?

I decreti del 2021 chiedono che il registro sia aggiornato e disponibile per gli organi di controllo, senza fissare un termine di conservazione. Conviene tenere il registro in uso e quelli chiusi degli anni precedenti, e i verbali delle esercitazioni per più anni: servono a dimostrare la continuità dei controlli e che le criticità segnalate sono state risolte.

Il CPI va esposto o basta tenerlo in cartella?

La norma chiede che i documenti siano a disposizione degli organi di controllo, non che siano affissi. Nella cartella va la copia completa della pratica, con ricevute e rinnovi; l'originale può stare in amministrazione o presso il tecnico, purché la copia in sede sia fedele e aggiornata. Se l'attività soggetta è l'intero edificio, basta la copia fornita dal gestore.

Se cambio manutentore devo rifare il registro?

No. Il registro è dell'azienda, non del manutentore: il nuovo tecnico continua ad annotare sullo stesso documento, o se ne apre uno nuovo che richiama il precedente. Conviene annotare la data del passaggio, il riferimento del nuovo contratto e una verifica iniziale di tutti i presidi, così eventuali anomalie ereditate restano tracciate.