Verbale di consultazione RLS sul DVR: contenuto e modello

Il verbale di consultazione RLS è il documento che prova che il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza è stato consultato prima di chiudere la valutazione dei rischi, come impone l'art. 29, comma 2. Deve indicare data, partecipanti, documenti esaminati, osservazioni dell'RLS e decisioni conseguenti; va allegato al DVR insieme alle firme.

Perché serve un verbale

Tre norme stabiliscono l'obbligo di consultazione. L'art. 29, comma 2, dispone che la valutazione dei rischi e l'elaborazione del DVR siano realizzate «previa consultazione» del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. L'art. 50, comma 1, lett. b, precisa che l'RLS è consultato «preventivamente e tempestivamente» sulla valutazione dei rischi e sulla individuazione, programmazione, realizzazione e verifica della prevenzione. L'art. 18, comma 1, lett. s, mette la consultazione tra gli obblighi del datore di lavoro e dei dirigenti.

La legge non prescrive un modulo, ma senza un verbale la consultazione è difficile da dimostrare. E il peso non è solo formale: l'art. 55, comma 3, punisce con l'ammenda da 2.847,69 a 5.695,36 euro il datore di lavoro che adotta il DVR senza le modalità dell'art. 29, commi 2 e 3, quindi anche senza consultazione (importi secondo il prospetto allegato alla nota INL n. 1159/2023).

Il pillar sulla struttura ideale di un DVR comprensibile colloca il verbale nella sezione 10, insieme a firme e registro delle revisioni. Ruolo, diritti ed elezione dell'RLS sono trattati nella guida su RLS, RLST e consultazione dei lavoratori; qui ci si concentra sul documento.

Quando va fatta la consultazione

«Preventivamente» significa prima che il documento sia definitivo, in tempo perché le osservazioni possano cambiare qualcosa. Una consultazione fatta presentando all'RLS il DVR già firmato e datato non soddisfa la norma, anche se l'RLS lo sottoscrive.

Sequenza consigliata:

1. Comunicate all'RLS, con alcuni giorni di anticipo, data e oggetto dell'incontro.
2. Mettete a disposizione la bozza del DVR o delle sezioni modificate. Per l'art. 18, comma 1, lett. o, l'RLS su sua richiesta riceve copia del documento, che consulta esclusivamente in azienda; per l'art. 50, comma 6, è tenuto al segreto sulle informazioni contenute.
3. Tenete l'incontro con datore di lavoro o suo delegato, RSPP e, se nominato, medico competente.
4. Redigete il verbale durante o subito dopo l'incontro e fatelo firmare ai presenti.
5. Inserite nel DVR le modifiche decise, poi date data certa al documento.

La stessa procedura vale per ogni rielaborazione del DVR, perché l'art. 29, comma 3, richiama le modalità del comma 2: anche l'aggiornamento entro 30 giorni dopo un cambiamento rilevante richiede la consultazione. I casi in cui scatta l'aggiornamento sono nella guida all'aggiornamento del DVR.

Che cosa deve contenere il verbale

Il parere dell'RLS non è vincolante: il datore di lavoro può decidere diversamente. Il verbale però deve riportare l'osservazione e, se non viene accolta, il motivo. Se l'RLS non ha osservazioni, si scrive esplicitamente.

La firma sul DVR: prova della data, non approvazione

L'art. 28, comma 2, prevede che la data certa del DVR possa essere attestata dalla sottoscrizione del datore di lavoro e, «ai soli fini della prova della data», dalla sottoscrizione dell'RSPP, dell'RLS o RLST e del medico competente, ove nominato. La firma dell'RLS sul documento non significa quindi che ne condivida i contenuti, e non gli trasferisce alcuna responsabilità sulla valutazione.

Conviene scriverlo anche accanto alla firma, con una formula come «per presa visione e ai soli fini della prova della data, ai sensi dell'art. 28, comma 2». Questo rassicura l'RLS, che talvolta esita a firmare temendo di approvare il documento. Il significato pratico della data certa è spiegato nella scheda sulla data certa del DVR.

Se l'RLS rifiuta di firmare, la consultazione resta valida purché sia documentata: si annota nel verbale che l'RLS è stato consultato e non ha sottoscritto, e si usa un altro mezzo per la data certa, come la PEC o la marca temporale.

Il caso dell'RLST

Nelle aziende in cui l'RLS non è stato eletto o designato, le sue competenze sono esercitate dal rappresentante territoriale (art. 48, comma 1). L'RLST accede ai luoghi di lavoro secondo le modalità e i termini di preavviso stabiliti dagli accordi collettivi.

In pratica la consultazione con l'RLST può avvenire con un incontro in azienda o con l'invio della bozza e un confronto successivo, secondo quanto prevedono gli accordi dell'organismo paritetico di riferimento. Il verbale deve indicare come è avvenuto il contatto, la data di invio dei documenti e le osservazioni ricevute. Se l'RLST non risponde, conservate la prova della richiesta. Le differenze tra le due figure sono nella scheda RLS interno o RLST territoriale.

Modello di testo del verbale

Esempio da adattare, per un aggiornamento del DVR:

Verbale di consultazione del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (art. 29, comma 2, e art. 50, comma 1, lett. b, D.Lgs. 81/2008)

Il giorno [data], alle ore [ora], presso [sede], si sono riuniti: [nome], datore di lavoro; [nome], RSPP; [nome], RLS; [nome], medico competente.

Oggetto: consultazione sull'aggiornamento del documento di valutazione dei rischi, motivato da [evento].

Il datore di lavoro e l'RSPP illustrano la bozza del DVR rev. [n.] del [data], con particolare riferimento a [sezioni], consegnata all'RLS in data [data].

Osservazioni dell'RLS: [testo, oppure «nessuna osservazione»].

Decisioni: [osservazione accolta e inserita nel programma di miglioramento con scadenza..., oppure non accolta per il seguente motivo...].

Letto, confermato e sottoscritto. Firme dei presenti.

Lo stesso schema vale anche per le altre consultazioni previste dall'art. 50: basta sostituire l'oggetto e i documenti esaminati. Il testo dell'art. 29 è su Normattiva, quello dell'art. 50 su TUSSL.

Errori tipici in ispezione

Il più comune è il verbale con la stessa data del DVR e nessuna osservazione, firmato in calce al documento: non prova che la consultazione sia stata preventiva. Altri errori: verbale generico che non indica quale revisione è stata esaminata; RLS il cui mandato è scaduto da anni; nessuna consultazione per gli aggiornamenti successivi alla prima stesura.

Domande frequenti

L'RLS deve approvare il DVR?

No. L'RLS deve essere consultato, cioè informato in anticipo e messo in condizione di esprimere un parere, ma il DVR resta un obbligo non delegabile del datore di lavoro, che decide i contenuti. Il parere non è vincolante. Se il datore non accoglie un'osservazione conviene motivarlo nel verbale: dimostra che il parere è stato considerato seriamente.

La firma dell'RLS sul DVR basta come prova della consultazione?

Da sola è debole. La firma attesta la data del documento, non che l'RLS sia stato consultato prima e abbia potuto fare osservazioni. Un verbale separato, con data anteriore o contestuale alla chiusura del DVR, documenti esaminati e osservazioni, è la prova più solida. Firma e verbale insieme coprono entrambi gli aspetti.

Che cosa fare se in azienda non c'è né RLS né RLST raggiungibile?

Documentate i tentativi: la comunicazione ai lavoratori per l'elezione, l'eventuale verbale di mancata elezione e la richiesta all'organismo paritetico o all'ente bilaterale del CCNL per individuare l'RLST. Conservate tutto nel fascicolo del DVR. In questo modo potete dimostrare di aver reso possibile la consultazione anche se nessuno ha risposto.

La consultazione va ripetuta a ogni aggiornamento del DVR?

Sì. L'art. 29, comma 3, prevede che la rielaborazione avvenga con le stesse modalità del comma 2, che comprendono la consultazione dell'RLS. Per un aggiornamento limitato basta un verbale breve riferito alle sole sezioni modificate, purché indichi la revisione esaminata e le eventuali osservazioni.