Scadenziario sicurezza sul lavoro: la tabella per la cartella

Lo scadenziario sicurezza sul lavoro è la prima pagina della cartella: una tabella con ogni adempimento che si ripete, la sua cadenza, la norma, chi lo segue e il documento che prova il rinnovo. Comprende aggiornamenti formativi, visite mediche, controlli degli estintori, verifiche di impianti e attrezzature, prove di evacuazione, riunione periodica e rivalutazioni a cadenza fissa.

Dove sta lo scadenziario e cosa aggiunge

Nella cartella sicurezza lo scadenziario è la sezione 0, prima del DVR, come proposto nella pagina sulla struttura consigliata. La spiegazione delle singole scadenze, la differenza tra scadenze periodiche e a evento e il calendario annuale sono nella guida allo scadenziario sicurezza; qui lo scadenziario è trattato come strumento della cartella sicurezza aziendale, cioè come indice delle prove.

La differenza è pratica. Una data nel foglio non dimostra nulla: dimostra qualcosa il verbale del manutentore, l’attestato, il giudizio di idoneità. Per questo ogni riga dello scadenziario deve indicare in quale sezione della cartella si trova il documento che chiude la scadenza.

La tabella delle scadenze ricorrenti

Le cadenze sono quelle vigenti a ottobre 2026. Per la formazione il riferimento è l’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, pubblicato dal Ministero del Lavoro; per gli articoli citati il testo vigente del decreto è su Normattiva.

Tre avvertenze. Le cadenze delle visite mediche le fissa il medico competente nel protocollo sanitario, quindi nello scadenziario va riportata la data che indica lui, non una data standard. Per l’antincendio la durata dell’aggiornamento dipende dal livello del corso. Per le attrezzature dell’Allegato VII la cadenza dipende dalla voce: si legge nel verbale della verifica precedente e nella scheda sulle verifiche periodiche delle attrezzature.

Le scadenze che non hanno una data fissa

Il DVR non ha una scadenza di calendario: va rielaborato entro 30 giorni dagli eventi indicati dall’art. 29, c. 3, con aggiornamento immediato delle misure. Lo stesso vale per la formazione all’assunzione o al cambio mansione e per la visita preventiva. Nello scadenziario queste voci non hanno una periodicità, ma una riga «a evento» con il fatto che le fa scattare, da controllare a ogni assunzione, acquisto o modifica dei locali.

Le colonne per impostarlo

Un foglio di calcolo è sufficiente per la maggior parte delle piccole imprese. Queste sono le colonne che consigliamo, nell’ordine:

1. Codice riga, per esempio F-012 per la formazione o V-003 per le verifiche.
2. Voce, cioè l’adempimento.
3. Persona o bene: un lavoratore, un estintore, un ponte sollevatore. Una riga per ciascuno.
4. Sezione della cartella in cui si archivia la prova.
5. Data dell’ultima esecuzione, presa dal documento e non dalla memoria.
6. Periodicità in mesi: 6, 12, 24, 36, 48, 60.
7. Prossima scadenza calcolata con una formula: in Excel o LibreOffice in italiano DATA.MESE(E2;F2).
8. Preavviso in giorni: 90 per corsi e verifiche esterne, 30 per i controlli interni.
9. Responsabile, con nome o ruolo.
10. Stato: in regola, in scadenza, scaduto.

Con la formattazione condizionale lo stato si colora da solo. La revisione va fatta a data fissa, per esempio il primo lunedì del mese, e ogni rinnovo si chiude solo quando il documento è archiviato nella sezione indicata.

Esempio: lo scadenziario di un negozio con 16 dipendenti

Esempio: un negozio di articoli per la casa con 16 dipendenti, un magazzino con transpallet elettrico, un RLS eletto, due preposti e piano di emergenza obbligatorio. Alcune righe, con date ipotetiche:

Con più di 15 lavoratori compaiono due righe che un negozio più piccolo non ha in quella forma: la riunione periodica annuale e l’aggiornamento annuale dell’RLS di almeno 4 ore. La riunione R-001 è la più vicina: va convocata adesso, con il verbale da archiviare nella sezione 12.

Errori tipici

• Una riga per gruppo («aggiornamento lavoratori 2027»): i nuovi assunti hanno date diverse e spariscono.
• Data copiata dal preventivo del corso invece che dall’attestato.
• Controlli degli estintori annotati sul cartellino, ma non nel registro dei controlli antincendio.
• Verifica della messa a terra segnata come fatta, ma il verbale è rimasto al verificatore.
• Rivalutazione del rumore dimenticata perché nessuno l’ha inserita come scadenza.

Domande frequenti

Lo scadenziario va mostrato agli ispettori?

Non è un documento obbligatorio, quindi non può essere preteso come tale. È però lo strumento più rapido per rispondere alle domande di un controllo, perché indica dove si trova ogni prova. Molti datori di lavoro lo mostrano spontaneamente: se è aggiornato e coerente con i documenti, dà un’immagine di gestione ordinata; se riporta scadenze superate senza azioni, conviene sistemarlo prima.

Devo inserire anche le scadenze di appaltatori e lavoratori in somministrazione?

Per i lavoratori in somministrazione sì, almeno per la formazione specifica e i DPI che dipendono dalla vostra organizzazione. Per gli appaltatori basta una riga per contratto, con la scadenza del contratto, la data dell’ultima verifica dei documenti e l’eventuale aggiornamento del DUVRI. Le loro formazioni e visite le gestisce il loro datore di lavoro.

Cosa faccio se il manutentore salta il controllo semestrale?

Lo scadenziario serve proprio a vederlo in tempo. Alla scadenza conviene sollecitare per iscritto il manutentore e, se il ritardo continua, annotarlo nel registro dei controlli antincendio con le azioni intraprese. Il contratto di manutenzione dovrebbe prevedere le date degli interventi: l’obbligo di mantenere efficienti i presidi resta in capo al datore di lavoro, non al fornitore.

Con più sedi serve uno scadenziario per sede?

Basta un solo scadenziario con una colonna «sede», filtrabile. Alcune scadenze sono comuni, come gli aggiornamenti dell’RSPP; altre sono locali, come estintori, prove di evacuazione e verifiche degli impianti. Il filtro per sede permette di stampare la parte che serve alla cartella di quell’unità produttiva.