Documenti sicurezza in formato digitale: regole, firme e backup

I documenti sicurezza possono essere tenuti in formato digitale: l’art. 53 del D.Lgs. 81/08 ammette i sistemi informatici per qualunque documento previsto dal decreto. Servono però accessi riservati, modifiche tracciate, possibilità di stampa, copia su due supporti distinti e una procedura scritta. Il DVR deve avere data certa e i documenti firmati devono avere firme valide.

Cosa chiede l’art. 53

L’art. 53 del D.Lgs. 81/08 dice al comma 1 che è consentito l’impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati «per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal presente decreto legislativo». Il comma 5 aggiunge che tutta la documentazione rilevante in materia di salute e sicurezza «può essere tenuta su unico supporto cartaceo o informatico». La scelta, quindi, è libera; quello che la legge regola sono le caratteristiche del sistema. Perché conviene un archivio unico e come dividerlo in sezioni è spiegato nella guida alla cartella sicurezza aziendale e nella pagina sulla struttura consigliata.

Il comma 2 elenca i requisiti. La tabella li traduce in scelte pratiche per una piccola impresa.

Il comma 3 consente l’accesso via rete quando l’azienda ha più sedi o reparti, con codici trasmessi in modo protetto. Il comma 4 ricorda che l’archivio, cartaceo o digitale, va tenuto nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali: attestati, idoneità e verbali contengono dati dei lavoratori e non devono essere accessibili a tutti.

La data certa del DVR in digitale

Per il DVR la versione digitale funziona solo se il documento ha data certa, come chiede l’art. 28, comma 2. Gli strumenti più usati sono la PEC con il file allegato, la marca temporale e la firma digitale con marca; in alternativa valgono le firme del datore di lavoro e, ai soli fini della prova della data, di RSPP, RLS o RLST e medico competente se nominato. Il confronto tra le soluzioni e gli errori che fanno perdere la data sono nella scheda sulla data certa del DVR.

Una regola vale per tutto l’archivio: la data certa copre quel file. Se il PDF viene corretto dopo l’invio via PEC, anche solo per un refuso, il nuovo file non ha più la prova della data. Conviene quindi archiviare insieme, nella stessa sottocartella, il PDF, il messaggio PEC completo e le ricevute.

Quali documenti hanno bisogno di una firma

Molti documenti della cartella valgono perché qualcuno li ha firmati: la firma prova l’accettazione di un incarico o la ricezione di un DPI. In digitale la firma deve essere una di quelle che il Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) riconosce come idonee alla forma scritta, cioè firma digitale o altra firma elettronica qualificata o avanzata. Una firma a mano su carta poi scansionata produce una copia per immagine: utile da consultare, ma l’originale firmato conviene conservarlo.

Per la consegna dei DPI, che coinvolge spesso molte persone e firme frequenti, la scheda sulla consegna dei DPI spiega cosa deve contenere il verbale.

Backup e accesso durante un controllo

Il punto debole dell’archivio digitale non è la legge, ma la disponibilità. Il giorno del controllo il file deve aprirsi in sede, anche se il titolare è assente, il consulente non risponde o la connessione è lenta. Tre accorgimenti risolvono quasi tutti i casi:

1. almeno due persone in azienda con le credenziali e un PC o tablet su cui la cartella è sincronizzata anche offline;
2. una copia completa su un supporto separato, aggiornata a cadenza fissa, per rispettare la lettera f) del comma 2;
3. un modo pronto per consegnare copia agli ispettori: stampa dei singoli documenti oppure invio da casella PEC aziendale, come spesso viene richiesto per i documenti da produrre dopo l’accesso.

Quali documenti conviene avere comunque a portata di mano nella prima ora di un controllo è spiegato nella pagina sui documenti da avere subito disponibili.

Tabella decisionale: carta, digitale o tutti e due

Esempio: il passaggio al digitale di una piccola impresa

Esempio: un’impresa di installazione impianti con 8 dipendenti e un solo ufficio decide di digitalizzare la cartella in un mese.

1. Crea in un servizio cloud le dodici sezioni numerate e condivide la cartella con titolare, impiegata e RSPP esterno.
2. Scrive una procedura di una pagina: chi carica, chi valida, come si nominano i file, ogni quanto si fa la copia su disco esterno.
3. Scansiona i documenti cartacei, ma conserva in un raccoglitore gli originali firmati di nomine, deleghe e consegne DPI.
4. Chiede a medico, manutentori ed ente formatore di inviare d’ora in poi i documenti in PDF originale.
5. Invia via PEC il DVR vigente a sé stesso e archivia messaggio e ricevute nella sezione 2.
6. Prova l’accesso: l’impiegata, da sola, deve trovare e stampare in cinque minuti DVR, attestati e verifica della messa a terra.

Errori tipici

• Una sola copia sul portatile del titolare: non rispetta l’obbligo dei due supporti e non è accessibile in sua assenza.
• Cartella condivisa con tutti i dipendenti, con idoneità e dati personali visibili a chiunque.
• Foto con lo smartphone dei verbali del manutentore al posto dei documenti originali.
• DVR corretto dopo la PEC, senza un nuovo invio: la data certa non copre più il file in uso.
• Nessuna procedura scritta: quando cambia l’impiegata, nessuno sa più come è organizzato l’archivio.

Domande frequenti

Posso eliminare gli originali cartacei dopo averli scansionati?

Per i documenti nati digitali, come gli attestati in PDF, non c’è un originale cartaceo da tenere. Per quelli firmati a mano, come nomine, deleghe e consegne DPI, la scansione semplice è una copia: conviene conservare gli originali oppure, per i documenti futuri, passare alla firma digitale o avanzata. Prima di distruggere originali firmati è prudente chiedere un parere al consulente.

L’ispettore può chiedere la stampa dei documenti digitali?

Sì. L’art. 53, c. 2, lett. e, chiede che il sistema consenta di riprodurre a stampa i singoli documenti, quindi l’azienda deve poter fornire una copia leggibile. In pratica gli ispettori accettano spesso anche l’invio dei file via PEC entro un termine indicato. Conviene avere in sede una stampante funzionante e sapere in anticipo dove si trova ogni file.

Serve un software specifico per la cartella digitale?

No. La legge non impone un software, ma requisiti: accessi controllati, tracciabilità delle modifiche, stampa, due supporti e una procedura scritta. Una cartella cloud aziendale con utenze nominative e cronologia delle versioni, affiancata da un backup periodico, è sufficiente per molte piccole imprese. Un gestionale dedicato aiuta quando i lavoratori e le scadenze diventano molti.

La firma su tablet per la consegna dei DPI è valida?

Può esserlo, se il sistema realizza una firma elettronica avanzata: identifica il firmatario, lega in modo sicuro la firma al documento e rileva modifiche successive. Molti sistemi di firma grafometrica sono progettati per questo, ma va verificato con il fornitore. Una semplice immagine della firma incollata in un PDF non ha lo stesso valore, e in caso di contestazione è difficile da difendere.