Individuazione del preposto: lettera, compenso e corso

L’individuazione del preposto è l’atto scritto con cui il datore di lavoro, o un dirigente, indica chi svolge la vigilanza prevista dall’art. 19. È obbligatoria dal dicembre 2021 (art. 18, c. 1, lett. b-bis), non si invia a nessun ente e deve descrivere una situazione reale: reparto o turno, poteri, sostituto e formazione di 12 ore.

Nomina o individuazione: perché la parola conta

Il DL 146/2021, convertito dalla Legge 215/2021, ha inserito nell’art. 18, c. 1, la lettera b-bis: datore di lavoro e dirigenti devono «individuare il preposto o i preposti per l’effettuazione delle attività di vigilanza di cui all’articolo 19». Il testo è nel testo coordinato dell’art. 18.

La scelta del verbo non è casuale. Per l’RSPP la legge parla di designazione, per gli addetti alle emergenze di designazione, per il preposto di individuazione: si riconosce per iscritto chi, nell’organizzazione, sovrintende al lavoro altrui. Se l’atto indica una persona che non coordina nessuno, resta un foglio; la persona che coordina davvero rimane preposto di fatto, come spiegato in preposto formale e preposto di fatto. Il quadro generale della figura è nella pagina sul preposto e la sicurezza.

Chi individua e quando

L’atto spetta al datore di lavoro o ai dirigenti: è un obbligo delegabile, come riassunto nella pagina sugli obblighi delegabili e non delegabili. Va fatto quando una persona inizia a sovrintendere: all’assunzione di un responsabile, all’apertura di un nuovo turno o di una nuova sede, quando cambia chi guida una squadra.

Secondo la Commissione interpelli del Ministero del Lavoro (interpelli n. 5/2023 e n. 4/2024), l’obbligo di individuazione sussiste sempre; la coincidenza tra datore di lavoro e preposto è una «extrema ratio», valutata sull’organizzazione e ammessa quando il datore sovrintende direttamente. Con un solo lavoratore le funzioni del preposto sono svolte necessariamente dal datore. Nello stesso interpello n. 4/2024, riferito agli appalti, la Commissione osserva che la funzione va affidata a chi può svolgerla davvero e che ciò difficilmente accade se il responsabile della commessa non si reca sul luogo dei lavori.

Emolumento e tutela del preposto

La stessa lettera b-bis prevede che i contratti e gli accordi collettivi «possono stabilire l’emolumento spettante al preposto» e che il preposto «non può subire pregiudizio alcuno» a causa della sua attività. Due conseguenze pratiche:

• il compenso non è imposto dalla legge: dipende da quanto prevede il CCNL applicato o un accordo aziendale, che vanno controllati prima di firmare l’atto;
• il preposto che ferma un collega o segnala un guasto non può essere penalizzato per questo, ad esempio con trasferimenti o valutazioni negative legate a quegli interventi.

Non esistono importi validi per tutti i settori. Se il CCNL non dice nulla, l’azienda può comunque riconoscere il ruolo con un’indennità o un superminimo, ma non è un requisito di validità dell’atto.

Fac simile di lettera di individuazione, commentato

Il modello è una base da adattare. Le parti tra parentesi quadre vanno sostituite con i dati reali.

Oggetto: individuazione del preposto ai sensi dell’art. 18, comma 1, lett. b-bis, D.Lgs. 81/2008

1. Il sottoscritto [nome], in qualità di datore di lavoro di [ragione sociale], individua [nome e cognome], mansione [mansione], quale preposto per [reparto, turno, squadra o punto vendita].
2. Il preposto svolge i compiti dell’art. 19 D.Lgs. 81/08, in particolare: vigilanza sull’uso di [DPI e procedure rilevanti per il reparto]; intervento sui comportamenti non conformi e, se l’inosservanza persiste, interruzione dell’attività del lavoratore con informazione a [nome o ruolo]; interruzione temporanea dell’attività in caso di carenze o pericoli rilevati; segnalazione scritta tramite [canale].
3. Per svolgere tali compiti il preposto ha potere di [fermare macchine e lavorazioni del reparto, allontanare un lavoratore dalla postazione, impedire l’accesso a zone a rischio].
4. In caso di assenza il preposto è sostituito da [nome o ruolo], anch’esso individuato con atto separato.
5. Il preposto ha completato la formazione da lavoratore e il corso preposti di 12 ore il [data]. Il presente incarico decorre dal [data, non anteriore al giorno successivo al completamento del corso]; l’aggiornamento è previsto entro [data].
6. Trattamento economico: [quanto previsto dal CCNL applicato / nessuna previsione specifica]. Il preposto non può subire alcun pregiudizio per lo svolgimento della propria attività.

Luogo, data, firma del datore di lavoro. Firma del preposto per ricevuta e presa visione.

Commento voce per voce

La legge non chiede l’accettazione del lavoratore, perché il ruolo deriva dalle mansioni svolte: la firma serve a dimostrare che l’atto è stato consegnato. L’atto si conserva con la documentazione della sicurezza e si riporta nell’organigramma della sicurezza; non va trasmesso a ASL o INL. Negli appalti, invece, l’art. 26, c. 8-bis, chiede all’appaltatore di indicare il proprio preposto al committente.

La formazione che deve accompagnare l’atto

L’art. 37, c. 7-ter, richiede che la formazione dei preposti sia svolta «interamente con modalità in presenza» e ripetuta con cadenza almeno biennale. L’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 fissa il corso in almeno 12 ore, dopo la formazione generale e specifica da lavoratore, e l’aggiornamento in 6 ore ogni due anni. Le FAQ del Ministero del Lavoro equiparano alla presenza la videoconferenza sincrona; l’e-learning è escluso. Programmi e verifiche del corso sono nella pagina sulla formazione del preposto.

Come evitare un’individuazione solo di carta

Un atto ben scritto non basta se la realtà è diversa. Prima di firmare, e poi una volta l’anno, conviene fare questi controlli.

• La persona è presente nel reparto o nel turno su cui vigila per la maggior parte del tempo?
• I colleghi la riconoscono come riferimento, se glielo si chiede?
• Ha davvero il potere di fermare una macchina o un collega senza chiedere il permesso?
• Le sue segnalazioni ricevono una risposta scritta in tempi ragionevoli?
• C’è un preposto per ogni turno e ogni sede in cui si lavora?
• Il corso è valido e l’aggiornamento biennale non è scaduto?

Esempio: un’impresa di pulizie individua come preposto il responsabile commerciale, che passa in ufficio tutta la settimana, per dieci cantieri presso clienti. Sui cantieri le squadre sono guidate dai capisquadra, che sono i veri preposti di fatto. La soluzione è individuare i capisquadra, formarli e comunicare i loro nomi ai committenti.

La mancata individuazione del preposto è punita dall’art. 55, c. 5, lett. d, con l’arresto da due a quattro mesi o con l’ammenda; i criteri generali sono nella pagina su sanzioni: logica generale.

Domande frequenti

Serve una lettera di individuazione anche se il preposto è il titolare?

Se il titolare sovrintende direttamente al lavoro e non c’è nessun altro che coordini, le funzioni di preposto restano a lui, secondo gli interpelli n. 5/2023 e n. 4/2024. Anche in questo caso conviene formalizzare la scelta: nel DVR e nell’organigramma si scrive che la vigilanza è svolta dal datore di lavoro, motivandola con l’organizzazione reale, ad esempio la presenza costante in sede e l’assenza di altre figure di coordinamento.

L’individuazione va comunicata all’INAIL o all’ASL?

No. A differenza del nominativo dell’RLS, che va comunicato all’INAIL, l’atto di individuazione del preposto resta in azienda con la documentazione della sicurezza. Va esibito in caso di controllo. L’unica comunicazione prevista riguarda gli appalti: appaltatori e subappaltatori devono indicare espressamente al committente il personale che svolge la funzione di preposto.

Si può individuare il preposto prima che abbia fatto il corso?

L’atto può essere preparato e firmato in anticipo, ma la decorrenza dell’incarico non deve precedere la fine del corso: l’art. 37 chiede che il preposto riceva la formazione specifica per il ruolo che svolge, e affidargli la vigilanza senza corso espone il datore di lavoro alla violazione dell’obbligo formativo. Nella lettera conviene indicare la data del corso e far partire l’incarico dal giorno successivo al suo completamento.

Il CCNL obbliga a pagare un’indennità al preposto?

Dipende dal contratto applicato. La legge consente ai contratti collettivi di stabilire un emolumento, ma non lo impone. Se il CCNL lo prevede, va riconosciuto; se tace, l’azienda è libera di decidere. In ogni caso il preposto non può subire pregiudizi per la sua attività di vigilanza, ad esempio per aver fermato un collega o segnalato un guasto.