Registro controlli attrezzature: obbligo, contenuti e modello

Il registro dei controlli delle attrezzature è il documento in cui l'azienda annota controlli, manutenzioni e verifiche di ogni macchina. L'art. 71 del D.Lgs. 81/08 chiede di scrivere i risultati dei controlli e di conservare almeno quelli degli ultimi tre anni; per alcune attrezzature, come le macchine di sollevamento, il registro di controllo è previsto in modo specifico.

Cosa dice l'art. 71

Il pillar sulle attrezzature di lavoro inquadra controlli e manutenzione; questa pagina spiega come documentarli. Nell'art. 71 del D.Lgs. 81/08 il registro compare in tre commi.

La differenza tra i due obblighi conta. Il registro di controllo in senso stretto è richiesto per alcune attrezzature: per le macchine di sollevamento, ad esempio, la direttiva macchine chiede al fabbricante di fornirlo o di indicarne i contenuti, come ricorda l'INAIL. L'obbligo del comma 9 invece riguarda tutte le attrezzature soggette ai controlli del comma 8: quelle la cui sicurezza dipende dall'installazione e quelle soggette a deterioramento. In una piccola impresa conviene quindi tenere un unico registro che copra tutte le macchine.

Cosa scrivere per ogni intervento

Ogni riga del registro deve permettere a un ispettore, o a chi subentra nel ruolo, di capire cosa è stato fatto e da chi. Le informazioni minime sono queste:

• attrezzatura, con marca, modello e matricola o un codice interno univoco;
• data dell'intervento;
• tipo: controllo quotidiano, controllo periodico, manutenzione ordinaria, manutenzione straordinaria, controllo straordinario, verifica periodica esterna;
• operazioni eseguite e parti sostituite;
• esito: conforme, conforme con osservazioni, non conforme;
• anomalie rilevate e provvedimento adottato, con data di chiusura;
• nome e firma di chi ha eseguito l'intervento, o riferimento al rapporto della ditta esterna;
• data della prossima scadenza.

Il registro non sostituisce i documenti esterni: rapporti delle ditte, verbali delle verifiche periodiche e certificati dei ricambi si archiviano a parte e il registro li richiama con un numero o una data. La struttura dell'archivio è descritta nella pagina sulle manutenzioni nella cartella sicurezza.

Modello compilato

Esempio: carpenteria metallica con 8 addetti, scheda della troncatrice a nastro e del paranco elettrico a catena del reparto montaggio.

Per funi e catene degli apparecchi di sollevamento l'Allegato VI, punto 3.1.2, prevede controlli trimestrali se il fabbricante non indica diversamente. Il paranco dell'esempio, elettrico e con portata superiore a 200 kg, rientra inoltre tra le attrezzature soggette a verifiche periodiche, il cui verbale va annotato nella stessa scheda.

Carta o digitale, e per quanto tempo

La legge non impone un formato. Un quaderno numerato, un raccoglitore con una scheda per macchina o un foglio di calcolo vanno bene, purché le registrazioni siano leggibili, in ordine di data, attribuibili a chi le ha fatte e disponibili in caso di controllo. Con il digitale servono due accorgimenti: impedire che le righe vecchie vengano cancellate o modificate senza traccia, e prevedere una copia stampabile per la macchina che lavora fuori sede.

Il comma 9 fissa il minimo di tre anni di conservazione. Non c'è un divieto di conservare più a lungo, e per le macchine principali conviene tenere la storia completa fino alla dismissione: aiuta a ricostruire guasti ricorrenti e, dopo un infortunio, dimostra la regolarità della manutenzione nel tempo.

Attrezzature fuori sede

Il comma 10 riguarda imprese edili, manutentori, installatori, aziende del verde: chi porta attrezzature presso clienti o cantieri. Ponteggi, trabattelli, piattaforme, gruppi elettrogeni e motoseghe soggetti ai controlli del comma 8 devono avere con sé un documento che attesti l'ultimo controllo con esito positivo. Basta una copia della scheda o un cartellino firmato, purché sia vicino all'attrezzatura e aggiornato. Il tema è sviluppato nella pagina sulle attrezzature portate dall'azienda.

Come organizzarlo in una piccola impresa

Il registro funziona se ha un responsabile. Conviene incaricare per iscritto una persona, spesso il preposto di reparto o il manutentore interno, di tenerlo aggiornato, raccogliere le liste quotidiane e segnalare le scadenze. Il datore di lavoro, o chi ne fa le veci, lo rivede a intervalli fissi, ad esempio una volta al mese, e firma la revisione.

Tre passaggi rendono il sistema solido:

1. Partire dall'elenco delle attrezzature allegato al DVR, così che ogni macchina abbia la sua scheda e nessuna resti fuori.
2. Aprire la scheda alla messa in servizio, con il controllo iniziale e i dati del manuale, e chiuderla alla dismissione con la data di uscita.
3. Definire una regola semplice per le anomalie: chi le annota mette la macchina fuori servizio se la sicurezza è compromessa, e solo chi chiude l'anomalia la rimette in uso.

Esempio: in un'azienda di 6 addetti il titolare incarica il capo officina; ogni venerdì quest'ultimo raccoglie le liste della settimana, le archivia e riporta nel registro le anomalie aperte. Bastano venti minuti a settimana.

Errori tipici in ispezione

• Registro compilato tutto nello stesso giorno, con la stessa penna, poco prima del controllo: la ricostruzione a posteriori si nota.
• Righe con "tutto ok" senza indicare cosa è stato controllato.
• Anomalie annotate e mai chiuse: la macchina risulta difettosa e ancora in uso.
• Manca la firma o il nome di chi ha eseguito il controllo.
• Verbali delle verifiche periodiche conservati altrove e non collegati alla macchina.
• Nessun piano: il registro registra quello che capita, non quello che il manuale prevede.

Per evitare l'ultimo errore il registro va abbinato a uno scadenziario che dica cosa controllare e quando: un modello è nella pagina sulle scadenze delle verifiche attrezzature. Le frequenze da inserire si leggono nel manuale d'uso e manutenzione.

Domande frequenti

Il registro dei controlli è obbligatorio anche per un'azienda di 3 persone?

L'obbligo di scrivere i risultati dei controlli dipende dalle attrezzature, non dal numero di dipendenti. Se in azienda ci sono macchine la cui sicurezza dipende dall'installazione o soggette a deterioramento, i controlli dell'art. 71, comma 8, vanno fatti e i risultati scritti. Per un'impresa piccola basta un registro semplice, con una scheda per ogni attrezzatura.

Chi deve firmare il registro?

Firma chi ha eseguito il controllo o l'intervento: l'operatore per i controlli quotidiani, il manutentore per la manutenzione, per il controllo straordinario dopo una riparazione una persona competente ai sensi dell'art. 71, comma 8, cioè il manutentore qualificato, il riparatore o un preposto solo se ha la competenza tecnica necessaria. Per gli interventi delle ditte esterne si annota il riferimento al loro rapporto. Il datore di lavoro, o chi ha ricevuto il compito, controlla periodicamente che il registro sia completo e che le anomalie siano chiuse.

Il registro va consegnato all'INAIL o all'ASL?

No, il registro si tiene in azienda e si mostra su richiesta degli organi di vigilanza, che possono chiederlo durante un'ispezione. Anche i verbali delle verifiche periodiche dell'Allegato VII vanno conservati e tenuti a disposizione. Le comunicazioni all'INAIL riguardano altro, come la messa in servizio delle attrezzature soggette a verifica.

Le liste di controllo quotidiane vanno conservate tre anni?

Rientrano tra i risultati dei controlli se il controllo quotidiano è previsto dal manuale o dal piano di manutenzione, quindi conviene conservarle almeno tre anni, come chiede il comma 9. Per non accumulare carta, molte aziende riportano nel registro una sintesi mensile firmata e archiviano i fogli originali in una cartella per macchina.