Verbale riunione di coordinamento: fac simile commentato

Il verbale della riunione di coordinamento registra chi ha partecipato, quali rischi si sono scambiati committente e appaltatore, quali misure hanno deciso e chi deve attuarle. Non ha un modello di legge: deve dimostrare che la cooperazione e il coordinamento dell'art. 26 ci sono stati. Sotto trovi un fac simile commentato voce per voce.

A cosa serve il verbale

Quando convocare la riunione e chi invitare è spiegato nella pagina sulla riunione di coordinamento; il quadro generale degli obblighi è nel capitolo appalti e interferenze. Qui ci si occupa del documento che resta dopo l'incontro.

L'art. 26, commi 2 e 3, del D.Lgs. 81/2008 chiede di cooperare, coordinarsi e informarsi reciprocamente, ma non dice come provarlo. Il verbale è la prova più semplice. In un'ispezione o dopo un infortunio, l'organo di vigilanza cerca la risposta a tre domande: l'appaltatore sapeva dei rischi del luogo? Il committente sapeva cosa avrebbe portato l'appaltatore? Le misure erano state decise prima dell'inizio dei lavori? Un verbale ben fatto risponde a tutte e tre con una data e delle firme.

Il verbale non sostituisce il DUVRI quando questo è dovuto. Sono due documenti diversi: il DUVRI valuta i rischi da interferenza e indica le misure, va allegato al contratto e aggiornato; il verbale racconta un incontro e le decisioni prese in quel momento. Negli appalti esclusi dal DUVRI dal comma 3-bis, invece, il verbale è spesso l'unico documento del coordinamento, e per questo deve contenere le misure in modo esplicito.

Il fac simile commentato

Il testo che segue va adattato all'appalto. Le parti tra parentesi quadre si compilano; i commenti in corsivo spiegano perché la voce c'è e non vanno copiati nel verbale.

1. Intestazione

Verbale di riunione di coordinamento ai sensi dell'art. 26 del D.Lgs. 81/2008. Data: [gg/mm/aaaa], ora di inizio e fine: [...]. Luogo: [indirizzo e area dell'unità produttiva]. Modalità: in presenza / in videoconferenza.

La data è l'elemento più importante: dimostra che il coordinamento è avvenuto prima dell'inizio dei lavori o prima della modifica.

2. Appalto di riferimento

Committente: [ragione sociale]. Appaltatore: [ragione sociale]. Subappaltatori autorizzati: [ragione sociale o "nessuno"]. Contratto od ordine n. [...] del [...]. Oggetto: [descrizione breve]. Durata prevista: dal [...] al [...]. Orari: [...]. Aree interessate: [reparti, locali, piazzale].

Il riferimento al contratto collega il verbale all'appalto giusto, soprattutto se l'impresa lavora per più commesse.

3. Partecipanti

Per ciascuno: nome, ruolo e impresa. Esempio: titolare del committente, responsabile del magazzino, RSPP; titolare dell'appaltatore, capo squadra.

Scrivere il ruolo, non solo il nome: deve risultare che erano presenti chi decide e chi lavora sul posto.

4. Sopralluogo

Effettuato sì / no. Aree visitate: [...]. Osservazioni: [...].

5. Informazioni del committente sui rischi dell'ambiente

Consegnati: estratto del DVR per le aree interessate, planimetria con vie di esodo, regolamento accessi, schede o elenco delle sostanze presenti [indicare cosa e in che forma]. Rischi segnalati: [per esempio traffico di carrelli, quadri elettrici, pavimenti scivolosi, aree a rischio incendio].

Indicare cosa è stato consegnato rende verificabile l'adempimento dell'art. 26, comma 1, lettera b.

6. Informazioni dell'appaltatore sui rischi introdotti

Attrezzature: [...]. Prodotti chimici, con schede di sicurezza: [...]. Lavorazioni particolari, come lavori a caldo, in quota o su impianti elettrici: [...]. Numero di addetti e preposto: [...].

7. Interferenze individuate e misure concordate

Una riga per ogni interferenza, con tre elementi: interferenza, misura, chi la attua. Esempio: "Transito carrelli nella corsia 3 durante i lavori in quota: corsia chiusa con transenne dalle 13 alle 17; chiusura a cura del capo magazzino, verifica a cura del capo squadra".

È la voce che un ispettore legge per prima. "Si raccomanda la massima attenzione" non è una misura.

8. Emergenze

Vie di esodo e punto di raccolta: [...]. Addetti antincendio e primo soccorso del committente: [nomi o ruoli]. Numero interno da chiamare: [...]. Presidi messi a disposizione: [...].

9. Regole operative

Tessera di riconoscimento con fotografia, generalità e indicazione del datore di lavoro (art. 26, comma 8). Registrazione di ingresso e uscita. Divieto di usare attrezzature del committente salvo accordo scritto. Gestione di rifiuti e imballaggi. Divieto di fumo e di lavori a caldo senza permesso di lavoro.

10. DUVRI

DUVRI dovuto sì / no, motivo: [...]. Se dovuto: condiviso / aggiornato alla revisione n. [...]; costi della sicurezza da interferenze indicati nel contratto: sì / no.

11. Prossime verifiche

Data della prossima verifica: [...]. Le parti si riconvocano in caso di nuovi subappaltatori, nuove aree, nuove lavorazioni o incidenti.

12. Firme

Firma di ciascun partecipante, con impresa e ruolo.

Cosa registrare e cosa evitare

Firme e conservazione

Firmano tutti i partecipanti, per ciascuna impresa. La firma del capo squadra dell'appaltatore conta quanto quella del titolare, perché è lui a dover applicare le misure. Se un partecipante non firma, il verbale lo annota con il motivo. In videoconferenza vale la firma digitale o una conferma scritta del testo inviato, conservata con il verbale.

Copia del verbale va a ogni impresa presente, che la trasmette ai propri lavoratori interessati: l'appaltatore deve informare i suoi addetti delle misure concordate, il committente i propri. L'RLS del committente e quello dell'appaltatore hanno diritto, su richiesta, a copia del DUVRI (art. 50, comma 5, testo su TUSSL); trasmettere anche il verbale è buona prassi.

La legge non fissa un tempo di conservazione specifico per questo verbale. In pratica va tenuto almeno per tutta la durata del contratto e, prudenzialmente, anche dopo, insieme a contratto, DUVRI, verifica dell'idoneità tecnico-professionale e registro ingressi: sono i documenti che servono se si deve ricostruire un infortunio. Dove archiviarli è indicato nella sezione DUVRI e appalti della cartella sicurezza.

Errori tipici in ispezione

• Verbale con data successiva all'inizio dei lavori: prova che il coordinamento è stato fatto dopo.
• Stesso testo fotocopiato per fornitori diversi, con il solo nome cambiato.
• Misure scritte nel verbale ma non applicate: l'ispettore trova la corsia aperta e il verbale diventa una prova contro il committente.
• Nessun verbale dei subappaltatori entrati in corso d'opera.
• Verbale della riunione periodica dell'art. 35 usato come se fosse un verbale di coordinamento: sono riunioni diverse, con partecipanti e scopi diversi, come spiega la guida alle riunioni e verbali.

Esempio: un'impresa di 8 dipendenti affida la manutenzione annuale del compressore a un tecnico esterno, un giorno di lavoro con una persona. Il DUVRI non è dovuto, perché l'intervento resta entro i cinque uomini-giorno e non presenta rischi del comma 3-bis. Il verbale, di una pagina, registra il sezionamento con lucchetto del tecnico, il divieto di riavvio per il personale interno, il locale chiuso agli altri lavoratori durante l'intervento e il numero del referente. Bastano dieci righe, ma sono dieci righe concrete.

Domande frequenti

Il verbale di coordinamento può sostituire il DUVRI?

No, quando il DUVRI è dovuto. Il DUVRI va allegato al contratto e aggiornato con l'evoluzione dell'appalto; il verbale documenta un incontro. Negli appalti esclusi dal comma 3-bis, come servizi intellettuali, mere forniture o lavori entro cinque uomini-giorno senza rischi particolari, il verbale è invece lo strumento più semplice per dimostrare informazione, cooperazione e coordinamento, che restano obbligatori.

Chi deve redigere il verbale?

Di solito il committente, che promuove il coordinamento ai sensi dell'art. 26, comma 3, spesso con il supporto dell'RSPP. Nulla vieta che lo scriva l'appaltatore, purché il testo sia condiviso e firmato da tutti. L'importante è che il contenuto rifletta quanto deciso e che ogni impresa ne riceva copia da trasmettere ai propri lavoratori.

Il verbale va firmato anche dall'RLS?

Non è obbligatorio, perché l'RLS non è un partecipante necessario della riunione di coordinamento. Se viene invitato, firma come presente. Il suo diritto previsto dalla legge riguarda la copia del DUVRI, su richiesta, per l'appaltatore e per il committente (art. 50, comma 5). Coinvolgerlo è utile quando l'appalto cambia il lavoro quotidiano dei colleghi.

Un verbale vale per tutta la durata di un contratto pluriennale?

Solo se nulla cambia. Nuovi subappaltatori, nuove aree, orari diversi, nuove attrezzature o un incidente richiedono un nuovo incontro e un nuovo verbale, oppure un aggiornamento firmato di quello esistente. Per i contratti continuativi conviene fissare nel verbale stesso una verifica periodica, per esempio a ogni rinnovo, così la revisione non dipende dalla memoria.