Documenti delle attrezzature di lavoro: il fascicolo per macchina

I documenti delle attrezzature di lavoro si organizzano in un fascicolo per ogni macchina: dichiarazione CE di conformità, manuale d'uso e manutenzione, registro dei controlli con almeno gli ultimi tre anni, verbali delle verifiche periodiche se la macchina è nell'Allegato VII, abilitazioni o addestramento di chi la usa. Accanto vanno i documenti degli impianti dei locali e i contratti di manutenzione.

Il punto di partenza

Gli artt. 70 e 71 del D.Lgs. 81/08 chiedono al datore di lavoro attrezzature conformi, installate e usate secondo le istruzioni, sottoposte a idonea manutenzione, a controlli e, per alcune, a verifiche periodiche esterne. Come funzionano questi obblighi è spiegato nella guida alle attrezzature di lavoro. Nella cartella sicurezza quegli obblighi diventano due sezioni: macchine e impianti.

La regola pratica è che i documenti seguono la macchina. Se un carrello elevatore passa da un magazzino all'altro, il suo fascicolo va con lui; se un furgone porta un generatore in trasferta, a bordo deve esserci la documentazione dell'ultimo controllo, come chiede l'art. 71, comma 10, per le attrezzature usate fuori sede.

Il fascicolo di ogni macchina

Il comma 9 dell'art. 71 è l'unico che fissa una durata: i risultati dei controlli vanno riportati per iscritto e conservati, per almeno gli ultimi tre anni, a disposizione degli organi di vigilanza. Per gli altri documenti la legge non dà un termine, e la soluzione più semplice è tenerli fino alla dismissione della macchina. Come strutturare le schede è spiegato nella pagina sul registro delle attrezzature.

Le macchine dell'Allegato VII

Apparecchi di sollevamento, piattaforme di lavoro elevabili, alcuni recipienti a pressione e poche altre attrezzature hanno un percorso documentale in più. Il datore di lavoro comunica la messa in servizio all'INAIL, che assegna la matricola; chiede la prima verifica all'INAIL, che provvede entro 45 giorni; le verifiche successive le chiede ad ASL, ARPA dove competente o a un soggetto abilitato. Dal 7 aprile 2026 la legge 34/2026 ha inserito nell'Allegato VII una voce con verifica triennale per le piattaforme di lavoro mobili elevabili, accanto alla voce già esistente dei ponti mobili sviluppabili su carro ad azionamento motorizzato, che resta a verifica annuale, e a quella dei ponti a sviluppo verticale azionati a mano, che resta biennale: prima di fissare la scadenza va controllata la voce dell'Allegato VII in cui ricade la propria macchina. Il dettaglio di periodicità e soggetti è nella pagina sulle verifiche periodiche delle attrezzature.

Nel fascicolo vanno: ricevuta della comunicazione con la matricola, richieste di verifica con la data di invio (servono a dimostrare la diligenza se il verificatore è in ritardo), verbali con l'esito e la data della verifica successiva.

Le abilitazioni e l'addestramento

Per carrelli elevatori, piattaforme, gru, trattori e macchine movimento terra l'operatore deve avere l'abilitazione prevista dall'art. 73, comma 5, oggi disciplinata dall'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025; gli attestati rilasciati con l'accordo del 2012 restano validi fino alla loro scadenza. In cartella, nel fascicolo della macchina, conviene tenere l'elenco degli operatori abilitati con la scadenza dell'aggiornamento quinquennale, mentre gli attestati restano nella sezione formazione.

Il fascicolo degli impianti

Gli impianti dei locali non sono attrezzature in senso stretto, ma sono documenti che l'ispettore chiede quasi sempre insieme alle macchine.

L'errore più frequente, spiegato nella pagina sulla verifica della messa a terra, è considerare la misura fatta dall'elettricista di fiducia come la verifica periodica del DPR 462/2001: quella va affidata ad ASL, ARPA o a un organismo abilitato, che rilascia il verbale da conservare.

Le manutenzioni: contratti e rapporti

L'art. 71, comma 4, chiede che le attrezzature siano oggetto di idonea manutenzione e corredate, ove necessario, di istruzioni d'uso e libretto di manutenzione; l'art. 64 chiede lo stesso per luoghi di lavoro, impianti e dispositivi. Documentalmente, la manutenzione lascia tre tipi di traccia:

1. Il piano: cosa va fatto e ogni quanto, ricavato dal manuale del fabbricante e dalle norme tecniche. Per le macchine principali basta una tabella in testa al fascicolo.
2. Il contratto: per i manutentori esterni, con oggetto, presidi coperti, frequenze e tempi di intervento. Il manutentore che lavora nei vostri locali è anche un appaltatore: servono le verifiche e le informazioni dell'art. 26, raccolte nella sezione appalti della cartella.
3. Il rapporto: per ogni intervento, data, macchina, lavoro eseguito, ricambi, esito e firma. Se la manutenzione è interna, vale la scheda compilata dal lavoratore incaricato.

Il rapporto va collegato alla macchina: un faldone «fatture manutenzione» ordinato per fornitore non permette di ricostruire la storia di un'attrezzatura dopo un infortunio.

Esempio: un'autofficina con 5 dipendenti

Esempio: autofficina con ponte sollevatore, compressore, carrello elevatore e smerigliatrici. La sezione attrezzature contiene un indice con le sei macchine principali e, per ciascuna, il fascicolo. Il ponte ha dichiarazione CE, manuale, schede dei controlli periodici previsti dal fabbricante degli ultimi tre anni e rapporti del manutentore. Il compressore ha dichiarazione CE e manuale; se il suo serbatoio rientra tra le attrezzature a pressione dell'Allegato VII, si aggiungono matricola e verbali, e la verifica va fatta con il fornitore sui dati di targa. Il carrello ha in più l'elenco dei due operatori abilitati con la scadenza dell'aggiornamento. Nella sezione impianti stanno la dichiarazione di conformità dell'impianto elettrico, il verbale dell'ultima verifica di terra e il contratto con il manutentore della caldaia.

Errori tipici in ispezione

• Manuale presente solo in lingua straniera o sostituito da un depliant commerciale.
• Controlli fatti ma mai scritti, o scritti su fogli sparsi senza riferimento alla macchina.
• Verifica periodica scaduta perché nessuno aveva registrato la data della precedente.
• Operatore del carrello senza abilitazione o con aggiornamento scaduto.
• Attrezzatura dismessa ancora nel DVR, macchina nuova assente dall'indice.

I testi da consultare sono l'art. 71 del D.Lgs. 81/08, il DPR 462/2001 e la pagina INAIL su manutenzione, controllo e verifica.

Domande frequenti

Per quanto tempo vanno conservati i documenti delle attrezzature?

L'art. 71, comma 9, fissa un minimo di tre anni per i risultati dei controlli. Per dichiarazione CE, manuale e verbali delle verifiche la legge non indica un termine, ma servono per tutta la vita della macchina: la dichiarazione dimostra la conformità all'acquisto e i verbali la regolarità nel tempo. Alla dismissione conviene archiviare il fascicolo chiuso, con la data di uscita.

Se ho perso il manuale di una macchina cosa faccio?

Si chiede una copia al fabbricante o al rivenditore, indicando modello e numero di serie; molti fabbricanti la forniscono anche in formato digitale. Se il fabbricante non esiste più, il datore di lavoro con un tecnico ricostruisce le istruzioni essenziali per uso, controlli e manutenzione, sulla base della valutazione dei rischi, e le conserva nel fascicolo spiegando come sono state ottenute.

Il fascicolo può essere solo digitale?

Sì, se i documenti sono consultabili subito durante un controllo e le annotazioni sono datate e non modificabili senza traccia. Per le attrezzature usate fuori sede l'art. 71, comma 10, chiede che il documento dell'ultimo controllo accompagni la macchina: una copia sul telefono del caposquadra o a bordo del mezzo è la soluzione più pratica.

Cambia qualcosa con il nuovo Regolamento macchine?

Il Regolamento (UE) 2023/1230 si applica dal 20 gennaio 2027 e sostituirà la direttiva 2006/42/CE per le macchine immesse sul mercato da quella data. Le macchine già in uso non vanno ridocumentate. Per quelle nuove la dichiarazione citerà il Regolamento e le istruzioni potranno arrivare anche in formato digitale: conviene salvarle nel fascicolo e non lasciarle solo sul sito del fabbricante.