Gestione emergenze in un edificio con più aziende

Quando nello stesso edificio lavorano più aziende, ogni datore di lavoro resta responsabile dell'emergenza per i propri lavoratori, ma i piani devono essere coordinati e le prove di evacuazione organizzate in collaborazione, come chiede il D.M. 2 settembre 2021. Per gli appaltatori presenti nei vostri locali vale invece l'art. 26 del D.Lgs. 81/08: informazione, cooperazione e coordinamento.

Le situazioni tipiche

Il problema si presenta in forme diverse, ma la domanda di fondo è sempre la stessa: chi dà l'allarme, chi decide l'evacuazione e dove ci si ritrova quando le persone presenti dipendono da datori di lavoro diversi.

L'ultimo caso è il rovescio della medaglia e ha una pagina dedicata alle emergenze presso terzi. Il quadro generale della squadra è nella pagina sulla squadra di emergenza aziendale.

Cosa dicono le norme

Il D.M. 2 settembre 2021 contiene due disposizioni specifiche. Il punto 2.2 dell'Allegato II stabilisce che, quando nello stesso edificio ci sono più luoghi di lavoro con titolari diversi, i piani di emergenza devono essere coordinati. Il punto 1.3 dell'Allegato I aggiunge che, dove coesistono più datori di lavoro, per le esercitazioni antincendio servono collaborazione e coordinamento. Lo stesso Allegato I, al punto 1.2, chiede di fornire agli addetti alla manutenzione e agli appaltatori informazioni adeguate sulle misure generali, sulle azioni in caso di incendio e sulle procedure di evacuazione.

Per i lavori affidati a terzi dentro la propria azienda vale l'art. 26 del D.Lgs. 81/08: il committente informa l'appaltatore sui rischi dell'ambiente e sulle misure di emergenza adottate, coopera e coordina gli interventi. Le misure di emergenza per gli interferenti entrano nel DUVRI, quando è dovuto; quando non lo è, l'informazione resta comunque obbligatoria. Le regole sull'art. 26 sono nella pagina su appalti e interferenze.

Nessuna di queste norme trasferisce la responsabilità da un datore di lavoro all'altro. Ogni azienda continua a designare i propri addetti, a formarli e a informare i propri lavoratori. Il coordinamento serve a evitare che due procedure si contraddicano proprio sulle cose comuni: scale, uscite, allarme, punto di raccolta.

Chi coordina in pratica

Le norme chiedono il coordinamento ma non indicano chi debba promuoverlo in un edificio condiviso. Nella pratica la soluzione più funzionale è che lo faccia chi gestisce le parti comuni: la proprietà, l'amministratore o l'ente di gestione del centro commerciale. Spesso è anche il soggetto responsabile di impianti comuni come allarme, illuminazione delle scale o centrale termica, e, se le parti comuni comprendono attività soggette ai controlli dei Vigili del Fuoco, degli adempimenti di prevenzione incendi che le riguardano.

Esempio: in una galleria commerciale l'ente di gestione ha di solito un proprio piano per le aree comuni, con allarme centralizzato e addetti propri. Il singolo negozio deve conoscerlo e scrivere le proprie procedure in modo coerente: chi spegne le casse, chi accompagna i clienti verso l'uscita indicata dal centro, chi va al punto di raccolta comune. Avere il piano del centro non esonera il negozio dai propri obblighi.

Se nessuno prende l'iniziativa, conviene che lo faccia il datore di lavoro con più persone presenti o con il rischio più alto. Il D.M. 2 settembre 2021 non prescrive un accordo separato né firme, ma mettere il risultato per iscritto è il modo più semplice per dimostrare il coordinamento: per esempio un breve accordo firmato dai datori di lavoro e da chi gestisce le parti comuni.

Cosa mettere nell'accordo

Appaltatori e lavoratori esterni presenti

Imprese di pulizia che lavorano la sera, manutentori, tecnici degli impianti, installatori: sono persone presenti nei locali che spesso non conoscono uscite e punto di raccolta. Le regole minime sono quattro:

1. informarli prima dell'inizio su vie di esodo, allarme, punto di raccolta e numero da chiamare, documentando la consegna;
2. indicare nel DUVRI, quando dovuto, le misure di emergenza comuni e i referenti;
3. se lavorano in orari in cui gli addetti dell'azienda non ci sono, chiarire per iscritto chi gestisce l'emergenza in quella fascia, per esempio l'impresa con propri addetti formati;
4. coinvolgerli nelle prove di evacuazione, quando la loro presenza è stabile.

Esempio: un'impresa di pulizie lavora ogni sera dalle 19 alle 22 in un ufficio chiuso. Nessun addetto dell'ufficio è presente. Il committente fornisce planimetria e procedure, l'impresa garantisce che nella squadra serale ci sia un proprio lavoratore formato. Il punto va scritto e verificato in una riunione di coordinamento, non dato per scontato.

Prove di evacuazione congiunte

Una prova fatta da un solo inquilino, mentre gli altri continuano a lavorare, verifica poco: non misura i tempi reali sulle scale comuni e non mette alla prova l'allarme condiviso. Il D.M. 2 settembre 2021 chiede collaborazione e coordinamento proprio per le esercitazioni. Dove il piano è obbligatorio, la prova si fa almeno una volta l'anno; le modalità di organizzazione e verbalizzazione sono nella pagina sulle prove di evacuazione.

Per una prova congiunta conviene fissare in anticipo un referente per azienda, uno scenario unico, un osservatore ai punti critici, come le scale e l'uscita principale, e un verbale comune con le azioni correttive assegnate a ciascuno.

Checklist di coordinamento

• Accordo scritto tra i datori di lavoro e chi gestisce le parti comuni, con data e firme.
• Piano di emergenza di ogni azienda che richiama le regole comuni.
• Planimetrie aggiornate con tutte le attività presenti nell'edificio.
• Elenco dei referenti e degli addetti per azienda, esposto e aggiornato.
• Informazioni consegnate agli appaltatori presenti, con firma di ricevuta.
• Ultima prova congiunta verbalizzata, con azioni correttive chiuse.

Errori tipici

Gli scostamenti più frequenti sono prevedibili: ogni inquilino ha un punto di raccolta diverso, a volte in conflitto con il traffico dei mezzi di soccorso; la planimetria di un'azienda mostra un'uscita comune che l'azienda vicina tiene chiusa a chiave; nessuno sa chi debba aprire il cancello ai Vigili del Fuoco; l'impresa di pulizie serale non ha mai visto il piano. Sono problemi che un ispettore nota subito chiedendo ai lavoratori dove si va in caso di allarme.

Il testo dell'art. 26 è su Normattiva, D.Lgs. 81/2008; il D.M. 2 settembre 2021 è nella Gazzetta Ufficiale n. 237 del 4 ottobre 2021.

Domande frequenti

Il mio ufficio è in un condominio: devo fare il piano di emergenza?

Dipende dalla vostra attività, non dal condominio. Il piano scritto è obbligatorio con almeno dieci lavoratori, con oltre cinquanta persone presenti insieme in un luogo aperto al pubblico o se l'attività è soggetta ai controlli dei Vigili del Fuoco. In ogni caso le vostre misure di emergenza devono tenere conto delle scale e delle uscite comuni, concordate con l'amministratore e gli altri occupanti.

Se il centro commerciale ha un suo piano, il negozio deve averne uno?

Sì, se il negozio rientra nei casi dell'art. 2 del D.M. 2 settembre 2021; altrimenti servono comunque le misure di emergenza nel DVR e gli addetti designati. Il piano del centro riguarda le aree comuni. Il negozio integra le proprie procedure con quelle del centro: allarme, uscite da usare, punto di raccolta, chi assiste i clienti.

Chi paga la prova di evacuazione comune?

La legge non lo stabilisce. Ogni datore di lavoro sostiene i costi dei propri obblighi, come la formazione dei suoi addetti; le spese per impianti e aree comuni seguono di solito i rapporti tra proprietà e conduttori. Conviene scriverlo nell'accordo di coordinamento, così la prova annuale non salta per una discussione sui costi.

L'impresa di pulizie deve partecipare alle prove?

Se è presente durante l'orario della prova o lavora stabilmente nei locali, coinvolgerla è il modo più semplice per dimostrare che l'informazione sulle emergenze è stata data e capita. Se lavora in orari diversi, va informata per iscritto sulle procedure e deve garantire che nella sua squadra ci sia una persona formata per gestire l'emergenza.