Scadenze sicurezza sul lavoro: lo scadenziario completo

Le scadenze sicurezza sul lavoro sono di due tipi: periodiche, come l’aggiornamento della formazione ogni due o cinque anni, la visita medica di norma annuale, la verifica della messa a terra, i controlli degli estintori e la prova di evacuazione; e legate a un evento, come la rielaborazione del DVR entro 30 giorni da una modifica. Uno scadenziario le mette in fila.

Scadenze periodiche e scadenze a evento: la differenza che fa sbagliare

Chi costruisce uno scadenziario per la prima volta di solito riporta solo le date fisse: corsi, visite, verifiche. È la parte facile. Le contestazioni più frequenti, però, nascono dalle scadenze a evento, che non compaiono su nessun calendario perché dipendono da qualcosa che succede in azienda.

Le scadenze a evento più comuni sono queste:

• nuovo assunto o cambio mansione: la formazione va erogata in occasione della costituzione del rapporto o del trasferimento (art. 37, c. 4), e la visita preventiva va fatta prima di adibire il lavoratore alla mansione, se è soggetto a sorveglianza sanitaria;
• modifica del processo produttivo, infortunio significativo o esito della sorveglianza sanitaria che lo richiede: la valutazione e le misure di prevenzione vanno aggiornate subito, dandone immediata evidenza documentale e comunicandolo al RLS; solo la rielaborazione completa del DVR può arrivare entro 30 giorni (art. 29, c. 3);
• nuova attrezzatura soggetta all’Allegato VII: messa in servizio comunicata all’INAIL e prima verifica periodica;
• nuovo appalto nei vostri locali: DUVRI o misure di coordinamento prima dell’inizio dei lavori;
• assenza per motivi di salute oltre 60 giorni continuativi: per i lavoratori in sorveglianza, avvisare il medico competente prima della ripresa; decide lui se serve la visita (art. 41, c. 2, lett. e-ter) e in ogni caso esprime il giudizio di idoneità.

Il modo pratico per non perderle è collegarle a un evento amministrativo che già esiste: l’assunzione passa dal consulente del lavoro, l’acquisto di una macchina passa dall’amministrazione. Basta aggiungere una riga alla procedura di quei passaggi.

La tabella delle scadenze periodiche

Queste sono le cadenze fissate dalla legge o dagli accordi vigenti a ottobre 2026. Per la formazione il riferimento è l’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, in vigore dal 19 maggio 2025, i cui testi e FAQ sono pubblicati dal Ministero del Lavoro.

Due precisazioni. La periodicità della visita medica la decide il medico competente in funzione del rischio e va riportata nel protocollo sanitario: annuale è la regola, non un obbligo rigido. Per gli addetti antincendio il livello del corso, e quindi la durata dell’aggiornamento, dipende dalla classificazione del rischio fatta nella valutazione incendio. I dettagli di ciascuna voce sono nelle pagine su formazione lavoratori, sorveglianza sanitaria e verifiche impianti.

Come si calcola la scadenza di un attestato

La data da usare è quella di conclusione del corso riportata sull’attestato, non quella di emissione del documento né l’inizio dell’anno. Esempio: un preposto che ha terminato il corso il 18 settembre 2025 deve concludere l’aggiornamento entro il 18 settembre 2027 (per i corsi conclusi tra il 19 maggio 2023 e il 19 maggio 2025 il biennio parte invece dal 19 maggio 2025, secondo la FAQ ministeriale n. 37). Se l’aggiornamento slitta, l’azienda resta inadempiente sull’obbligo formativo fino al recupero, e nel frattempo il preposto continua a vigilare senza la formazione aggiornata che la legge richiede. Lo stesso calcolo vale per i 5 anni dei lavoratori.

Esempio: lo scadenziario di un’officina con 9 dipendenti

Esempio: un’officina di riparazione veicoli con 9 dipendenti, un ponte sollevatore, un compressore, due preposti (capo officina e responsabile carrozzeria), un addetto antincendio e due addetti al primo soccorso. Ecco le righe che lo scadenziario deve contenere, con date ipotetiche.

Con 9 dipendenti la riunione periodica non è obbligatoria e la prova di evacuazione annuale non scatta per legge, perché il piano di emergenza scritto è obbligatorio dai 10 lavoratori in su o in casi particolari. Se l’officina assume il decimo dipendente, lo scadenziario si allunga di due righe: piano di emergenza e prova annuale.

Il calendario annuale modello

Distribuire le scadenze sui dodici mesi evita di concentrare corsi e verifiche nello stesso periodo. Questo è uno schema che funziona per molte piccole imprese; va adattato alla stagionalità dell’attività.

Un calendario mese per mese con attività e moduli è nel capitolo piano annuale sicurezza, che trasforma queste date in un programma di miglioramento. Lo schema pronto da compilare è nella pagina modello scadenziario annuale.

Come tenere lo scadenziario senza software

Per una piccola impresa basta un foglio di calcolo con sei colonne: voce, persona o bene, data ultima esecuzione, periodicità in mesi, data prossima scadenza calcolata con una formula, responsabile. Una colonna di stato con tre valori (in regola, entro 90 giorni, scaduto) e la formattazione condizionale a colori rendono il foglio leggibile in pochi secondi.

Tre regole di gestione:

1. Un preavviso di 90 giorni per la formazione e le verifiche esterne, perché i corsi in presenza e gli organismi di verifica hanno tempi d’attesa.
2. Revisione mensile fissa, anche di dieci minuti, sempre lo stesso giorno.
3. Il documento giustificativo accanto alla data: ogni scadenza rinnovata va archiviata nella cartella sicurezza aziendale, altrimenti la data nel foglio non prova nulla.

Il testo dell’art. 37 e degli altri articoli citati è consultabile su Normattiva; per gli addetti al primo soccorso il riferimento è il DM 388/2003.

Domande frequenti

Se un attestato è scaduto, il lavoratore deve rifare il corso completo?

Per la formazione dei lavoratori l’impostazione seguita dagli accordi è che il ritardo si recuperi completando le ore di aggiornamento mancanti, senza ripetere il corso base; conviene comunque farselo confermare dall’ente formatore. Fino al recupero l’obbligo formativo risulta inadempiuto. Per le abilitazioni alle attrezzature, invece, lavorare con l’attestato scaduto equivale a lavorare senza abilitazione: l’operatore non deve usare la macchina finché non ha concluso l’aggiornamento.

Il DVR ha una scadenza annuale?

No. L’art. 29 lega la rielaborazione a eventi precisi: modifiche del processo produttivo o dell’organizzazione rilevanti per la sicurezza, evoluzione della tecnica, infortuni significativi, risultati della sorveglianza sanitaria. In quei casi il termine è di 30 giorni. Alcune valutazioni specifiche hanno invece cadenze proprie, come quelle del rumore e delle vibrazioni, e vanno segnate nello scadenziario.

Chi deve tenere lo scadenziario?

La legge non individua un responsabile, perché lo scadenziario è uno strumento organizzativo. Gli obblighi che contiene restano però in capo al datore di lavoro e ai dirigenti. Può tenerlo il titolare, un’impiegata amministrativa o l’RSPP esterno, purché l’incarico sia chiaro e qualcuno controlli che le date vengano rispettate e documentate.

Con quanto anticipo conviene programmare i corsi?

Almeno tre mesi prima della scadenza per gli aggiornamenti in presenza, come quelli dei preposti, e per le abilitazioni alle attrezzature, che richiedono una parte pratica. Per primo soccorso e antincendio conviene accorpare gli addetti in un’unica sessione aziendale, così da evitare scadenze sfalsate che si ripresentano ogni pochi mesi.