Comunicazioni INAIL obbligatorie: quali sono e cosa conservare

Le comunicazioni INAIL più frequenti legate alla sicurezza sono cinque: denuncia o comunicazione di infortunio, denuncia di malattia professionale, nominativo dell'RLS a ogni nuova elezione o designazione, messa in servizio e richiesta di prima verifica delle attrezzature dell'Allegato VII, invio della dichiarazione di conformità dell'impianto di terra. Chi ha lavoratori iscritti nel registro di esposizione a cancerogeni, mutageni o tossici per la riproduzione deve anche trasmettere all'INAIL, a fine rapporto o a cessazione dell'attività, cartella sanitaria e annotazioni del registro (art. 243). Tutte passano dai servizi telematici INAIL e lasciano una ricevuta da conservare.

Perché una sezione dedicata

Quasi tutte le comunicazioni all'INAIL hanno una scadenza breve e si fanno una volta per evento. Proprio per questo si perdono: la ricevuta finisce nella mail di chi l'ha inviata, il consulente del lavoro cambia, e dopo due anni nessuno sa dimostrare che la denuncia è partita in tempo. Nella cartella sicurezza conviene quindi una sezione che raccolga le ricevute, con un elenco cronologico in testa.

L'INAIL qui è il destinatario delle comunicazioni, non l'organo che fa le ispezioni nei luoghi di lavoro; il suo ruolo nei controlli è descritto nella pagina sull'INAIL tra gli enti di controllo.

La tabella delle comunicazioni

Come si compila la denuncia, chi la invia e cosa fare se il certificato arriva in ritardo è spiegato nella pagina sulla denuncia di infortunio; il quadro di tutte le comunicazioni dopo un evento, comprese quelle che non vanno all'INAIL, è nelle comunicazioni obbligatorie dopo un infortunio.

Infortuni e malattie professionali: cosa tenere

Il registro infortuni cartaceo è stato abolito dal D.Lgs. 151/2015: al suo posto restano le denunce e le comunicazioni telematiche all'INAIL. Per questo la sezione deve contenere, per ogni evento, almeno la ricevuta con il protocollo e la data di invio. Senza la ricevuta, il rispetto del termine non si dimostra.

Conviene affiancare alla ricevuta tre carte interne: la nota con data e ora in cui l'azienda ha ricevuto i riferimenti del certificato, da cui decorre il termine; l'analisi delle cause; l'eventuale aggiornamento del DVR o delle procedure che ne è seguito. L'ispettore che indaga su un infortunio chiede proprio questa sequenza, e la ricevuta da sola dice solo che la pratica è partita.

Per la malattia professionale il termine di cinque giorni decorre dalla segnalazione del lavoratore. La data di quella segnalazione va quindi scritta subito, per esempio con una mail del lavoratore o un modulo firmato, e conservata con la ricevuta. Il certificato e la documentazione sanitaria non vanno in cartella: restano al medico e all'INAIL.

Il nominativo dell'RLS

L'art. 18, comma 1, lett. aa, chiede di comunicare in via telematica all'INAIL, in caso di nuova elezione o designazione, i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza. La comunicazione non si ripete ogni anno se l'RLS resta lo stesso. Va invece rifatta a ogni rinnovo del mandato, anche quando viene rieletta la stessa persona, perché è comunque una nuova elezione.

In cartella vanno il verbale dell'elezione o della designazione e la ricevuta dell'invio, nella stessa cartellina. Elezione e ruolo dell'RLS sono spiegati nella guida a RLS, RLST e consultazione dei lavoratori.

Attrezzature e impianti: il servizio CIVA

Dal 2019 le comunicazioni di messa in servizio degli apparecchi di sollevamento e delle altre attrezzature dell'Allegato VII, e le richieste di prima verifica, passano dal servizio telematico CIVA dell'INAIL. Lo stesso servizio riceve le dichiarazioni di conformità degli impianti di messa a terra e di protezione dalle scariche atmosferiche, e dal 2024 la comunicazione dell'organismo scelto per le verifiche periodiche, come indicato nell'avviso INAIL dedicato.

Queste ricevute hanno una doppia collocazione: la copia principale va nel fascicolo della macchina o dell'impianto, una riga nell'elenco della sezione INAIL ricorda che la comunicazione esiste e dove trovarla. I percorsi completi sono nelle pagine sulle verifiche periodiche delle attrezzature e sulla verifica della messa a terra.

Esempio di elenco della sezione

Esempio: una carpenteria metallica con 14 dipendenti tiene in testa alla sezione INAIL una tabella di questo tipo.

Il valore della tabella è la terza colonna: chi la legge capisce subito se manca qualcosa, per esempio un infortunio di cui si parla in azienda e che non compare nell'elenco.

Errori tipici

• Denuncia inviata dal consulente del lavoro, ricevuta mai girata all'azienda.
• Termine calcolato dalla data dell'infortunio invece che dalla ricezione del certificato, o viceversa, senza alcuna annotazione.
• Nuovo RLS eletto e mai comunicato.
• Gru o carroponte in uso senza comunicazione di messa in servizio.
• Dichiarazione dell'impianto di terra mai inviata dopo il trasloco in un capannone nuovo.

Il testo dell'art. 18 è consultabile su Normattiva, così come il DPR 1124/1965, che all'art. 53 disciplina denunce di infortunio e malattia professionale.

Domande frequenti

Se la denuncia la invia il consulente del lavoro, cosa tengo io?

L'obbligo resta del datore di lavoro anche se l'invio è delegato. Conviene chiedere al consulente, per ogni pratica, copia della denuncia e della ricevuta con protocollo, e archiviarle nella sezione INAIL entro pochi giorni. Un accordo scritto con il consulente su tempi e modalità di trasmissione dei certificati evita che il termine scada mentre i documenti passano di mano.

La comunicazione dell'RLS va rifatta ogni anno?

No. La norma chiede di comunicare i nominativi in caso di nuova elezione o designazione. Finché l'RLS in carica resta lo stesso nel suo mandato non c'è nulla da inviare. Alla scadenza del mandato e alla nuova elezione, anche se confermata la stessa persona, si comunica di nuovo; se l'RLS si dimette e ne viene eletto un altro, lo stesso.

Devo comunicare all'INAIL il medico competente o l'RSPP?

No. Il D.Lgs. 81/08 non prevede comunicazioni all'INAIL per la nomina di RSPP, medico competente o addetti alle emergenze. Le nomine si conservano in azienda e si mostrano agli organi di vigilanza. Il medico competente ha invece obblighi propri di trasmissione dei dati sanitari aggregati, che gestisce direttamente e non passano dalla cartella del datore di lavoro.

Per quanto tempo conservo le ricevute?

La legge non fissa un termine per la conservazione in azienda. Le ricevute degli infortuni servono per anni: in caso di ricadute, contenziosi o richieste dell'organo di vigilanza. Quelle di attrezzature e impianti servono per tutta la vita della macchina o dell'impianto. Conservarle in formato digitale con un nome file che contenga data e tipo di comunicazione rende la ricerca immediata.