Preposto di fatto: quando lo sei anche senza nomina

Il preposto di fatto è chi, senza alcun atto di individuazione, coordina e controlla il lavoro dei colleghi: assegna compiti, dà istruzioni, corregge. Per l’art. 299 del D.Lgs. 81/08 ha gli stessi obblighi e le stesse responsabilità del preposto formale. Contano i poteri esercitati davvero, non il titolo sul contratto o sul biglietto da visita.

Cosa dice l’art. 299 e perché conta

L’art. 299 del D.Lgs. 81/08 stabilisce che le posizioni di garanzia di datore di lavoro, dirigente e preposto «gravano altresì su colui il quale, pur sprovvisto di regolare investitura, eserciti in concreto i poteri giuridici» propri di quelle figure. Il testo è consultabile nella versione coordinata dell’art. 299.

È il principio di effettività: la legge guarda a cosa fa una persona, non a come è inquadrata. Per il preposto si combina con la definizione dell’art. 2, lett. e, che descrive chi «sovrintende alla attività lavorativa» e controlla l’esecuzione delle direttive. Se una persona fa queste cose con continuità, è preposto anche se nessuno l’ha scritto. Il quadro completo della figura, con obblighi e formazione, è nella pagina sul preposto e la sicurezza.

Preposto formale e preposto di fatto a confronto

La differenza, quindi, non sta negli obblighi del preposto, che sono gli stessi, ma nella posizione dell’azienda. Il preposto di fatto risponde comunque; il datore di lavoro, in più, non ha individuato né formato una figura che esisteva.

I segnali che fanno di una persona un preposto

Nessun elemento da solo è decisivo, ma più segnali insieme rendono la conclusione quasi certa. Sono gli aspetti che un ispettore verifica parlando con i lavoratori, ad esempio chiedendo «chi vi dice cosa fare quando il titolare non c’è».

• Distribuisce il lavoro: decide chi fa cosa, in che ordine, con quale attrezzatura.
• Dà istruzioni operative che gli altri seguono, anche solo per consuetudine.
• Controlla il risultato e corregge chi sbaglia.
• Gestisce turni, sostituzioni, pause, aperture e chiusure.
• È il riferimento quando il titolare è assente, anche per poche ore al giorno.
• Riceve fornitori, ditte esterne o clienti e decide come organizzare il lavoro di conseguenza.

Non bastano, invece, l’anzianità di servizio o la competenza tecnica. La mappa di tutte le figure aziendali è nella pagina sulle figure della sicurezza. Il collega esperto che aiuta un neoassunto per qualche giorno, senza poteri su di lui, è un affiancatore, non un preposto.

Ruoli che di solito significano preposto

I titoli che si trovano più spesso nelle piccole imprese hanno una lettura abbastanza costante, ma vanno sempre confrontati con la realtà. La tabella indica quando il ruolo coincide quasi sempre con il preposto e quando potrebbe non coincidere.

Due casi meritano attenzione. Il primo è il responsabile «solo il sabato» o «solo la sera»: anche una sovrintendenza limitata a certi turni rende la persona preposto in quei turni. Il secondo è l’impresa con un solo dipendente o in cui il titolare dirige personalmente ogni attività. Il Ministero del Lavoro, con l’interpello n. 5/2023, ha precisato che l’obbligo di individuare il preposto sussiste sempre e che la coincidenza con il datore di lavoro è una «extrema ratio», ammessa quando il datore sovrintende direttamente; con un solo lavoratore le funzioni del preposto sono svolte necessariamente dal datore.

Test rapido: nella mia azienda ci sono preposti?

Rispondete per ogni persona che non sia il titolare. Più di due risposte affermative indicano con buona probabilità un preposto, formale o di fatto.

1. Decide o comunica ai colleghi cosa devono fare durante la giornata?
2. I colleghi le chiedono il permesso o il parere prima di cambiare modo di lavorare?
3. Corregge chi sbaglia, anche solo a voce?
4. È il riferimento quando il titolare è fuori sede?
5. Organizza turni, ferie, sostituzioni o pause?
6. Apre o chiude l’attività e decide se iniziare il lavoro?
7. Può dire a un collega di smettere di usare un’attrezzatura?
8. Accoglie le ditte esterne e indica loro dove e quando lavorare?
9. Riceve le lamentele dei colleghi su guasti, DPI o problemi di sicurezza?
10. Nel mansionario, nel contratto o nell’organigramma compare come «responsabile», «capo» o «coordinatore»?

Esempio: un bar con titolare e quattro dipendenti. Il titolare lavora al mattino; la sera il locale è gestito da Laura, che apre la cassa, assegna i tavoli e dice ai colleghi quando pulire la macchina del caffè. Laura risponde sì alle domande 1, 3, 4, 6 e 7: è preposto di fatto per il turno serale, e il datore di lavoro deve individuarla e farle seguire il corso.

Cosa fare quando scoprite un preposto di fatto

Scoprire un preposto non individuato non è un problema in sé: lo diventa se la situazione resta com’è. Conviene sistemarla con ordine.

1. Decidere se il ruolo deve restare: se la persona coordina davvero, va confermata; se no, va riorganizzato il lavoro perché smetta di farlo.
2. Individuarla per iscritto, con reparto o turno, poteri e sostituto, come spiegato nella pagina su nomina o individuazione del preposto.
3. Verificare la formazione da lavoratore e programmare il corso preposti di 12 ore, in presenza o in videoconferenza sincrona.
4. Aggiornare l’organigramma della sicurezza nel DVR.
5. Spiegare ai colleghi chi è il riferimento, così l’assetto scritto corrisponde a quello reale.

Un errore tipico è fare il percorso al contrario: si nomina il dipendente più disponibile, che però non coordina nessuno, mentre la persona che di fatto guida il reparto resta fuori. In caso di controllo o di infortunio si guarda comunque a chi esercitava i poteri: l’atto scritto non sposta la responsabilità su chi non li aveva.

Domande frequenti

Il preposto di fatto risponde anche se non ha mai fatto il corso?

Sì. L’art. 299 lega la posizione di garanzia ai poteri esercitati, non alla formazione ricevuta. La mancanza del corso, però, pesa anche sul datore di lavoro, che doveva individuarlo e formarlo. In un procedimento si valuta caso per caso cosa il preposto poteva conoscere e fare, ma l’assenza di formazione non lo esclude automaticamente dagli obblighi dell’art. 19.

Basta togliere il titolo di «responsabile» per evitare il problema?

No. Il titolo non conta: se la persona continua a distribuire e controllare il lavoro, resta preposto di fatto. L’unico modo per farla uscire dal ruolo è cambiare davvero l’organizzazione, ad esempio con il titolare presente in ogni turno o con un altro preposto individuato e formato. Altrimenti la soluzione corretta è individuarla per iscritto.

Un dipendente part-time può essere preposto di fatto?

Sì, se nelle ore in cui lavora coordina altri colleghi. La legge non richiede un orario minimo. Il caso tipico è il part-time del fine settimana che apre il negozio e organizza gli altri commessi. Anche in questo caso servono individuazione e corso preposti, con l’accortezza di indicare nell’atto i giorni o i turni in cui svolge il ruolo.

Il preposto di fatto può rifiutarsi di continuare?

Può chiedere al datore di lavoro di non svolgere più compiti di coordinamento, e il datore può riorganizzare il lavoro. Finché però continua a esercitarli, gli obblighi dell’art. 19 restano. La legge vieta qualsiasi pregiudizio legato all’attività di vigilanza e consente ai contratti collettivi di prevedere un compenso per il ruolo (art. 18, c. 1, lett. b-bis).