Comunicazione del nominativo RLS all’INAIL: quando e come

La comunicazione del nominativo RLS all’INAIL è dovuta dal datore di lavoro, o dal dirigente incaricato, ogni volta che c’è una nuova elezione o designazione del rappresentante (art. 18 c. 1 lett. aa del D.Lgs. 81/08). Non è un invio annuale: si fa online con il servizio «Dichiarazione Rls» e, se l’RLS non cambia, non va ripetuta.

Cosa prevede la norma oggi

L’art. 18 c. 1 lett. aa obbliga datore di lavoro e dirigenti a «comunicare in via telematica all’INAIL» i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza «in caso di nuova elezione o designazione». L’INAIL li trasmette al sistema informativo nazionale per la prevenzione (SINP). In fase di prima applicazione l’obbligo riguardava anche gli RLS già in carica.

La versione originaria del 2008 prevedeva invece una comunicazione annuale. Il D.Lgs. 106/2009 l’ha sostituita con l’attuale regola e la circolare INAIL n. 43 del 25 agosto 2009 ha chiarito che, se non cambia l’RLS, la comunicazione già fatta resta valida. Se trovate ancora riferimenti a un invio annuale entro il 31 marzo, verificatene la data: la pagina dell’INAIL dedicata alla comunicazione RLS indica che, una volta comunicato l’RLS, non serve un nuovo invio se le nomine non cambiano.

La norma non fissa un termine in giorni. La scelta prudente è inviare la dichiarazione appena si riceve il verbale di elezione, così da avere la ricevuta nella cartella sicurezza già al primo controllo. Elezione e ruolo dell’RLS sono spiegati nel pillar su RLS, RLST e consultazione dei lavoratori.

Quando la comunicazione è dovuta

Il caso dell’RLST merita una precisazione: la procedura INAIL è costruita per l’RLS aziendale, mentre il rappresentante territoriale viene comunicato alle imprese dall’organismo paritetico o dal fondo. Le differenze tra le due figure sono nella pagina sulla differenza tra RLS e RLST.

Chi può fare la comunicazione

L’obbligo è del datore di lavoro e dei dirigenti, che possono avvalersi di delegati. L’INAIL ammette l’invio da parte degli intermediari della legge 12/1979: consulenti del lavoro, commercialisti ed esperti contabili, associazioni di categoria. In pratica, in una piccola impresa la comunicazione la fa spesso lo studio che gestisce le paghe, che ha già la delega sui servizi INAIL.

Anche quando la fa un intermediario, la responsabilità dell’adempimento resta in capo all’azienda. Per questo conviene chiedere sempre la ricevuta e archiviarla accanto al verbale di elezione. Le aziende non assicurate all’INAIL devono prima registrarsi come utenti per accedere al servizio, con l’assistenza della sede territoriale se serve.

La procedura online passo per passo

Il servizio si trova nell’area riservata dei servizi online INAIL, a cui si accede con identità digitale. I passaggi descritti dall’istituto sono questi:

1. Selezionare il servizio «Dichiarazione Rls».
2. Aprire la sezione «Pratica»; l’intermediario usa «Lista deleghe», seleziona l’azienda e clicca «Inserisci».
3. Cliccare «Dichiarazione Rls» e scegliere l’unità produttiva.
4. Cliccare «Inserisci Rappresentante», digitare il codice fiscale dell’RLS e cliccare «Carica rappresentante».
5. Completare cognome, nome e data di nomina, poi «Inserisci rappresentante».
6. Inviare con «Inoltra», confermare e stampare la ricevuta con «Stampa».

Le pratiche già inviate restano consultabili in «Storico Pratiche». Per sostituire un RLS si apre la dichiarazione con «Modifica», la si riporta «In Lavorazione», si richiama il codice fiscale del rappresentante e si aggiornano dati e data di nomina.

Cosa preparare prima di entrare

• Verbale di elezione o designazione, con la data da indicare come data di nomina.
• Codice fiscale, cognome e nome dell’RLS, controllati sul documento.
• Unità produttiva a cui riferire l’RLS, se l’azienda ne ha più di una.
• Delega all’intermediario, se a inviare è lo studio.
• Cartella in cui archiviare la ricevuta, per esempio la sezione sulle comunicazioni INAIL della cartella sicurezza.

Sanzione ed errori tipici

L’omessa comunicazione è punita con una sanzione amministrativa pecuniaria dall’art. 55 c. 5 lett. l. È una delle violazioni più facili da evitare, ma in ispezione emerge spesso insieme ad altre carenze sull’RLS.

Gli errori che ricorrono più spesso:

• verbale di elezione presente, ma nessuna ricevuta INAIL;
• comunicazione fatta per la sede legale invece che per l’unità produttiva in cui l’RLS lavora;
• RLS cambiato senza aggiornare la dichiarazione, che continua a indicare il predecessore;
• data di nomina diversa da quella del verbale;
• convinzione che la comunicazione vada ripetuta ogni anno, con il risultato di non sapere quale sia l’ultima valida.

Esempio: in un negozio con 12 dipendenti l’RLS si dimette a marzo e a maggio i lavoratori eleggono una collega. Lo studio paghe apre la dichiarazione esistente, usa «Modifica», sostituisce codice fiscale e dati, indica come data di nomina quella del verbale di maggio e invia. Il titolare archivia la nuova ricevuta con il verbale, iscrive la nuova RLS al corso di formazione RLS e aggiorna l’organigramma nel DVR.

Il testo della lettera aa è consultabile nell’art. 18 del D.Lgs. 81/08 su tussl.it.

Domande frequenti

C’è una scadenza per comunicare l’RLS all’INAIL?

La norma non indica un termine in giorni: richiede la comunicazione in caso di nuova elezione o designazione. Conviene inviarla appena si riceve il verbale, perché in un controllo l’assenza della ricevuta viene contestata come omessa comunicazione. I riferimenti a un invio annuale entro il 31 marzo, ancora presenti in rete, non corrispondono al testo attuale, che dal 2009 non prevede invii periodici.

Se l’RLS viene rieletto devo rifare la comunicazione?

No, se la persona è la stessa. L’INAIL indica che, una volta comunicato un RLS, non serve un nuovo invio finché le nomine non cambiano. Conviene però conservare il verbale della nuova elezione, che documenta la prosecuzione del mandato. Va fatta invece una nuova comunicazione se cambia anche uno solo dei rappresentanti o se se ne aggiunge un altro.

L’RLS ha lasciato l’azienda: devo cancellarlo?

La procedura non consente di cancellare una dichiarazione già inviata. Quando i lavoratori eleggono il nuovo rappresentante, si usa la funzione «Modifica» per sostituire il precedente con i dati del nuovo RLS e la data di nomina. Nel frattempo è utile annotare nel DVR la cessazione e verificare, secondo l’accordo collettivo applicato, chi esercita le funzioni fino alla nuova elezione.

Il nominativo dell’RLS va comunicato anche all’ASL o all’Ispettorato?

L’art. 18 c. 1 lett. aa prevede la comunicazione all’INAIL, che trasmette i dati al sistema informativo nazionale per la prevenzione. Il D.Lgs. 81/08 non prevede un invio separato all’ASL o all’Ispettorato. Il verbale di elezione resta in azienda, nella cartella sicurezza, e si esibisce in caso di controllo.