Sedi condivise: sicurezza con più aziende nello stesso edificio

Quando più aziende lavorano nello stesso edificio, ogni datore di lavoro resta responsabile dei propri locali e dei propri lavoratori, mentre le parti comuni sono gestite da proprietà, condominio o ente gestore. L’art. 26 del D.Lgs. 81/08 entra in gioco quando c’è un appalto o un contratto di servizi; per le emergenze il D.M. 2 settembre 2021 chiede piani coordinati.

Tre livelli di responsabilità

Il capitolo sui luoghi di lavoro spiega i requisiti dei locali. In un edificio condiviso la domanda è chi li deve garantire, e la risposta si divide su tre livelli.

Il primo livello sono i locali di ciascuna azienda. L’art. 64 obbliga ogni datore di lavoro a mantenere conformi all’Allegato IV i propri luoghi di lavoro: porte, pavimenti, illuminazione, servizi igienici, uscite sgombre. Se i locali sono in affitto, i rapporti con la proprietà seguono le regole spiegate nella pagina sui locali in affitto.

Il secondo livello sono le parti comuni: atrio, scale, ascensori, cortile, parcheggio, centrale termica, impianto di illuminazione delle scale. Le gestisce il proprietario dell’edificio, il condominio tramite l’amministratore o l’ente di gestione del centro commerciale, secondo il codice civile, il regolamento e i contratti. Per esempio la manutenzione dell’ascensore va affidata a una ditta abilitata dal proprietario o dal suo legale rappresentante, come previsto dal DPR 162/1999; i controlli sono descritti nella pagina sulla manutenzione degli ascensori.

Il terzo livello sono i lavoratori. Anche se le scale non sono dell’azienda, i dipendenti le usano ogni giorno: l’art. 28 chiede di valutare tutti i rischi per la loro sicurezza, quindi anche quelli del percorso comune. Se il gradino rotto o la luce delle scale guasta dipendono dal condominio, il datore di lavoro segnala per iscritto, chiede l’intervento e, nel frattempo, adotta le misure che sono nelle sue possibilità.

Le situazioni tipiche

Esempio: una società di consulenza con tre dipendenti affitta due postazioni fisse in un coworking. Il gestore si occupa di impianti, pulizie, estintori e reception. La società non ha locali propri, ma ha lavoratori: il suo DVR deve descrivere la postazione, i videoterminali, il percorso di esodo e chi gestisce l’emergenza in quella sede. Le informazioni vanno chieste al gestore e conservate; se il gestore ha propri addetti all’emergenza, va chiarito per iscritto se coprono anche i lavoratori dei clienti.

Quando si applica l’art. 26

L’art. 26 del D.Lgs. 81/08 riguarda i lavori, servizi e forniture affidati a un’impresa appaltatrice o a lavoratori autonomi all’interno dell’azienda o di una sua unità produttiva, purché il committente abbia la disponibilità giuridica dei luoghi. Prevede verifica dell’idoneità, informazione sui rischi dell’ambiente, cooperazione e coordinamento tra i datori di lavoro e, quando dovuto, il DUVRI. Il testo è nel D.Lgs. 81/08 su Normattiva.

In una sede condivisa questo significa due cose. Quando un’azienda fa entrare un manutentore o un’impresa di pulizie nei propri locali, è lei il committente e gli obblighi sono suoi. Quando il condominio o il gestore fa pulire le scale o rifare la facciata, il committente è il condominio o il gestore: le aziende inquiline non firmano il DUVRI di quell’appalto, ma hanno interesse a essere informate, perché i loro lavoratori passano accanto al cantiere o all’impresa al lavoro. I ruoli sono spiegati nella pagina su committente e appaltatore.

Tra aziende confinanti che non hanno contratti tra loro l’art. 26 non impone un coordinamento specifico. Resta però l’obbligo di ciascuno di valutare i rischi che arrivano dai vicini, come un’officina rumorosa o un deposito di solventi sotto un ufficio, e di chiedere informazioni. La strada pratica è un accordo scritto tra gli occupanti e chi gestisce le parti comuni.

Emergenze: rinvio alla pagina dedicata

L’emergenza è il punto in cui la condivisione pesa di più: allarme comune, scale comuni, punto di raccolta unico. Il D.M. 2 settembre 2021 chiede che, quando nello stesso edificio ci sono luoghi di lavoro con titolari diversi, i piani di emergenza siano coordinati, e che le esercitazioni si facciano in collaborazione. Il contenuto dell’accordo, le prove congiunte e gli errori tipici sono trattati nella pagina sulla gestione delle emergenze in un edificio con più aziende.

Cosa mettere nell’accordo sulle parti comuni

Oltre all’emergenza, conviene che gli occupanti e chi gestisce l’edificio scrivano alcune regole di convivenza quotidiana. Non serve un documento lungo: basta una pagina firmata e aggiornata quando cambiano gli occupanti.

1. Divieto di depositare materiali su pianerottoli, corridoi comuni e davanti alle uscite.
2. Orari e aree per carico e scarico, con regole di circolazione dei mezzi nel cortile.
3. Modalità per segnalare guasti a luci, ascensore, porte, pavimenti, e tempi di intervento attesi.
4. Preavviso dei lavori sulle parti comuni, con indicazione dell’impresa e dei rischi per chi passa.
5. Accesso di imprese esterne e fornitori, con eventuale registro alla reception.
6. Elenco dei referenti di ciascuna azienda e del gestore, con i recapiti.

Esempio: in un piccolo capannone diviso tra una falegnameria e un’azienda di spedizioni, i camion dello spedizioniere manovrano nel cortile dove passano gli addetti della falegnameria per raggiungere lo spogliatoio. Un accordo con percorso pedonale segnato, fascia oraria per le manovre e divieto di sosta davanti alla porta pedonale risolve un rischio che nessuna delle due aziende potrebbe gestire da sola. Le regole per pedoni e mezzi sono nella pagina sulle vie di circolazione.

Checklist per la sede condivisa

• Parti comuni usate dai lavoratori descritte nel DVR, con i rischi e chi li gestisce.
• Referente di proprietà, amministratore o gestore individuato, con recapiti.
• Segnalazioni di guasti fatte per iscritto e conservate.
• Informazioni ricevute su impianti comuni, emergenza e addetti del gestore.
• Imprese che lavorano nei propri locali gestite con l’art. 26.
• Accordo scritto sulle parti comuni e sul coordinamento dell’emergenza.
• Rischi provenienti dalle aziende vicine considerati e, se serve, discussi con loro.

Domande frequenti

In un coworking chi deve fare il DVR?

Ogni datore di lavoro che ha lavoratori nel coworking deve averlo, per i propri lavoratori. Il gestore valuta i rischi dei suoi dipendenti e cura spazi, impianti e servizi secondo il contratto, ma non fa il DVR dei clienti. L’azienda che usa le postazioni chiede al gestore informazioni su impianti, emergenza e presidi, e le inserisce nella propria valutazione.

L’amministratore di condominio è responsabile della sicurezza dei lavoratori dei negozi?

Non dei lavoratori, che restano sotto la responsabilità dei rispettivi datori di lavoro. L’amministratore gestisce le parti comuni secondo il codice civile e il regolamento, e quando affida lavori o servizi sulle parti comuni agisce per il condominio come committente. Il negozio segnala per iscritto i problemi delle parti comuni che toccano i suoi lavoratori e ne chiede la soluzione.

Devo fare il DUVRI per l’impresa che pulisce le scale del condominio?

No, se non l’avete incaricata voi: il committente è il condominio, che gestisce l’appalto. Il DUVRI riguarda l’impresa che lavora nei vostri locali per vostro conto, quando ne ricorrono i presupposti. È comunque utile sapere quando l’impresa delle scale lavora e con quali prodotti, per avvisare i vostri lavoratori di pavimenti bagnati o di passaggi chiusi.

Il negozio nel centro commerciale può usare le uscite del centro come proprie?

Sì, se le procedure del centro lo prevedono e le uscite sono adeguate anche per le persone presenti nel negozio. Il negozio deve conoscere il regolamento e il piano del centro, indicare nel proprio DVR quali uscite usa e come si raccorda con gli addetti del centro. Le uscite interne al negozio restano comunque sotto la sua responsabilità.