Documenti aziendali per la sicurezza: visura, ATECO, organico

La prima sezione della cartella sicurezza non contiene documenti di sicurezza in senso stretto: contiene visura camerale, codice ATECO, posizione assicurativa INAIL, organigramma aziendale, deleghe e dati sull'organico. Servono a rispondere a tre domande che ogni ispettore si pone prima di aprire il DVR: chi è il datore di lavoro, che cosa fa l'azienda, quanti lavoratori ha.

Perché l'ispettore parte da qui

Il D.Lgs. 81/08 costruisce gli obblighi attorno a una persona, il datore di lavoro, e a una misura, il numero dei lavoratori. L'art. 2 definisce datore di lavoro chi è titolare del rapporto di lavoro o comunque ha la responsabilità dell'organizzazione in quanto esercita i poteri decisionali e di spesa. Nelle società quella persona si ricava dagli atti societari, non dal biglietto da visita: per questo il primo documento chiesto in un sopralluogo è spesso la visura.

Il resto della cartella sicurezza si legge alla luce di questa sezione. Un DVR firmato da chi non ha i poteri, un organigramma della sicurezza che non coincide con quello reale, un organico che supera una soglia senza che i documenti se ne siano accorti: sono incoerenze che emergono incrociando questi pochi fogli con il resto.

I documenti della sezione

Il libro unico è previsto dall'art. 39 del D.L. 112/2008, convertito dalla legge 133/2008; non è un documento di sicurezza, ma è la fonte più affidabile per sapere quanti lavoratori ci sono e da quando.

Visura e atti societari: chi è il datore di lavoro

In una ditta individuale il datore di lavoro è il titolare. In una società di persone, di solito, i soci amministratori. Nelle società di capitali dipende dalla struttura: amministratore unico, consiglio di amministrazione, amministratore delegato con poteri specifici. La visura mostra chi ha la rappresentanza e quali poteri gli sono stati attribuiti; delibere e procure completano il quadro. Il ragionamento per le società è sviluppato nella pagina su S.r.l. e società di capitali.

In cartella conviene tenere, oltre alla visura, una nota di una pagina che dica chi è il datore di lavoro ai fini della sicurezza e su quali atti si basa. Se l'azienda ha più unità produttive con un responsabile dotato di autonomia finanziaria e tecnico-funzionale, la nota indica anche quelle, perché per ciascuna può esserci un datore di lavoro distinto.

Deleghe di funzioni: il documento più fragile

L'art. 16 consente di delegare gli obblighi delegabili a condizioni rigorose: atto scritto con data certa, delegato con professionalità ed esperienza, poteri di organizzazione, gestione, controllo e spesa adeguati, accettazione scritta, adeguata e tempestiva pubblicità. Gli obblighi dell'art. 17, cioè valutazione dei rischi con il DVR e nomina dell'RSPP, non si delegano mai. I requisiti sono spiegati nella pagina su quando la delega di funzioni è valida.

Per la cartella contano tre carte per ogni delega: l'atto con la prova della data certa, per esempio la ricevuta PEC o la firma digitale con marca temporale; l'accettazione firmata dal delegato; la prova della pubblicità, come la comunicazione ai lavoratori o l'inserimento nell'organigramma. Una delega senza una di queste tre carte, in caso di infortunio, rischia di non essere opponibile.

Organico e soglie: contare bene i lavoratori

Gli obblighi di sicurezza valgono dal primo lavoratore, ma molte misure cambiano con le dimensioni. L'art. 4 stabilisce come si contano i lavoratori ai fini delle soglie: esclude dal computo alcune figure, come collaboratori familiari, tirocinanti e volontari, e conta i lavoratori a tempo parziale in base alle ore effettivamente prestate nel semestre. Le persone escluse dal computo restano comunque tutelate, ma in modo diverso: i tirocinanti ricevono la formazione dell'art. 37 come i lavoratori, mentre per collaboratori familiari e volontari si applica l'art. 21, che rende la partecipazione ai corsi facoltativa salvo norme speciali.

L'organico va verificato almeno una volta l'anno, e a ogni assunzione che avvicina una soglia. Il libro unico permette anche un secondo controllo: ogni nuovo assunto deve avere la formazione programmata e, se previsto, la visita preventiva.

ATECO, tariffa INAIL e organigramma

Il codice ATECO e la voce di tariffa INAIL servono a controllare la coerenza del DVR. Se la visura indica «lavorazioni meccaniche» e il DVR descrive solo un ufficio commerciale, una delle due cose non corrisponde alla realtà. Con l'adozione della classificazione ATECO 2025 diversi codici sono cambiati: conviene verificare che il DVR riporti quello attuale. La voce di tariffa INAIL, invece, porta al gruppo tariffario da cui si ricava l'indice infortunistico per la classificazione del primo soccorso.

L'organigramma aziendale è il documento con cui si controlla quello della sicurezza: chi dirige un reparto è probabilmente un dirigente, chi coordina una squadra è un preposto, anche senza nomina. Come riportare le figure nel DVR è spiegato nella pagina sull'organigramma della sicurezza.

Esempio e errori tipici

Esempio: una S.r.l. con due soci, un amministratore unico e 16 dipendenti tra laboratorio e negozio. La sezione contiene la visura dell'anno, la nota che individua nell'amministratore unico il datore di lavoro, la delega di funzioni al socio che dirige il laboratorio con data certa e accettazione, l'organigramma aggiornato e un estratto mensile dell'organico. Superati i 15 lavoratori, la sezione segnala due conseguenze: riunione periodica annuale e RLS da eleggere o designare secondo le regole previste oltre i 15 lavoratori.

Gli errori più frequenti in ispezione:

• DVR firmato da un socio senza poteri, mentre la visura indica un altro amministratore;
• delega su carta semplice, senza data certa né accettazione;
• unità locale in visura che non ha un DVR né una cartella propria;
• organico cresciuto oltre una soglia senza aggiornare piano di emergenza o riunione periodica.

Il testo degli artt. 2, 4 e 16 del D.Lgs. 81/08 è su Normattiva; per l'art. 16 sulla delega si può andare direttamente all'articolo.

Domande frequenti

La visura va tenuta stampata in cartella?

Non c'è un obbligo specifico di tenerla, ma l'ispettore la consulta o la chiede quasi sempre. Una copia recente in cartella, digitale o cartacea, evita discussioni sui poteri e mostra subito sede e unità locali. Va sostituita a ogni variazione di amministratori, sede o attività, e in ogni caso conviene scaricarne una nuova almeno una volta l'anno.

I tirocinanti contano per le soglie?

Per il computo dell'art. 4 i tirocinanti non si contano, quindi non fanno scattare soglie come i 15 lavoratori della riunione periodica. Restano però lavoratori ai fini della tutela: vanno inseriti nella valutazione dei rischi, formati e, se previsto, sottoposti a sorveglianza sanitaria. Lo stesso vale per collaboratori familiari e volontari, con le regole specifiche che li riguardano.

Se cambia l'amministratore devo rifare il DVR?

Non necessariamente il contenuto, ma il nuovo datore di lavoro deve fare propria la valutazione: conviene che firmi il DVR vigente con data certa, dopo averlo letto, e che confermi per iscritto la nomina dell'RSPP e le deleghe conferite dal predecessore. Una conferma scritta e datata evita ogni dubbio su chi avesse quegli incarichi dopo il cambio.

Il codice ATECO sbagliato è un problema di sicurezza?

Di per sé è un tema camerale e fiscale. Diventa un problema di sicurezza quando nasconde un'attività non valutata: un codice da commercio con un laboratorio reale nel retro, per esempio. In quel caso il rischio non è il codice ma il DVR incompleto. La correzione del codice si fa con il consulente; l'aggiornamento del DVR va fatto subito.