Riunione periodica sicurezza art. 35: guida e verbale

La riunione periodica dell’art. 35 del D.Lgs. 81/08 è obbligatoria almeno una volta l’anno nelle aziende e unità produttive con più di 15 lavoratori. La indice il datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione; partecipano datore, RSPP, medico competente se nominato e RLS. Si esaminano DVR, infortuni, sorveglianza sanitaria, DPI e formazione, e si redige un verbale.

Quando la riunione è obbligatoria

Il comma 1 dell’art. 35 lega l’obbligo al numero di lavoratori: oltre 15, la riunione si tiene almeno una volta all’anno. Il conteggio segue le regole dell’art. 4 del decreto, che indica quali lavoratori si computano e quali no; il ragionamento completo sulle soglie è nel capitolo quando scattano gli obblighi. Conta sia la dimensione dell’azienda sia quella della singola unità produttiva, e conviene verificarla ogni anno, perché un’impresa che passa da 14 a 17 dipendenti entra nell’obbligo senza che nessuno glielo comunichi.

Il comma 4 aggiunge un secondo caso: la riunione si tiene anche in occasione di significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie con riflessi sulla sicurezza. Nelle unità produttive fino a 15 lavoratori è l’RLS che ha la facoltà di chiederne la convocazione in questi casi.

Il testo è consultabile su Normattiva. In sintesi:

Chi partecipa e con quale ruolo

I partecipanti sono indicati dalla legge: il datore di lavoro o un suo rappresentante, l’RSPP, il medico competente ove nominato e il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. Se manca uno di loro senza motivo, la riunione perde parte della sua funzione, e il verbale dovrebbe registrarlo.

Il rappresentante del datore deve essere qualcuno in grado di decidere, almeno sulle misure discusse: mandare un impiegato senza poteri trasforma la riunione in una lettura di documenti. Il medico competente porta i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria, che l’art. 25 gli chiede di comunicare proprio in questa occasione, con indicazioni sul loro significato. L’RLS porta le segnalazioni dei lavoratori e può chiedere che vengano messe a verbale.

Possono partecipare anche altre persone utili alla discussione, come un preposto di reparto o il responsabile della manutenzione, purché il verbale distingua chi partecipa per legge e chi è invitato. Ruoli e diritti del rappresentante dei lavoratori sono descritti nel capitolo RLS, RLST e consultazione dei lavoratori.

L’ordine del giorno: i punti obbligatori e quelli utili

Il comma 2 elenca ciò che il datore di lavoro sottopone all’esame dei partecipanti:

1. il documento di valutazione dei rischi;
2. l’andamento degli infortuni, delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
3. i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale;
4. i programmi di informazione e formazione di dirigenti, preposti e lavoratori.

Il comma 3 prevede che si possano individuare codici di comportamento e buone prassi per prevenire infortuni e malattie professionali, e obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva. È qui che la riunione si collega al piano annuale sicurezza: il bilancio delle misure dell’anno e le priorità del successivo sono l’argomento più concreto che si possa mettere in agenda.

Un ordine del giorno pratico, inviato almeno una settimana prima con i documenti da leggere, può essere questo: stato del DVR e modifiche dell’anno; infortuni e quasi infortuni con le analisi fatte; relazione del medico competente; DPI in uso, problemi segnalati e nuove scelte; formazione svolta e programmata; avanzamento del programma di miglioramento; varie.

Come scrivere il verbale

Il comma 5 è breve: della riunione va redatto un verbale, che resta a disposizione dei partecipanti per la consultazione. La legge non impone un modello, ma un verbale utile in caso di controllo o di infortunio ha sempre gli stessi elementi.

Checklist del verbale

• intestazione con ragione sociale, unità produttiva, data, luogo e orari;
• elenco dei presenti con il ruolo di ciascuno, e degli assenti con il motivo;
• richiamo all’art. 35 e indicazione se è la riunione annuale o una riunione straordinaria;
• per ciascun punto dell’ordine del giorno: documenti esaminati, sintesi della discussione, osservazioni dell’RLS e del medico;
• decisioni prese, ciascuna con responsabile e scadenza;
• elenco degli allegati, come la relazione sanitaria anonima o la tabella degli infortuni;
• firme dei partecipanti.

L’errore più comune è il verbale fotocopia: lo stesso testo ogni anno, con «si conferma il DVR vigente» e nessuna decisione. Per un ispettore un verbale che non registra né problemi né azioni dimostra che la riunione si è svolta solo sulla carta. Un altro errore è non allegare i dati discussi: se il verbale cita «andamento infortuni in calo», la tabella con i numeri deve essere allegata.

Un modello pronto da compilare è nel fac-simile del verbale di riunione sicurezza.

Esempio: una riunione che produce decisioni

Esempio: un’azienda di produzione di arredi con 22 dipendenti tiene la riunione annuale a novembre. Dalla relazione del medico emergono tre giudizi con limitazioni al sollevamento nello stesso reparto di montaggio. L’RLS riferisce che gli operatori tolgono le cuffie perché impediscono di sentire le comunicazioni con il carrellista. Il registro interno riporta due quasi infortuni con il carrello nella stessa corsia.

Il verbale registra tre decisioni: valutazione della movimentazione dei carichi del reparto montaggio da rifare entro febbraio, con il preventivo per un sollevatore a ventosa; prova di otoprotettori con funzione di ascolto delle voci su due operatori entro gennaio; segnaletica orizzontale e specchio parabolico nella corsia entro dicembre, a cura del responsabile di magazzino. Alla riunione successiva il primo punto dell’ordine del giorno sarà la verifica di queste tre azioni.

Gli altri verbali che una piccola impresa dovrebbe tenere

La riunione periodica non è l’unico momento da mettere per iscritto. Altri incontri hanno una base normativa precisa o sono la prova più semplice di un obbligo adempiuto.

La consultazione dell’RLS, secondo l’art. 50, deve essere preventiva e tempestiva: un verbale firmato il giorno dopo la firma del DVR non lo è. Le modalità sono descritte nella pagina riunione con l’RLS, mentre il verbale con le imprese esterne è trattato in verbale di coordinamento. Per il sopralluogo del medico, che deve visitare gli ambienti di lavoro con la cadenza stabilita, il riferimento è la pagina sul sopralluogo del medico competente.

Domande frequenti

Con 12 dipendenti devo fare la riunione periodica?

Non è obbligatoria come riunione annuale, perché la soglia dell’art. 35 è oltre 15 lavoratori. Diventa dovuta se l’RLS o l’RLST la chiede in occasione di variazioni significative dei rischi, ad esempio l’arrivo di un nuovo impianto. Un incontro annuale con RSPP e medico, verbalizzato in forma semplice, resta comunque una buona prova di gestione organizzata.

La riunione si può fare in videoconferenza?

L’art. 35 non prescrive la presenza fisica. Una riunione in videoconferenza è utilizzabile se tutti i partecipanti possono intervenire, esaminare i documenti e se il verbale riporta modalità di collegamento, presenti e decisioni. Conviene raccogliere le firme del verbale anche in forma digitale o con un messaggio di approvazione di ciascun partecipante, da conservare in archivio.

Chi scrive il verbale e chi lo conserva?

Di solito lo redige l’RSPP, che spesso conduce la riunione, ma la responsabilità di tenerla e documentarla è del datore di lavoro. Il verbale firmato va conservato nella cartella sicurezza aziendale, insieme agli allegati, e messo a disposizione dei partecipanti. Una copia all’RLS e al medico competente evita contestazioni sul contenuto.

Se il medico competente non è nominato, la riunione si fa lo stesso?

Sì. La legge prevede la partecipazione del medico competente solo ove nominato: se la valutazione dei rischi non ha fatto emergere obblighi di sorveglianza sanitaria, la riunione si svolge con datore di lavoro, RSPP e RLS. In questo caso il punto sull’andamento della sorveglianza sanitaria si chiude con la motivazione della mancata nomina.