Ispezione sicurezza sul lavoro: cosa controllano gli ispettori

In un’ispezione sulla sicurezza sul lavoro gli ispettori controllano tre cose: i documenti (DVR, nomine, attestati di formazione, idoneità sanitarie, verifiche periodiche), i luoghi e le attrezzature, e il comportamento reale dei lavoratori. Il controllo inizia senza preavviso, si chiude con un verbale e, se emergono violazioni, con prescrizioni da eseguire entro un termine.

Come si svolge un’ispezione, passo per passo

Un accesso ispettivo di ASL o Ispettorato Nazionale del Lavoro segue di solito una sequenza ricorrente. Conoscerla toglie l’effetto sorpresa e aiuta a dare risposte ordinate.

1. Arrivo e identificazione: gli ispettori si presentano, mostrano il tesserino e chiedono del datore di lavoro o di chi lo rappresenta in quel momento.
2. Verbale di primo accesso: il personale dell’Ispettorato annota chi è presente, quali lavoratori sono al lavoro e le prime dichiarazioni. Una copia viene lasciata all’azienda.
3. Sopralluogo: giro dei locali, del magazzino, delle aree esterne e dei mezzi. Si guardano macchine, quadri elettrici, uscite, estintori, scaffalature, uso dei DPI.
4. Sentire i lavoratori: gli ispettori possono parlare con i dipendenti, anche separatamente, e verbalizzare le loro dichiarazioni.
5. Richiesta documenti: alcuni vengono esaminati sul posto, altri vanno consegnati entro un termine indicato per iscritto, spesso con invio via PEC.
6. Chiusura: se non emergono violazioni il procedimento si chiude; se ci sono contravvenzioni arriva un verbale con prescrizioni; per gli illeciti amministrativi un verbale di accertamento.

La sequenza è descritta in dettaglio nella scheda accesso ispettivo: cosa succede. Quali enti possono presentarsi e con quali poteri è spiegato nella guida su chi controlla la sicurezza sul lavoro.

Chi deve accogliere gli ispettori

Se il titolare è assente, qualcuno deve sapere dove si trova la cartella sicurezza e poter accompagnare gli ispettori. In una micro impresa di solito è un preposto o un impiegato amministrativo. Non serve che sappia rispondere a domande tecniche: serve che non improvvisi, che telefoni subito al datore di lavoro e all’RSPP e che non firmi dichiarazioni che non ha capito. Indicazioni pratiche nella pagina chi accoglie gli ispettori.

I documenti che vengono chiesti più spesso

La tabella riassume i documenti che un ispettore chiede quasi sempre a una piccola impresa, con l’errore più comune che trova.

Il registro infortuni cartaceo non è più obbligatorio dal 23 dicembre 2015; chi lo esibisce non sbaglia, ma non può sostituire le denunce telematiche all’INAIL. L’elenco completo di cosa tenere in archivio e dove è nella guida alla cartella sicurezza aziendale; quali documenti è bene avere stampati e quali possono restare in digitale è spiegato in documenti da avere subito disponibili.

Cosa guardano nel sopralluogo

I documenti contano, ma l’ispettore li confronta con la realtà, usando come metro gli obblighi del D.Lgs. 81/08 nel testo vigente. Le verifiche più frequenti in un sopralluogo in una piccola impresa sono queste:

• protezioni delle macchine al loro posto e non manomesse, pulsanti di arresto funzionanti;
• quadri elettrici chiusi, prese e prolunghe in buono stato, nessun cavo danneggiato a terra;
• uscite di emergenza sgombre e apribili, segnaletica visibile, illuminazione di sicurezza funzionante;
• estintori al loro posto, con cartellino del controllo semestrale;
• scaffalature con portata indicata e ancorate, carichi in ordine;
• lavoratori che usano i DPI previsti dal DVR, non solo che li hanno nell’armadietto;
• servizi igienici, spogliatoi e pulizia generale dei locali.

Le domande ai lavoratori sono spesso più rivelatrici dei documenti. Domande tipiche: chi è il vostro preposto, cosa fate se suona l’allarme, chi è l’addetto al primo soccorso, quando avete fatto l’ultimo corso. Se il lavoratore non sa rispondere, il DVR e l’attestato perdono credibilità.

Esempio: due controlli nella stessa officina

Esempio: un’officina meccanica con 7 addetti ha il DVR aggiornato e tutti gli attestati, ma durante il sopralluogo la protezione del tornio è smontata e un apprendista dichiara di non sapere chi sia l’addetto antincendio. Gli ispettori contestano le violazioni sulla macchina e chiedono chiarimenti sulla formazione del nuovo assunto. La stessa officina, con documenti meno curati ma macchine in ordine e personale informato, avrebbe probabilmente ricevuto solo una richiesta di integrare la documentazione entro un termine.

Dopo l’ispezione: verbali, prescrizioni e tempi

Il risultato dell’ispezione si legge nei verbali. Per le contravvenzioni del D.Lgs. 81/08, punite con arresto o ammenda, l’organo di vigilanza impartisce una prescrizione secondo il D.Lgs. 758/1994: indica cosa fare e in quanto tempo. Alla scadenza verifica l’adempimento; se l’azienda ha eseguito, viene ammessa a pagare un quarto del massimo dell’ammenda e il reato si estingue. Il meccanismo, gli importi e la sospensione dell’attività sono spiegati nella guida sulle sanzioni sulla sicurezza sul lavoro.

Tre regole pratiche sul dopo:

1. leggere il verbale riga per riga con l’RSPP e annotare per ogni prescrizione chi fa cosa e entro quando;
2. se il termine è oggettivamente troppo breve (per esempio una macchina da sostituire), chiedere la proroga prima della scadenza, motivandola per iscritto;
3. documentare l’adempimento con foto, fatture, nuovi attestati, verbali di consegna, e inviarlo all’ente nei modi indicati.

Come leggere i diversi tipi di verbale è spiegato nella scheda sui verbali.

Autocontrollo in 30 minuti: la simulazione

Un modo concreto per prepararsi è simulare un controllo una volta all’anno, con l’RSPP o da soli, cronometrando i tempi.

• In 5 minuti trovo DVR, nomine e attestati senza telefonare a nessuno
• Ogni lavoratore in forza ha formazione e, se previsto, idoneità valida
• Il nuovo assunto degli ultimi sei mesi ha completato il percorso formativo
• Il preposto è individuato per iscritto e sa di esserlo
• Le uscite di emergenza sono libere e apribili in questo momento
• Gli estintori hanno il controllo semestrale annotato
• Le macchine hanno tutte le protezioni montate
• I lavoratori sanno dire chi sono gli addetti alle emergenze
• Il DVR descrive i locali e le attrezzature che vedo oggi
• Ho copia dei contratti e dei DUVRI con le imprese esterne in corso

Ogni casella non spuntata va tradotta in un’azione con una data, da inserire nello scadenziario della sicurezza.

Domande frequenti

Posso rifiutarmi di mostrare un documento all’ispettore?

No. Gli organi di vigilanza hanno il potere di chiedere la documentazione sulla sicurezza e l’ostacolo all’attività ispettiva è sanzionato. Se un documento non è disponibile subito, è corretto dirlo con chiarezza e chiedere che venga indicato un termine per la consegna. Non conviene inventare spiegazioni o produrre in fretta documenti con date retroattive, perché si rischiano conseguenze più gravi della mancanza iniziale.

Devo far firmare qualcosa ai lavoratori dopo il controllo?

No, non esiste un modulo da far firmare ai lavoratori dopo un’ispezione. Le loro dichiarazioni, se raccolte, vengono verbalizzate dagli ispettori. È utile invece fare una breve riunione interna per spiegare cosa è emerso e quali misure verranno adottate, soprattutto se le prescrizioni cambiano procedure, DPI o organizzazione dei turni, e registrare l’informazione data.

Quanto tempo ho per mettermi in regola dopo una prescrizione?

Il termine lo fissa l’ispettore in base al tempo tecnicamente necessario: può essere di pochi giorni per un estintore o una protezione, più lungo per lavori strutturali. Su richiesta motivata dell’azienda il termine può essere prorogato, ma di regola non può superare sei mesi; solo per circostanze non imputabili all’azienda è ammessa una sola ulteriore proroga, fino ad altri sei mesi. Va chiesta prima della scadenza, non dopo la verifica.

Conviene chiamare il consulente durante il controllo?

Sì, è legittimo e spesso utile avvisare l’RSPP o il consulente del lavoro mentre gli ispettori sono in azienda, anche solo per sapere dove si trovano alcuni documenti. La presenza di un professionista non cambia i poteri dell’ispettore e non sospende l’accesso. Per contestazioni penali rilevanti, la valutazione con un avvocato va fatta dopo, sul verbale ricevuto.