Nomine sicurezza sul lavoro: quali documenti tenere

Le nomine da tenere nella cartella sicurezza sono gli atti che collegano ogni ruolo a una persona, da conservare per iscritto anche quando la legge non ne prescrive la forma, come per la designazione degli addetti alle emergenze (artt. 18 e 43), perché lo scritto è la prova più semplice in caso di controllo: nomina dell'RSPP, incarico al medico competente, designazione degli addetti alle emergenze, individuazione dei preposti, verbale di elezione dell'RLS con la ricevuta INAIL ed eventuali deleghe di funzioni. Ogni atto va datato, firmato per accettazione o ricevuta e rifatto quando cambia la persona.

Che cosa conta come nomina

Il D.Lgs. 81/08 usa verbi diversi per figure diverse: il datore di lavoro «designa» l'RSPP e gli addetti alle emergenze, «nomina» il medico competente, «individua» i preposti, mentre l'RLS è eletto dai lavoratori. Per l'archivio conta una cosa sola: per ogni ruolo deve esistere un documento datato che dica chi lo ricopre, da quando e con quali compiti. Il pillar sulla cartella sicurezza aziendale colloca questi atti nella seconda sezione, subito dopo il DVR.

Compiti e requisiti delle figure sono spiegati nella guida alle figure della sicurezza. Qui ci si occupa della carta: quale atto serve, chi lo firma, che cosa allegare e quando rifarlo.

Tabella delle nomine: atto, firme, allegati

La tabella è pensata come indice della sezione «Nomine» della cartella. I riferimenti sono all'art. 18 e agli articoli citati del decreto, consultabili su Normattiva.

Due righe della tabella non sono nomine in senso stretto. Il datore di lavoro che fa l'RSPP non nomina sé stesso, ma conviene una dichiarazione firmata che lo renda evidente, accompagnata dalla prova di aver informato prima l'RLS, come chiede l'art. 34. I dirigenti, invece, non compaiono: la legge li individua dalla funzione svolta, anche senza atto (art. 299), ma un incarico scritto che descriva l'ambito di competenza aiuta a dimostrare chi faceva che cosa.

Che cosa scrivere in una lettera di nomina

La legge non impone modelli, salvo la delega dell'art. 16. Una lettera che regge a un controllo contiene sempre gli stessi elementi:

1. dati dell'azienda e dell'unità produttiva a cui si riferisce;
2. nome, cognome e mansione della persona;
3. articolo di legge e ruolo, scritto per intero;
4. ambito: sede, reparto, turno, squadra;
5. compiti essenziali e mezzi messi a disposizione;
6. data di decorrenza;
7. richiamo alla consultazione dell'RLS, dove prevista;
8. firma del datore di lavoro e firma della persona per accettazione o ricevuta.

L'ultimo punto ha un peso diverso a seconda della figura. Il lavoratore designato addetto alle emergenze non può rifiutare «se non per giustificato motivo» (art. 43, c. 3): la sua firma è una ricevuta, non un consenso. L'RSPP esterno, invece, accetta un incarico professionale, e la sua firma per accettazione è la prova che il rapporto esiste. Per il medico competente l'incarico è anche il luogo dove fissare dove saranno custodite le cartelle sanitarie. Esempi commentati sono nel fac-simile di nomina dell'RSPP e nel fac-simile di nomina degli addetti alle emergenze.

Preposti: individuazione, non solo formazione

Dal 2021 l'art. 18, comma 1, lett. b-bis, chiede di individuare i preposti per le attività di vigilanza dell'art. 19. L'attestato del corso non basta: serve un atto che dica chi sovrintende a quale gruppo di lavoratori. I contratti collettivi possono prevedere un emolumento per il preposto, quindi conviene verificare il CCNL applicato prima di consegnare la lettera. Le scelte pratiche sono discusse nella pagina su nomina o individuazione del preposto.

RLS e deleghe: i due atti con regole proprie

L'RLS è l'unica figura che l'azienda non sceglie. In cartella vanno il verbale di elezione firmato dai lavoratori e la ricevuta della comunicazione telematica all'INAIL. Secondo la pagina INAIL sulla comunicazione del nominativo RLS, l'obbligo dell'art. 18, comma 1, lett. aa, riguarda la nuova elezione o designazione: non esiste un invio annuale, e un nominativo già comunicato si corregge con la funzione di modifica del servizio online. I passaggi sono descritti in comunicazione del nominativo RLS.

La delega di funzioni è l'atto più formale dell'intera sezione. L'art. 16 chiede atto scritto con data certa, requisiti di professionalità ed esperienza del delegato, poteri di organizzazione, gestione e controllo, autonomia di spesa, accettazione scritta e pubblicità adeguata e tempestiva. In cartella vanno quindi l'atto, la prova della data certa (per esempio la ricevuta PEC), l'accettazione firmata e la prova della comunicazione a lavoratori, RSPP e RLS. I requisiti uno per uno sono nella pagina sui requisiti della delega.

Tenere le nomine aggiornate

Le nomine invecchiano più in fretta di qualunque altro documento, perché seguono il turnover. La regola pratica è collegarle agli eventi del personale.

Esempio: un negozio di arredamento con 9 dipendenti su due turni designa due addetti antincendio, entrambi del turno mattutino. Uno dei due si dimette a marzo. La sezione Nomine va aggiornata con una nuova designazione, firmata per ricevuta, di un addetto del turno pomeridiano; l'attestato del corso va inserito appena disponibile, l'organigramma del DVR va corretto e la vecchia lettera spostata nello storico con la data di cessazione. Senza questi passaggi, nel pomeriggio il negozio resta senza addetti formati.

Errori che emergono in ispezione

• lettere di designazione firmate da persone che non lavorano più in azienda;
• RLS indicato nel DVR senza verbale di elezione né ricevuta INAIL;
• preposto formato, ma senza alcun atto che lo individui;
• incarico al medico competente senza il luogo di custodia delle cartelle;
• delega senza data certa o senza accettazione del delegato.

Domande frequenti

Le nomine vanno inviate all'ASL o all'Ispettorato?

No. Nomine, designazioni e incarichi restano in azienda e si esibiscono in caso di controllo. L'unica comunicazione prevista è quella del nominativo dell'RLS all'INAIL, in via telematica, in caso di nuova elezione o designazione. La classificazione di primo soccorso del gruppo A da comunicare all'ASL è un adempimento diverso, che non riguarda i nomi degli addetti.

Serve la firma della persona nominata?

Per l'RSPP esterno e per il delegato la firma per accettazione è la prova dell'incarico; per la delega è un requisito di validità. Per gli addetti alle emergenze e per i preposti la firma prova che la persona è stata informata del ruolo. Una lettera firmata dal solo datore di lavoro è debole: non dimostra che l'interessato sapesse di ricoprire quel ruolo.

Quando cambia il titolare o l'amministratore, le nomine restano valide?

Le designazioni sono atti del datore di lavoro: se cambia la persona che ricopre quel ruolo, conviene che il nuovo datore le confermi per iscritto, anche con un unico atto che le richiama tutte. Per la nomina dell'RSPP, obbligo non delegabile, la conferma è particolarmente importante. Anche il corso del datore di lavoro va verificato per il nuovo titolare.

Le nomine si possono firmare digitalmente?

Sì. Nessuna norma impone la firma autografa per designazioni e incarichi, e la firma digitale ne facilita la conservazione e la datazione. Per la delega di funzioni la firma digitale con marca temporale, o l'invio via PEC, risolvono anche il requisito della data certa. L'importante è che i file firmati siano consultabili in sede durante un controllo.