Registro antincendio: cosa annotare e con quali scadenze

Il registro antincendio è il documento in cui il datore di lavoro annota controlli e manutenzioni di estintori, idranti, luci di emergenza, porte e impianti antincendio. È obbligatorio in tutti i luoghi di lavoro secondo l'Allegato I del D.M. 1 settembre 2021, deve essere sempre aggiornato e disponibile per gli organi di controllo.

Chi deve tenerlo e perché

Il punto 1 dell'Allegato I del D.M. 1 settembre 2021, in vigore dal 25 settembre 2022, chiede al datore di lavoro di predisporre un registro dei controlli periodici e degli interventi di manutenzione su impianti, attrezzature e altri sistemi di sicurezza antincendio. Il registro deve essere mantenuto costantemente aggiornato e disponibile per gli organi di controllo. L'obbligo vale per ogni luogo di lavoro, anche a basso rischio.

Per le attività soggette ai controlli dei Vigili del Fuoco, elencate nell'Allegato I del D.P.R. 151/2011, si aggiunge l'art. 6 dello stesso decreto, che prevede il registro dei controlli tra gli obblighi di esercizio da tenere a disposizione del Comando. Il quadro dei tre decreti del 2021 è spiegato nella pagina sul rischio incendio nei luoghi di lavoro.

Il registro non è un adempimento fine a sé stesso: è la prova che le attrezzature funzionano. Dopo un incendio o un infortunio, la prima domanda dell'organo di vigilanza è se l'estintore era carico e la porta di emergenza apribile. Senza annotazioni la risposta non è dimostrabile.

Cosa annotare: i tre livelli di intervento

Il D.M. 1 settembre 2021 distingue tre attività. Nel registro vanno obbligatoriamente i controlli periodici e le manutenzioni (Allegato I, punto 1.1); per la sorveglianza il decreto prevede l'uso di liste di controllo, e riportarla nel registro è una scelta consigliata, non un obbligo:

Dopo diverse proroghe, dal 25 settembre 2026 controlli periodici e manutenzioni devono essere eseguiti da tecnici qualificati secondo l'Allegato II del decreto. Il D.M. 22 settembre 2026 consente a chi ha presentato domanda regolare di valutazione entro il 25 settembre 2026 di continuare a operare sui presidi indicati nella domanda fino alla conclusione della valutazione e comunque non oltre il 31 marzo 2027. Il Comando VVF di Varese descrive il percorso di qualificazione. Nel registro conviene riportare, accanto al nome del tecnico, il riferimento della sua qualifica.

Oltre ai controlli, il registro raccoglie gli eventi che cambiano lo stato dei presidi: estintore usato, idrante fuori servizio, lampada guasta, porta tagliafuoco danneggiata. Ogni anomalia va chiusa con l'annotazione del ripristino.

Le frequenze: tabella per presidio

Il decreto non fissa le scadenze: rinvia alle disposizioni vigenti, alle norme tecniche e al manuale d'uso e manutenzione. Le frequenze più comuni nelle piccole attività:

Il dettaglio di ciascun presidio è nelle pagine su estintori, idranti e luci di emergenza. Le scadenze vanno riportate anche nello scadenziario aziendale, perché il registro dice cosa è stato fatto, non cosa scade il mese prossimo.

Un modello di registro da adattare

Il registro può essere un quaderno, un modulo stampato o un file digitale. Deve permettere di ricostruire chi ha fatto cosa e quando. Una struttura che funziona nelle piccole aziende:

1. Prima pagina: ragione sociale, indirizzo della sede, responsabile della tenuta del registro, manutentore incaricato con il riferimento al contratto.
2. Elenco dei presidi: ogni estintore, idrante, lampada e porta con un numero, il tipo e la posizione, collegato a una planimetria.
3. Schede di sorveglianza (facoltative ma utili): una riga per ogni giro di controllo, o almeno per le anomalie trovate.
4. Schede del tecnico: una riga per ogni intervento, con allegato il rapporto rilasciato.
5. Sezione anomalie: problema rilevato, data, azione, data di chiusura.

Esempio di riga per la sorveglianza:

La firma può indicare il ruolo invece del nome, purché dal registro o dagli incarichi sia possibile risalire alla persona. Il registro digitale è ammesso se le annotazioni sono datate, non modificabili senza traccia e consultabili subito durante un controllo.

Errori tipici trovati durante i controlli

Gli errori sul registro sono spesso più gravi di quanto sembrino, perché rendono indimostrabile un lavoro che magari è stato fatto:

• registro inesistente perché «siamo un piccolo ufficio a basso rischio»;
• solo i cartellini sugli estintori, nessuna annotazione scritta;
• nessuna traccia della sorveglianza interna, nemmeno delle anomalie trovate: non è un'omissione sanzionabile in sé, ma rende difficile dimostrare che i presidi sono stati tenuti sotto controllo;
• anomalie annotate e mai chiuse;
• presidi nel registro diversi da quelli realmente presenti dopo un trasloco o un ampliamento;
• registro conservato dal manutentore e non in azienda.

Il registro va conservato presso la sede a cui si riferisce, insieme agli altri documenti antincendio. La pagina sui documenti antincendio della cartella sicurezza indica come archiviarli. Il testo del D.M. 1 settembre 2021 è pubblicato dai Vigili del Fuoco.

Domande frequenti

Il registro antincendio è obbligatorio anche per un piccolo ufficio?

Sì. Il D.M. 1 settembre 2021 chiede al datore di lavoro di predisporre il registro dei controlli in ogni luogo di lavoro, senza soglie di dimensione o di rischio. Per un piccolo ufficio il registro sarà semplice: pochi estintori, qualche lampada di emergenza, le uscite. L'importante è che controlli periodici e manutenzioni del tecnico siano annotati e consultabili; annotare anche la sorveglianza è consigliato.

Nel registro antincendio vanno annotate anche le prove di evacuazione?

Il D.M. 1 settembre 2021 riguarda controlli e manutenzione di impianti e attrezzature, non la gestione dell'emergenza. Molte aziende però annotano nello stesso registro, in una sezione separata, le prove di evacuazione e i rinvii ai rispettivi verbali, così tutta la gestione antincendio è in un solo documento. Il verbale completo della prova resta un documento a sé, come spiegato nella guida alle prove di evacuazione.

Si può usare lo stesso registro per la cassetta di primo soccorso?

Si può, in una sezione separata, ma non è richiesto. Il controllo della cassetta o del pacchetto di medicazione segue il D.M. 388/2003, non il D.M. 1 settembre 2021. Nelle piccole aziende unire le due registrazioni semplifica il giro di controllo dell'addetto. La lista dei controlli è nella checklist mensile del primo soccorso.

Chi deve firmare il registro antincendio?

Firma chi esegue l'attività: il lavoratore incaricato per la sorveglianza, il tecnico qualificato per controlli e manutenzioni. Il datore di lavoro risponde della tenuta del registro e conviene che lo visioni periodicamente, verificando che le anomalie siano state chiuse. Il D.M. 1 settembre 2021 non prevede vidimazioni da parte di enti esterni.