Verbale della riunione periodica sicurezza: schema e archivio

Il verbale della riunione periodica sicurezza registra data, partecipanti, i quattro argomenti dell'art. 35 del D.Lgs. 81/08 (DVR, infortuni e sorveglianza sanitaria, DPI, formazione) e le decisioni prese, con responsabile e scadenza. Va firmato dai presenti, corredato dagli allegati discussi, conservato nella cartella sicurezza e tenuto a disposizione dei partecipanti.

Dalla riunione al documento

La riunione periodica è obbligatoria almeno una volta l'anno nelle aziende e unità produttive con più di 15 lavoratori; sotto la soglia l'RLS può chiederne la convocazione in caso di variazioni significative delle condizioni di rischio. Chi partecipa, quando si tiene e quali argomenti sono obbligatori è spiegato nella guida alla riunione periodica e ai verbali. L'art. 35, comma 5, dice solo che della riunione va redatto un verbale a disposizione dei partecipanti per la consultazione.

Questa pagina riguarda il documento: come impostarlo perché provi qualcosa, che cosa allegare e dove archiviarlo nella cartella sicurezza aziendale. Un modulo da compilare è nel fac-simile del verbale di riunione sicurezza.

Schema del verbale, sezione per sezione

Lo schema segue l'ordine dell'art. 35 e aggiunge le parti che rendono il verbale utile un anno dopo, quando lo si riapre per la riunione successiva o durante un controllo.

La sezione 3 è quella che quasi tutti dimenticano. Senza di essa ogni verbale riparte da zero e non si vede se le decisioni dell'anno prima sono state attuate. È anche il collegamento naturale con il programma di miglioramento del DVR: le azioni della sezione 10 entrano nel programma con lo stesso numero, e alla riunione successiva si spuntano.

Gli allegati che rendono il verbale credibile

Un verbale che scrive «andamento infortuni in linea con l'anno precedente» senza numeri non prova che i dati siano stati esaminati. Conviene allegare sempre, con lettera e data:

1. la comunicazione scritta del medico competente con i risultati anonimi collettivi della sorveglianza, prevista dall'art. 25, comma 1, lett. i, proprio in occasione della riunione;
2. il riepilogo degli infortuni e dei quasi infortuni dell'anno, senza dati sanitari individuali;
3. il piano della formazione con le scadenze dei 12 mesi successivi;
4. l'elenco dei DPI in uso, con eventuali nuove scelte;
5. l'ordine del giorno inviato con la convocazione.

La comunicazione del medico è trattata nella scheda sulla relazione sanitaria annuale. Va conservata così come è stata consegnata: è un documento del medico, non un riassunto dell'azienda.

Firme, distribuzione e archivio

La legge non indica chi deve firmare. La prassi più solida è la firma di tutti i presenti, perché dimostra che il testo corrisponde a quanto discusso. Se un partecipante non firma, per esempio perché contesta un passaggio, si annota il motivo nel verbale o si allega la sua nota: il verbale resta valido come prova della riunione, e il dissenso documentato vale più di una firma ottenuta a fatica.

Il verbale è «a disposizione dei partecipanti per la sua consultazione». Il modo più semplice per rispettare la regola è inviarne copia a RSPP, RLS e medico subito dopo la firma e conservare la prova dell'invio. Il verbale firmato e gli allegati vanno nella sezione Verbali della cartella, in ordine di data; la legge non fissa un termine di conservazione, ma conviene tenerli almeno quanto le revisioni del DVR a cui si riferiscono.

Esempio: un'azienda di serramenti con 19 dipendenti tiene la riunione a novembre in videoconferenza. Il verbale indica la modalità, l'ora di collegamento di ciascuno e le tre decisioni prese. L'RSPP lo invia via PEC ai partecipanti il giorno dopo; ognuno risponde con una conferma, che viene stampata e allegata. Le tre azioni entrano nel programma di miglioramento con il numero del verbale, e a gennaio il responsabile della prima segnala sullo stesso registro che è stata completata.

Gli altri verbali e dove archiviarli

Nella cartella i verbali non vanno tutti nello stesso faldone: ognuno prova un obbligo diverso e va archiviato accanto al documento a cui si riferisce.

Il verbale di consultazione dell'RLS ha un requisito di tempo che gli altri non hanno: deve precedere la data certa del DVR. Il suo contenuto è descritto nella scheda sul verbale di consultazione dell'RLS; per gli appalti c'è il fac-simile del verbale di coordinamento.

Errori che emergono in ispezione

• verbale identico a quello dell'anno precedente, con le sole date cambiate;
• medico competente nominato ma assente da anni, senza la sua comunicazione scritta allegata;
• decisioni senza responsabile né scadenza;
• verbale non firmato e senza alcuna prova dell'invio ai partecipanti;
• aziende sopra i 15 lavoratori con l'ultima riunione di due anni prima.

Domande frequenti

Chi deve redigere il verbale della riunione periodica?

La legge non lo dice. Di solito lo redige l'RSPP, che spesso conduce la riunione, ma l'obbligo di indire la riunione è del datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione. Conviene che la bozza circoli tra i partecipanti prima della firma, così che eventuali correzioni siano fatte subito e non contestate dopo.

Il verbale va inviato all'ASL o all'INAIL?

No. Il verbale resta in azienda, a disposizione dei partecipanti, e si esibisce agli organi di vigilanza quando lo chiedono durante un controllo. È uno dei primi documenti richiesti nelle aziende sopra i 15 lavoratori, perché mostra in poche pagine come l'azienda gestisce DVR, infortuni, DPI e formazione.

Sotto i 15 lavoratori ha senso fare un verbale?

La riunione annuale non è obbligatoria, salvo la richiesta dell'RLS in caso di variazioni significative dei rischi. Un incontro annuale verbalizzato con lo stesso schema resta però la prova più semplice che DVR, formazione e DPI sono stati riesaminati. In questo caso il verbale non deve richiamare l'art. 35 come obbligo, ma può seguirne la struttura.

Si può firmare il verbale digitalmente?

Sì. Nessuna norma impone la firma autografa sul verbale della riunione periodica. Firma digitale, firma elettronica su piattaforma o conferma scritta via PEC di ciascun partecipante sono soluzioni utilizzabili, purché il file finale sia conservato nella cartella e sia chiaro quale versione è stata approvata.