Fac simile nomina RSPP: lettera e accettazione commentate

Un fac simile di nomina RSPP valido contiene cinque cose: chi nomina (il datore di lavoro), chi viene nominato e con quale attestato, i compiti dell'art. 33, il tempo e i mezzi messi a disposizione, la firma di accettazione con data. Sotto trovate il modello completo, la dichiarazione di accettazione e il commento clausola per clausola.

Il quadro generale (chi può essere RSPP, quando conviene l'interno o l'esterno, quanto pesa il datore di lavoro RSPP) è nella guida alla nomina dell'RSPP. Qui ci concentriamo sul documento.

Il modello di lettera di nomina

Il testo è pensato per una piccola impresa che nomina un RSPP esterno; per un dipendente basta adattare la clausola sul compenso e sulle ore. Le parti tra parentesi quadre vanno sostituite, le clausole numerate servono a rendere il commento più facile da seguire.

Lettera di designazione del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (artt. 17, c. 1, lett. b, e 31-33 D.Lgs. 81/2008)

[Ragione sociale], sede legale in [indirizzo], C.F./P.IVA [numero], unità produttiva di [indirizzo], nella persona di [nome e cognome], [qualifica: titolare / legale rappresentante / amministratore unico], in qualità di datore di lavoro ai sensi dell'art. 2, c. 1, lett. b, D.Lgs. 81/2008,

1. Designa [nome e cognome], nato a [luogo] il [data], C.F. [codice], [dipendente con mansione di … / professionista con studio in …], quale Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione per l'unità produttiva sopra indicata, con decorrenza dal [data].
2. Dà atto che il designato possiede i requisiti dell'art. 32: titolo di studio [diploma / laurea classe …], attestati dei moduli A, B [e modulo di specializzazione …] e C rilasciati da [ente] in data [date], ultimo aggiornamento concluso il [data] presso [ente]; copie allegate.
3. Affida al designato i compiti dell'art. 33 D.Lgs. 81/2008, e in particolare: [sopralluoghi, collaborazione all'aggiornamento del DVR, proposta del programma di formazione, partecipazione alla riunione periodica, informazione dei lavoratori …].
4. Mette a disposizione: [ore annue / numero di sopralluoghi], accesso a DVR, registri, schede di sicurezza, verbali del medico competente nei limiti di legge, contratti di appalto, nonché [budget o strumenti di misura, se previsti].
5. Si impegna a informare tempestivamente il designato di nuove assunzioni, mansioni, macchine, sostanze, cambi di sede, infortuni e quasi infortuni.
6. Dà atto che, prima della presente designazione, è stato consultato il RLS / RLST [nome], come risulta dal verbale del [data].
7. L'incarico ha durata [indeterminata / fino al …] e può cessare per revoca o dimissioni con preavviso di [giorni], fermo restando l'obbligo del datore di lavoro di provvedere senza ritardo a una nuova designazione.

[Luogo e data] — Il datore di lavoro [firma]

Dichiarazione di accettazione

Il sottoscritto [nome e cognome] dichiara di accettare la designazione quale RSPP di [ragione sociale] alle condizioni sopra indicate, di possedere i requisiti dell'art. 32 D.Lgs. 81/2008 come documentati negli attestati allegati, di non ricoprire in azienda il ruolo di RLS e di impegnarsi a comunicare al datore di lavoro eventuali variazioni dei propri requisiti, inclusa la scadenza dell'aggiornamento.

[Luogo e data] — L'RSPP [firma]

La dichiarazione si può scrivere in calce alla lettera o su un foglio separato. Conta che sia firmata e datata dalla persona designata: senza accettazione esiste solo l'intenzione del datore di lavoro, non un incarico.

Commento clausola per clausola

Intestazione: chi firma

L'art. 17 riserva al datore di lavoro la designazione dell'RSPP. In una srl con amministratore unico firma l'amministratore; con un consiglio di amministrazione firma chi ha i poteri di gestione individuati dalla delibera. Non firmano il commercialista, il direttore commerciale o un socio senza poteri: una delega di funzioni ex art. 16 non può comprendere questo atto. Se c'è dubbio su chi sia il datore di lavoro, partite dalla visura e dalla guida su chi è il datore di lavoro.

Indicare l'unità produttiva è utile quando l'azienda ha più sedi: lo stesso RSPP può coprirle tutte, ma la lettera deve dirlo.

Clausole 1 e 2: designazione e requisiti

La data di decorrenza non è un dettaglio. Se è successiva all'assunzione del primo lavoratore, nel periodo scoperto l'azienda era senza RSPP. Il richiamo agli attestati con le date serve a dimostrare che il controllo dei requisiti è stato fatto prima della firma; un attestato scaduto, o un aggiornamento mai completato, rende il designato non idoneo anche se la lettera è perfetta. Come leggere un attestato è spiegato in come verificare un attestato RSPP.

Clausola 3: i compiti

Rinviare all'art. 33 è corretto ma non basta: elencare le attività attese, adattate all'azienda, evita incarichi generici. Nelle unità produttive fino a 15 lavoratori la riunione periodica dell'art. 35 non è annuale per legge, ma l'RLS può chiederne la convocazione (c. 4): ha senso scrivere comunque come e quando l'RSPP fa il punto con il datore di lavoro. Il dettaglio dei compiti è nella scheda sui compiti dell'RSPP. La lettera non deve attribuire all'RSPP poteri di spesa o di decisione: l'RSPP propone, il datore decide.

Clausole 4 e 5: tempo, mezzi, informazioni

L'art. 31, c. 2, richiede che addetti e responsabili dispongano di «mezzi e di tempo adeguati». È la clausola che più spesso manca e quella che più conta dopo un infortunio: un RSPP senza ore definite e senza informazioni sulle novità aziendali non può fare il suo lavoro. Per un dipendente scrivete quante ore o quale quota dell'orario sono dedicate al ruolo.

Clausola 6: la consultazione dell'RLS

L'art. 50, c. 1, lett. c, prevede che l'RLS sia consultato sulla designazione del responsabile del servizio. La consultazione non è un'approvazione: l'RLS esprime un parere, il datore sceglie. Documentatela con un verbale separato, come per il DVR; un modello adattabile è nel verbale di consultazione dell'RLS. Se in azienda non c'è un RLS eletto, il riferimento è l'RLST del territorio.

Clausola 7: durata e cessazione

Una nomina a tempo indeterminato è legittima. Per un esterno conviene però allineare la durata al contratto e prevedere un preavviso, perché la legge non concede periodi di scopertura: se l'RSPP si dimette, il datore deve designarne un altro senza ritardo.

Deve essere inviata all'ASL o all'Ispettorato?

No. Il D.Lgs. 81/08 non prevede la trasmissione della nomina dell'RSPP agli organi di vigilanza: la lettera resta agli atti e si esibisce in caso di controllo. L'obbligo di comunicare il nominativo ad ASL e Ispettorato esisteva con il vecchio D.Lgs. 626/94 e molti modelli in circolazione lo riportano ancora. Il nominativo dell'RSPP va invece indicato nel DVR, come richiede l'art. 28, c. 2, lett. e.

Diverso è il caso dell'RLS, il cui nominativo si comunica all'INAIL in caso di nuova elezione o designazione (art. 18, c. 1, lett. aa): è un adempimento distinto, che non riguarda l'RSPP.

Checklist prima di archiviare la nomina

Esempio: un'officina con 9 dipendenti cambia RSPP esterno a marzo. La nuova lettera porta decorrenza 1° marzo, l'accettazione è del 28 febbraio, il verbale con l'RLS del 20 febbraio. Il DVR viene aggiornato nella sezione dei nominativi e nell'organigramma con la stessa data. Un ispettore che confronta i tre documenti trova una sequenza coerente.

L'errore tipico in ispezione è il contrario: lettera senza data o firmata dal consulente stesso, nessuna accettazione, DVR che indica ancora il vecchio RSPP. Altri casi sono raccolti negli errori frequenti nella nomina. Se invece il titolare svolge personalmente il ruolo, la lettera di designazione non serve: serve una dichiarazione di svolgimento diretto dei compiti con l'informativa preventiva all'RLS, descritta nella scheda sul datore di lavoro RSPP.

I testi di riferimento sono l'art. 31 su Normattiva e l'art. 32 su tussl.it.

Domande frequenti

La nomina dell'RSPP deve avere data certa?

La legge non richiede la data certa per la lettera di nomina, a differenza di quanto avviene per il DVR. È però utile poter dimostrare quando l'incarico è iniziato: bastano la data sulla lettera e sull'accettazione, coerenti con il verbale di consultazione dell'RLS e con il DVR. Chi vuole una prova più robusta può usare la PEC o la firma digitale, che datano il documento in modo verificabile.

Serve una nuova lettera se cambia l'amministratore?

La designazione è un atto del datore di lavoro. Se la persona che ricopre quel ruolo cambia, per esempio con un nuovo amministratore unico, è prudente che il nuovo datore confermi per iscritto la nomina in essere o ne faccia una nuova, dopo aver verificato attestati e condizioni dell'incarico. Così la scelta dell'RSPP risulta riconducibile a chi oggi ne risponde.

Il contratto con l'RSPP esterno sostituisce la lettera di nomina?

Può farlo, se contiene tutti gli elementi della designazione: firma del datore di lavoro, dati e requisiti dell'RSPP, compiti, tempo e mezzi, accettazione. Spesso però il contratto descrive solo prestazioni e compenso. In quel caso conviene allegare la lettera di nomina al contratto, così l'ispettore trova un documento chiaro senza dover interpretare clausole commerciali.

L'RSPP può rifiutare o dimettersi?

Sì. L'incarico richiede il consenso del designato, per questo serve l'accettazione, e può cessare per dimissioni o revoca. Il dipendente RSPP non può subire pregiudizio per l'attività svolta (art. 31, c. 2). Dal giorno della cessazione il datore di lavoro deve provvedere a una nuova nomina, oppure assumere personalmente i compiti se rientra nei casi dell'art. 34 ed è formato.