Documenti sicurezza da mostrare in caso di ispezione: checklist

In caso di ispezione un’impresa con lavoratori deve poter mostrare subito il DVR con data certa, le nomine di RSPP, medico competente, preposti e addetti alle emergenze, gli attestati di formazione e le idoneità di chi è presente, le consegne dei DPI e le verifiche di impianti e attrezzature. Oltre i 15 lavoratori, in cantiere o senza dipendenti l’elenco cambia.

Cosa chiedono per primo

Gli ispettori di ASL e Ispettorato del lavoro non sfogliano la cartella dall’inizio. Di solito identificano il datore di lavoro, annotano chi sta lavorando in quel momento e chiedono il DVR, poi controllano che per quelle persone esistano formazione, eventuale idoneità e DPI. Lo svolgimento completo di un accesso è descritto nella guida su come prepararsi a un controllo; l’elenco ragionato di tutti i documenti è nella guida alla cartella sicurezza aziendale.

Per questo la checklist che segue è ordinata come una visita reale: prima i documenti che riguardano l’azienda, poi quelli delle persone presenti, poi luoghi, impianti e terzi.

Checklist base: impresa con almeno un lavoratore

Vale dal primo lavoratore, compresi apprendisti, tirocinanti e soci lavoratori. Accanto a ogni voce la norma di riferimento.

• DVR firmato dal datore di lavoro, con data certa e allegati, custodito in sede (artt. 17, 28, 29)
• Nomina dell’RSPP con accettazione, oppure attestato del datore di lavoro che ne svolge i compiti (artt. 17, 34)
• Nomina del medico competente, se il DVR prevede sorveglianza sanitaria (art. 18, c. 1, lett. a)
• Giudizi di idoneità dei lavoratori soggetti a sorveglianza, in corso di validità (art. 41)
• Individuazione dei preposti, se qualcuno sovrintende al lavoro altrui (art. 18, c. 1, lett. b-bis)
• Designazione e attestati degli addetti antincendio e primo soccorso, presenti su ogni turno (art. 18, c. 1, lett. b)
• RLS eletto e comunicato all’INAIL, oppure indicazione dell’RLST di riferimento (artt. 47, 48)
• Attestati di formazione generale e specifica di ogni lavoratore, e dei preposti (art. 37)
• Verbali di consegna dei DPI previsti dal DVR (artt. 18, 77)
• Registro dei controlli antincendio con le annotazioni del manutentore (DM 1 settembre 2021)
• Dichiarazione di conformità dell’impianto elettrico e ultima verifica della messa a terra (DM 37/2008, DPR 462/2001)
• Documenti delle macchine: dichiarazione CE, manuale, registro dei controlli (art. 71)
• Schede dati di sicurezza dei prodotti pericolosi in uso (art. 223; Reg. REACH)
• Contratti e DUVRI o informazioni sui rischi per le imprese esterne che lavorano nei vostri locali (art. 26)
• Copia delle comunicazioni d’infortunio inviate all’INAIL, se ce ne sono state

Cosa si aggiunge secondo dimensione e attività

Alcuni documenti dipendono da una soglia o da una condizione. La tabella serve a capire quali righe aggiungere alla checklist base.

Il piano di emergenza è il caso in cui si sbaglia più spesso il conteggio: le tre condizioni sono alternative e basta una sola. I dettagli sono nella scheda sul piano di emergenza.

Senza dipendenti e in cantiere

Il titolare di una ditta individuale senza lavoratori, i componenti dell’impresa familiare e i lavoratori autonomi hanno gli obblighi più limitati dell’art. 21: usare attrezzature conformi al Titolo III, munirsi di DPI adeguati e usarli, e, se lavorano in un luogo in cui si svolgono attività in appalto o subappalto, avere la tessera di riconoscimento con fotografia e generalità. In un controllo conviene quindi avere a portata di mano le dichiarazioni CE delle attrezzature, le fatture o le schede dei DPI e la tessera. Come capire se si è davvero senza lavoratori, per esempio con soci o collaboratori, è spiegato nella pagina per chi ha solo partita IVA e nessun dipendente.

In cantiere la cartella dell’impresa non basta: servono sul posto i documenti di cantiere, come il POS di ciascuna impresa esecutrice, il PSC quando è previsto, copia della notifica preliminare dove richiesta, le tessere di riconoscimento e la patente a crediti per chi vi è tenuto. L’elenco per ruolo è nella checklist dei documenti di cantiere.

Cosa mostrare subito e cosa si può consegnare dopo

Non tutto deve essere stampato sulla scrivania. Ci sono però documenti che la legge vuole disponibili sul luogo di lavoro e altri per cui, nella pratica, l’ispettore assegna un termine.

La regola che conta è un’altra: un documento che esisteva e non si è trovato si può produrre entro il termine indicato nel verbale; un documento creato dopo il controllo dimostra solo che prima mancava. Non vanno mai preparati documenti con date retroattive. Cosa fare quando un documento manca davvero è spiegato nella pagina sui documenti mancanti, e come archiviare quello che si riceve alla fine nella scheda sui verbali di ispezione.

Errori tipici durante un controllo

Sono errori che non dipendono dall’assenza dei documenti, ma da come vengono presentati.

1. Chi accoglie gli ispettori non sa dove sia la cartella e il titolare non risponde al telefono.
2. Il DVR c’è, ma in tre versioni senza indicazione di quella vigente.
3. Gli attestati non riportano durata, contenuti o soggetto formatore, e non si capisce a quale corso si riferiscano.
4. Il verbale di consegna dei DPI dice «consegnati i DPI» senza indicare quali.
5. Le nomine sono intestate a una ragione sociale cessata o a una sede diversa.
6. Si consegnano copie illeggibili o foto fatte con il telefono, che poi vanno rifatte.

Un esercizio utile, una volta all’anno: chiedere a chi resta in azienda in assenza del titolare di trovare, da solo e in dieci minuti, DVR, attestati dei presenti e registro antincendio.

Domande frequenti

Devo mostrare i documenti in originale?

Non sempre. Molti documenti nascono digitali, come gli attestati in PDF, e in quel caso il file è l’originale. Per i documenti firmati a mano, come nomine e consegne DPI, una copia leggibile di solito è sufficiente per la consultazione, ma conviene conservare l’originale e poterlo esibire se richiesto. Per il DVR conta soprattutto che sia possibile dimostrare la data certa.

Ho un solo dipendente part-time: cosa devo avere pronto?

La checklist base vale anche per un solo lavoratore, a tempo parziale o determinato: DVR, nomina o attestato per i compiti di RSPP, formazione del lavoratore, designazione degli addetti alle emergenze o svolgimento diretto da parte del datore di lavoro dove ammesso, DPI e verifiche degli impianti. Il medico competente serve solo se il DVR prevede la sorveglianza sanitaria.

Gli ispettori possono portare via i documenti?

Possono acquisire copia dei documenti e chiederne l’invio entro un termine, spesso via PEC. Gli originali restano normalmente all’azienda, salvo casi particolari legati a indagini su delega dell’autorità giudiziaria. Conviene annotare quali documenti sono stati consegnati o inviati e conservare la prova dell’invio insieme al verbale, nella sezione dedicata della cartella.

Posso chiedere tempo per cercare un documento?

Sì. Se un documento esiste ma non è a portata di mano, è corretto dirlo con chiarezza e chiedere che il termine per la consegna venga indicato nel verbale. È molto meglio di una risposta improvvisata. Il termine va poi rispettato: alla scadenza, inviate il documento nei modi indicati e tenete la ricevuta.