Allegati DVR: quali sono e come tenerli in ordine

Gli allegati del DVR sono le valutazioni specifiche richieste dai singoli titoli del D.Lgs. 81/08 (rumore, vibrazioni, chimico, carichi, stress, incendio e gli altri rischi presenti), più organigramma, programma di miglioramento, verbale di consultazione dell'RLS e registro delle revisioni. Ognuno ha una norma, una data e una cadenza di aggiornamento proprie, e tutti vanno tenuti insieme al documento principale.

Il DVR come fascicolo, non come singolo file

Nella cartella sicurezza il DVR non è un PDF unico: è un fascicolo formato dal documento principale e da una serie di allegati che si aggiornano con tempi diversi. Il pillar sulla cartella sicurezza aziendale lo colloca al primo posto tra i documenti da tenere in sede; qui si entra nel dettaglio di che cosa contiene il fascicolo e di come tenerlo in ordine. Come impaginare il corpo del documento e che cosa spostare negli allegati è spiegato nella guida alla struttura di un DVR comprensibile.

L'art. 28 del D.Lgs. 81/08 chiede di valutare «tutti i rischi», ma non parla di allegati. Sono i singoli titoli del decreto a prevedere valutazioni con regole proprie: metodo, personale che le esegue, periodicità. Per questo conviene trattarle come documenti distinti, ciascuno con la sua data, collegati al DVR da un indice.

Le valutazioni specifiche: norma, quando serve, cadenza

La tabella raccoglie le valutazioni che si incontrano più spesso nelle micro e piccole imprese. La colonna «quando serve» indica la condizione: se il rischio non c'è, nel DVR basta una motivazione scritta di esclusione, non un allegato.

Per gli agenti fisici la norma aggiunge un requisito spesso trascurato: la valutazione deve essere effettuata da personale qualificato nell'ambito del servizio di prevenzione e protezione (art. 181, c. 2). Una relazione sul rumore senza nome e qualifica di chi l'ha eseguita è il primo punto debole che un controllo mette in luce. I casi tipici sono spiegati nelle pagine su rumore e vibrazioni e sulla movimentazione manuale dei carichi.

Gli allegati organizzativi

Accanto alle valutazioni tecniche ci sono gli allegati che dimostrano come l'azienda si è organizzata. Non hanno una cadenza fissa: cambiano quando cambia ciò che descrivono.

1. Organigramma della sicurezza: nomi di RSPP, RLS o RLST e medico competente (art. 28, c. 2, lett. e) e ruoli che attuano le misure (lett. d). Si aggiorna a ogni nomina o uscita.
2. Programma di miglioramento: misure, responsabile, scadenza, stato (lett. c). Si aggiorna a ogni misura completata.
3. Elenco mansioni con addetti, attrezzature e sostanze: il ponte tra valutazione, formazione e sorveglianza sanitaria.
4. Inventario delle attrezzature e delle sostanze, con rinvio alle schede di sicurezza.
5. Verbale di consultazione dell'RLS per ogni stesura o rielaborazione.
6. Registro delle revisioni: data, sezione modificata, motivo.
7. Planimetrie e piano di emergenza, dove previsto.

Due allegati meritano un controllo incrociato ogni volta che si apre il fascicolo. L'organigramma deve contenere gli stessi nomi delle lettere di nomina conservate nella cartella. Il programma di miglioramento deve indicare responsabili che nell'organigramma esistono davvero.

Data certa: il documento principale e gli allegati

L'art. 28, comma 2, chiede che il documento abbia data certa, oppure che la data sia attestata dalla firma del datore di lavoro e, ai soli fini della prova della data, di RSPP, RLS o RLST e medico competente, ove nominato. La legge parla del documento, ma un allegato privo di data non dimostra di esistere al momento della valutazione.

Le soluzioni pratiche sono due. La prima: ogni allegato riporta codice, revisione e data, e il corpo del DVR li elenca in un indice; perché la data certa del DVR copra anche il contenuto degli allegati, questi vanno inviati con la stessa PEC o sottoposti alla stessa marca temporale, oppure l'indice deve riportare l'impronta (hash) di ciascun file. Codice e revisione da soli non bastano, perché un file può essere sostituito senza cambiarli. La seconda: si invia con PEC o si appone marca temporale all'intero fascicolo in un unico file. Le opzioni sono confrontate nella scheda sulla data certa del DVR.

Esempio: un'officina aggiorna la relazione sul rumore dopo l'arrivo di una nuova smerigliatrice. Non serve riscrivere il DVR: si emette la relazione «All. B rev. 2», si aggiornano la scheda della mansione e l'indice degli allegati, si consulta l'RLS, si annota la modifica nel registro delle revisioni e si dà data certa al nuovo indice insieme alla nuova relazione, oppure all'indice che ne riporta l'impronta. Il termine di 30 giorni dell'art. 29, comma 3, vale anche per questa rielaborazione parziale.

Versioni, conservazione e accesso

Il DVR si custodisce presso l'unità produttiva alla quale si riferisce (art. 29, c. 4), anche su supporto informatico. Con più sedi servono più fascicoli, ciascuno con gli allegati della propria sede: la relazione sul rumore del capannone non serve nel negozio, e viceversa.

La legge non fissa un termine di conservazione per le revisioni superate, ma buttarle è un errore. Dopo un infortunio o una malattia professionale la domanda è sempre la stessa: quale valutazione era in vigore in quel momento? Per rispondere serve la versione dell'epoca, con il suo indice degli allegati. Una regola semplice è spostare ogni revisione superata in una sottocartella «storico», senza modificarla.

L'RLS ha diritto a ricevere copia del DVR su richiesta e la consulta in azienda (art. 18, c. 1, lett. o). Il fascicolo non si invia ad ASL o INAIL: si esibisce quando viene richiesto.

Checklist del fascicolo DVR

Una verifica da fare almeno una volta l'anno, o prima di un controllo annunciato:

• ogni rischio presente ha un allegato oppure una motivazione scritta di esclusione;
• le relazioni sugli agenti fisici hanno meno di 4 anni e indicano chi le ha eseguite;
• l'allegato chimico corrisponde ai prodotti realmente in magazzino;
• ogni allegato ha codice, revisione e data, ed è citato nell'indice;
• l'organigramma coincide con le nomine in cartella;
• il programma di miglioramento non ha misure scadute senza nuova data;
• c'è un verbale di consultazione dell'RLS per l'ultima revisione;
• le versioni precedenti sono archiviate e leggibili.

Errore tipico in ispezione: l'indice del DVR richiama un «Allegato D, valutazione chimica» che nella cartella non c'è, perché il consulente l'ha tenuto nel proprio archivio. Per l'organo di vigilanza un allegato richiamato ma non disponibile equivale a una valutazione non dimostrata. Se un rischio cambia, la guida all'aggiornamento del DVR indica quali allegati rielaborare.

Domande frequenti

Gli allegati devono essere firmati dal datore di lavoro?

La legge chiede la firma del datore di lavoro sul documento di valutazione. Se gli allegati sono richiamati nell'indice e il fascicolo ha data certa, ne fanno parte. Le relazioni tecniche, come quella sul rumore, portano anche la firma del tecnico che le ha eseguite. Conviene comunque che il datore di lavoro sigli ogni allegato o firmi l'indice che li elenca.

Ogni quanto si rifà la valutazione del rumore?

L'art. 181, comma 2, prevede che la valutazione degli agenti fisici sia programmata ed effettuata con cadenza almeno quadriennale, e aggiornata prima se ci sono mutamenti che la rendono superata o se la sorveglianza sanitaria lo richiede. Una nuova macchina rumorosa o un cambio di layout anticipano quindi la scadenza dei quattro anni.

Con le procedure standardizzate servono gli stessi allegati?

Il modello del DM 30 novembre 2012 cambia la forma, non la sostanza: l'art. 29, comma 6-bis, richiede comunque il rispetto dell'art. 28. Se in azienda c'è un rischio che ha una valutazione specifica, come rumore o chimico, quella valutazione va fatta con i criteri del relativo titolo e allegata o richiamata nella procedura.

Il piano di emergenza è un allegato del DVR?

Può esserlo, ma resta un documento con regole proprie, previsto dal DM 2 settembre 2021 nei casi in cui è obbligatorio. Nel fascicolo conviene inserirlo come allegato richiamato dalla sezione emergenze, con la propria data. La valutazione del rischio incendio invece è parte specifica del DVR in ogni caso.