Attestati di formazione sicurezza: dove conservarli in azienda

Gli attestati di formazione sicurezza vanno conservati nella sede in cui la persona lavora, in una sezione della cartella sicurezza ordinata per lavoratore, con copia disponibile anche dove si lavora fuori sede, come cantieri o clienti. Per ogni persona devono esserci gli attestati richiesti dalla mansione e dai ruoli, con l'aggiornamento in corso di validità.

Dove stanno gli attestati nella cartella

Nella cartella sicurezza aziendale gli attestati occupano la sezione più voluminosa e quella che invecchia più in fretta. Il modo di archiviarli, i documenti di supporto da chiedere all'ente e i tempi di conservazione sono spiegati nella guida su come archiviare gli attestati; i dati minimi che ogni attestato deve riportare secondo l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 sono nella pagina su cosa deve contenere un attestato. Qui ci si occupa di un'altra domanda: la sezione Formazione della cartella è completa rispetto alle persone che lavorano davvero in azienda?

La regola di collocazione è la stessa del DVR: gli attestati stanno dove si lavora. Con più sedi, ogni sede tiene gli attestati del proprio personale. Chi lavora in cantiere o presso clienti deve poterli esibire sul posto, anche in copia digitale su telefono o tablet, perché il controllo può avvenire lì e non in ufficio.

La matrice persone-corsi

L'indice della sezione non è l'elenco dei corsi, ma l'elenco delle persone che risulta dal libro unico del lavoro, più soci lavoratori, tirocinanti e somministrati. A ciascuna si associano i corsi dovuti per mansione e ruolo. La tabella riassume i titoli più comuni e la loro validità.

Accanto agli attestati va il registro dell'addestramento, che l'art. 37, comma 5, chiede di tracciare anche in forma informatizzata. Il testo dell'Accordo, con durate e modalità, è pubblicato dal Ministero del Lavoro.

Esempio: la matrice di un panificio con 7 persone

Esempio: titolare, un responsabile di laboratorio, tre panettieri, due commesse, rischio alto per il laboratorio e medio per la vendita. La matrice ha sette righe e queste colonne: generale, specifica con classe di rischio, preposto, antincendio, primo soccorso, RLS, scadenza più vicina. Il titolare ha il corso da datore di lavoro e svolge i compiti di RSPP; il responsabile di laboratorio è preposto; una commessa è stata eletta RLS. Leggendo la riga del responsabile si vede subito che servono tre attestati diversi, con tre scadenze: aggiornamento lavoratore a 5 anni, preposto a 2 anni, antincendio a 5 anni. Le date confluiscono nello scadenziario della formazione dei lavoratori.

Neoassunti: controllare gli attestati portati da fuori

Un neoassunto arriva spesso con una cartellina di attestati del datore precedente. Prima di archiviarli conviene fare quattro controlli.

1. Formazione generale: secondo l'Accordo 2025 (Parte II, punto 2.1) costituisce credito formativo permanente. Se l'attestato è regolare, non si rifà.
2. Formazione specifica: è legata ai rischi della mansione. Un attestato di rischio basso preso in un ufficio non copre la mansione in un laboratorio a rischio alto; l'Accordo lascia comunque fermo l'obbligo del datore di assicurare la specifica sulla base della propria valutazione dei rischi.
3. Aggiornamenti: si controlla la data dell'ultimo corso. Per i titoli abilitanti, oltre 10 anni senza aggiornamento il titolo decade e va ripetuto il corso.
4. Ruoli: un attestato di preposto o di addetto antincendio preso altrove vale come formazione, ma il ruolo va attribuito di nuovo con un atto della nuova azienda.

Tutto questo va fatto prima che la persona inizi la mansione, perché la tolleranza dei 60 giorni prevista dalle vecchie regole non c'è più. I casi particolari sono nella pagina sulla formazione dei neoassunti, mentre per i titoli rilasciati con gli accordi precedenti c'è la guida su come controllare attestati vecchi.

Personale esterno: somministrati e appaltatori

Lavoratori somministrati

Per i lavoratori in somministrazione l'art. 35, comma 4, del D.Lgs. 81/2015 prevede che sia l'agenzia a informarli sui rischi e a formarli e addestrarli all'uso delle attrezzature, salvo che il contratto di somministrazione affidi questo obbligo all'utilizzatore. L'utilizzatore resta comunque tenuto agli obblighi di prevenzione e protezione previsti per i propri dipendenti. In pratica, nella cartella dell'utilizzatore devono esserci il contratto con la clausola sulla formazione e copia degli attestati, chiunque li abbia organizzati, oltre alla formazione specifica sui rischi del reparto in cui il somministrato lavora.

Imprese appaltatrici e lavoratori autonomi

Negli appalti interni l'art. 26, comma 1, lett. a, chiede al committente di verificare l'idoneità tecnico-professionale dell'impresa. Non impone di archiviare gli attestati di ogni dipendente dell'appaltatore, ma l'elenco dei lavoratori impiegati con la loro formazione è uno degli elementi più utili per farlo, soprattutto quando l'appalto prevede attrezzature con abilitazione, come piattaforme o carrelli. Il metodo è nella pagina sulla verifica dell'idoneità tecnico-professionale. Questi documenti vanno nella sezione Appalti, non nella sezione Formazione dei propri dipendenti.

Gli incroci che fa un ispettore

In un controllo gli attestati vengono quasi sempre confrontati con altri documenti. Conviene fare gli stessi incroci prima.

Errore tipico: l'azienda esibisce un attestato di formazione specifica intestato a una persona con un'altra mansione rispetto a quella indicata nel DVR, perché nel frattempo ha cambiato reparto. Il cambio di mansione fa scattare una nuova formazione (art. 37, c. 4); l'attestato vecchio resta in archivio, ma non copre il nuovo lavoro. Il testo dell'articolo è su Normattiva, art. 37.

Domande frequenti

Gli attestati originali li tiene il lavoratore o l'azienda?

Entrambi dovrebbero averne una copia. L'azienda deve poter dimostrare di aver formato i propri lavoratori, quindi conserva l'attestato nella cartella; al lavoratore conviene consegnarne copia, perché la formazione lo segue al lavoro successivo. Se l'attestato è firmato digitalmente, il file firmato è l'originale e può essere conservato da tutti e due.

Un neoassunto con attestato di formazione generale deve rifarla?

No, se l'attestato è regolare: l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 qualifica la formazione generale come credito formativo permanente. Va invece verificata la formazione specifica, che dipende dai rischi della nuova mansione e dalla valutazione del nuovo datore di lavoro, e vanno controllate le date degli aggiornamenti.

Basta l'attestato per dimostrare la formazione?

L'attestato è la prova principale, ma non l'unica. In caso di dubbi l'organo di vigilanza può chiedere registro presenze, verbale della verifica finale e registro dell'addestramento. Il soggetto formatore conserva il fascicolo del corso per almeno 10 anni; all'azienda conviene chiederne copia alla fine del corso e conservarla insieme all'attestato.

Esiste un registro pubblico della formazione dei lavoratori?

L'art. 37, comma 14, del D.Lgs. 81/08 prevede che le competenze acquisite con la formazione siano registrate nel fascicolo elettronico del lavoratore, da considerare nella programmazione della formazione. Questa registrazione non sostituisce l'archivio aziendale: in un controllo il datore di lavoro deve comunque esibire gli attestati dei propri lavoratori.