Documenti degli appalti: cosa conservare per ogni contratto

Per ogni appalto svolto nei vostri locali va conservato un fascicolo con il contratto e i costi della sicurezza, la verifica dell'idoneità dell'appaltatore, la prova di avergli dato le informazioni sui rischi, il DUVRI firmato o la motivazione scritta per cui non serve, i verbali di coordinamento e l'elenco delle persone ammesse. Se il lavoro è un cantiere edile, valgono invece i documenti del Titolo IV.

Il dovere a monte, in breve

L'art. 26 del D.Lgs. 81/08 chiede al datore di lavoro committente, quando affida lavori, servizi o forniture da svolgere nella propria azienda, di verificare l'idoneità tecnico-professionale dell'appaltatore, di informarlo sui rischi dell'ambiente in cui lavorerà, di cooperare e coordinarsi con lui e, dove ci sono interferenze, di redigere il DUVRI. Come funziona ciascun passaggio è spiegato nel capitolo su appalti e interferenze.

Questa pagina riguarda il lato d'archivio: che cosa deve restare nella cartella sicurezza per dimostrare, anche anni dopo, che ogni passaggio è stato fatto prima che l'appaltatore iniziasse.

Il fascicolo di un contratto

Quando il DUVRI serve e quando no è spiegato in quando serve il DUVRI; quali documenti chiedere e come registrarli in una scheda fornitore è nella pagina sulla verifica dell'idoneità tecnico-professionale. Il punto d'archivio da ricordare è uno: anche quando il comma 3-bis esclude il DUVRI, in cartella va una nota firmata con il calcolo degli uomini-giorno e l'assenza dei rischi elencati. Senza quella nota, l'esclusione non è dimostrabile.

I costi della sicurezza

Il comma 5 chiede che nei contratti di appalto, subappalto e somministrazione siano specificamente indicati i costi delle misure adottate per eliminare o ridurre i rischi da interferenze, a pena di nullità. In cartella va quindi il contratto vero, con la voce dei costi, non solo la fattura. Per gli ordini ripetitivi con importi piccoli conviene un contratto quadro annuale con quella voce, richiamato negli ordini successivi. Come stimarli è spiegato nella pagina sui costi della sicurezza.

Fornitori ricorrenti e aggiornamenti

Il fascicolo non si chiude con la firma. Le pulizie, la manutenzione degli impianti, la vigilanza: sono contratti che durano anni, mentre persone, prodotti e locali cambiano. Tre eventi richiedono un aggiornamento documentato:

1. Cambio di persone: nuovo elenco dei lavoratori ammessi, attestati dei nuovi, eventuale nuovo preposto.
2. Cambio del lavoro o dei locali: un reparto nuovo da pulire, un orario diverso, una macchina in più da manutenere. Il DUVRI va riletto e, se cambia la valutazione, aggiornato e rifirmato.
3. Subappalto: il subappaltatore va verificato come l'appaltatore, e il suo personale entra nell'elenco solo dopo.

Un controllo annuale di tutti i fascicoli aperti, da segnare nello scadenziario, intercetta gran parte di questi cambiamenti. La data della verifica va scritta: per l'ispettore conta chi lavora oggi, non chi lavorava alla firma del primo contratto.

Per quanto tempo conservare il fascicolo

L'art. 26 non fissa un termine di conservazione. Ci sono però buone ragioni per non buttare il fascicolo alla scadenza del contratto. Il comma 4 rende il committente responsabile in solido con l'appaltatore e i subappaltatori per i danni ai loro lavoratori non indennizzati dall'INAIL, salvo i rischi specifici propri della loro attività. Se un infortunio emerge in sede civile anni dopo, il fascicolo è l'unica prova delle verifiche e del coordinamento.

Una scelta prudente è conservare il fascicolo per dieci anni dalla chiusura del contratto, l'orizzonte della prescrizione ordinaria dell'art. 2946 del codice civile. Il formato digitale va bene, purché i documenti firmati restino leggibili, datati e consultabili in sede durante un controllo.

Quando subentrano le regole del cantiere

Se il lavoro affidato è edile o di ingegneria civile, cioè rientra nell'Allegato X, si applica il Titolo IV. I documenti cambiano: verifica secondo l'Allegato XVII, notifica preliminare dove dovuta, PSC e POS. L'art. 96, comma 2, stabilisce che accettazione e gestione del PSC e redazione del POS valgono come adempimento di gran parte degli obblighi dell'art. 26; dove il PSC non è previsto, l'art. 26 resta applicabile. L'elenco completo è nella checklist dei documenti di cantiere.

Il caso tipico della piccola impresa è il rifacimento del tetto del capannone o il nuovo bagno nello spogliatoio: lavori che sembrano manutenzione e che invece aprono un cantiere, con un committente che ha obblighi propri.

Esempio: tre contratti in un'azienda alimentare di 20 dipendenti

Esempio: un'azienda alimentare con 20 dipendenti ha in corso tre affidamenti.

• Pulizie notturne, due addetti tutto l'anno: fascicolo completo con DUVRI, perché il lavoro supera di molto i cinque uomini-giorno e i locali restano gli stessi in cui di giorno si produce. Elenco nominativo delle addette e schede dei detergenti dell'impresa.
• Manutenzione della caldaia, un tecnico due volte l'anno: niente DUVRI se non ci sono i rischi del comma 3-bis, ma visura, autocertificazione, informazioni sui rischi firmate e nota con il calcolo degli uomini-giorno.
• Rifacimento della copertura: è un cantiere. Il fascicolo segue il Titolo IV e il committente valuta se servono coordinatore, PSC e notifica preliminare.

Errori tipici in ispezione

• DUVRI generico, identico per tutti i fornitori, senza riferimento ai locali e agli orari reali.
• Esclusione dal DUVRI dichiarata a voce, senza nota scritta.
• Contratto senza costi della sicurezza o solo fatture in archivio.
• Elenco del personale fermo a tre anni prima, con nomi che non lavorano più lì.
• Subappaltatore entrato senza alcuna verifica.

Il testo vigente è l'art. 26 del D.Lgs. 81/08 su Normattiva; per i cantieri vale l'art. 96.

Domande frequenti

Devo tenere in cartella il DVR dell'appaltatore?

No. Negli appalti interni l'art. 26 chiede visura e autocertificazione, non il DVR dell'appaltatore. Si possono chiedere le parti utili al coordinamento, come procedure e DPI per il lavoro da svolgere, e conservarle nel fascicolo. Nei cantieri edili il documento equivalente è il POS, che l'impresa esecutrice redige per quel cantiere e consegna secondo le regole del Titolo IV.

Per una semplice consegna di merce serve un fascicolo?

Per la mera fornitura di materiali o attrezzature senza installazione il DUVRI non serve, ma l'art. 26 c.3-bis lascia fermi i commi 1 e 2. Restano quindi la verifica dell'idoneità del fornitore, le informazioni sui rischi dell'area di scarico e la cooperazione sulle misure: per consegne ricorrenti basta un fascicolo snello con visura, autocertificazione, informativa sui rischi firmata e regole del piazzale. Se invece il fornitore monta o collauda la macchina nel vostro reparto, si torna al fascicolo dell'appalto.

Io sono l'appaltatore: cosa devo conservare?

Copia di quanto consegnato al committente, cioè visura, autocertificazione, elenco del personale e attestati, più quanto ricevuto: informazioni sui rischi, DUVRI firmato, verbali di coordinamento. Servono a dimostrare che i vostri lavoratori erano informati sui rischi del cliente. Il punto di vista di chi entra presso terzi è nella pagina sui documenti da portare presso il cliente.

Il lavoratore autonomo va trattato come un'impresa?

Sì, per la verifica: visura, autocertificazione e, se il lavoro lo richiede, attestati e abilitazioni. Il lavoratore autonomo non ha un DVR né un preposto, ma deve esporre la tessera di riconoscimento quando lavora in appalto, come prevede l'art. 21. Informazioni sui rischi e coordinamento sono dovuti anche verso di lui e vanno documentati allo stesso modo.