Sicurezza sul lavoro in ufficio e negli studi professionali

La sicurezza sul lavoro in ufficio è un obbligo anche per lo studio professionale con una sola segretaria: il titolare deve valutare i rischi nel DVR, svolgere o affidare il ruolo di RSPP, designare gli addetti alle emergenze e formare il personale. I rischi sono bassi ma reali: videoterminali, microclima, impianto elettrico, cadute, incendio e stress.

Chi deve rispettare gli obblighi in uno studio

Il D.Lgs. 81/08 si applica a ogni attività con lavoratori, comprese le professioni intellettuali: commercialisti, avvocati, consulenti del lavoro, architetti, ingegneri, agenzie, uffici amministrativi di aziende. Per la legge è lavoratore anche chi svolge un tirocinio formativo o di orientamento, e l’apprendista. Il libero professionista che lavora da solo, senza dipendenti né tirocinanti, non ha invece l’obbligo del DVR.

Le situazioni più frequenti, e cosa comportano:

Chi sia formalmente il datore di lavoro in uno studio associato o in una società tra professionisti è spiegato nella pagina su chi è il datore di lavoro. Il testo del decreto è consultabile su Normattiva.

I rischi di un ufficio e come scriverli nel DVR

Un DVR per ufficio non deve essere lungo, ma deve essere specifico. Le voci tipiche sono sei.

1. Videoterminali: postazione, schermo, sedia, illuminazione, riflessi, pause. È il rischio principale e ha regole proprie (Titolo VII).
2. Microclima: temperatura, umidità, correnti d’aria del climatizzatore, manutenzione e pulizia dei filtri.
3. Impianto elettrico: prese sovraccariche, ciabatte in serie, cavi a terra, quadro elettrico accessibile.
4. Cadute e urti: cavi sui percorsi, archivi con scaffali alti, scale portatili per raggiungere i faldoni, pavimenti bagnati.
5. Incendio: carta in archivio, apparecchi elettrici, vie di esodo nei condomini.
6. Stress lavoro-correlato: scadenze fiscali, rapporto con clienti difficili, reperibilità via smartphone.

Vanno poi considerate le lavoratrici in gravidanza, che nel lavoro d’ufficio di solito possono restare nella mansione con qualche adattamento, e l’eventuale lavoro da casa. Un modello commentato di documento è nella pagina sul DVR per ufficio.

Videoterminali: la soglia delle 20 ore

È videoterminalista chi usa un’attrezzatura munita di schermo in modo sistematico o abituale per almeno 20 ore settimanali, dedotte le interruzioni previste dall’art. 175: 15 minuti di pausa o cambio di attività ogni 120 minuti di applicazione continua, salvo diversa disciplina della contrattazione collettiva. Per il videoterminalista scatta la sorveglianza sanitaria (art. 176), con visita preventiva e poi periodica: ogni due anni per chi ha più di 50 anni o è stato giudicato idoneo con prescrizioni, ogni cinque anni negli altri casi. Le regole sulla postazione, con la checklist per verificarla, sono nel capitolo videoterminali e uffici.

In uno studio professionale quasi tutti superano la soglia: segretaria, contabile, praticante che inserisce dati. Il risultato è che anche uno studio di tre persone ha spesso bisogno del medico competente.

Microclima e impianto elettrico

L’Allegato IV del D.Lgs. 81/08 chiede che la temperatura dei locali sia adeguata all’organismo umano durante il lavoro, tenendo conto dei metodi di lavoro e degli sforzi fisici. Negli uffici i problemi più comuni sono i getti d’aria fredda diretti sulle postazioni e gli impianti di climatizzazione con filtri mai puliti: conviene annotare la manutenzione e indicare nel DVR chi la fa. Approfondimento nella pagina sul microclima in ufficio.

Per l’impianto elettrico il datore di lavoro deve far verificare l’impianto di messa a terra secondo il DPR 462/2001, ogni 5 anni negli uffici ordinari. L’obbligo è di chi usa l’impianto come datore di lavoro, non del proprietario dell’immobile: in affitto, la verifica tocca allo studio. I controlli quotidiani sono più semplici: niente ciabatte collegate tra loro, niente stufette elettriche sotto la scrivania, quadro elettrico raggiungibile. Vedi la pagina sull’impianto elettrico dell’ufficio.

Lo studio piccolo con 1-3 dipendenti: il pacchetto minimo

Per un piccolo studio la burocrazia può sembrare sproporzionata. In realtà il pacchetto minimo è contenuto e si organizza in poche settimane.

1. DVR scritto, datato e firmato; per le aziende fino a 50 lavoratori è possibile usare le procedure standardizzate.
2. Ruolo di RSPP svolto dal titolare, dopo il corso previsto dall’Accordo del 17 aprile 2025, oppure affidato a un consulente esterno.
3. Corso per il datore di lavoro: con l’Accordo 2025 tutti i datori di lavoro devono frequentare un corso di almeno 16 ore, da completare entro maggio 2027.
4. Formazione dei dipendenti: 4 ore di generale più 4 di specifica per il rischio basso, aggiornamento di 6 ore ogni cinque anni, svolta prima di adibire la persona alla mansione.
5. Addetti antincendio (livello 1, 4 ore, nella maggior parte degli uffici) e primo soccorso (gruppo C se meno di tre lavoratori, gruppo B da tre in su, salvo i casi del gruppo A), con aggiornamenti.
6. Medico competente, se c’è almeno un videoterminalista.
7. Cassetta o pacchetto di medicazione, estintori con controllo semestrale, verifica di messa a terra.

Il titolare può essere egli stesso addetto antincendio e primo soccorso, a condizione di aver fatto i corsi. In uno studio dove spesso è fuori per udienze o sopralluoghi, però, conviene formare anche un dipendente, perché l’addetto deve essere presente quando in studio ci sono lavoratori. Il percorso documentale completo è nella pagina sui documenti minimi dell’ufficio.

Esempio di calcolo: costi e ore del primo anno

Esempio: uno studio di commercialista con titolare, 2 impiegate a tempo pieno e 1 tirocinante. Ore di formazione da organizzare nel primo anno:

Le ore di corso dei dipendenti sono orario di lavoro retribuito e vanno messe a budget insieme al costo dei corsi e della visita del medico competente per i tre videoterminalisti.

Stress, clienti e lavoro fuori sede

La valutazione dello stress lavoro-correlato è obbligatoria per tutti, anche per lo studio con un dipendente (art. 28 c. 1-bis). Negli studi le fonti tipiche sono i picchi di scadenze, l’orario che si allunga, la reperibilità serale su messaggi e mail, il rapporto con clienti esigenti o aggressivi. Il metodo INAIL in due fasi, con la lista degli indicatori, è descritto nella pagina sullo stress lavoro-correlato in ufficio.

Molti studi alternano lavoro in sede, da casa e presso i clienti. Il lavoro agile richiede l’informativa scritta sui rischi prevista dalla legge sul lavoro agile, mentre l’attività presso le aziende clienti richiede di informarsi sui loro rischi. Questi temi sono trattati nel capitolo su lavoro da remoto, smart working e lavoro fuori sede, al quale rimandiamo.

Errore tipico in ispezione

Lo studio ha un DVR comprato online, identico a quello di centinaia di uffici, dove si legge che nessuno usa il videoterminale per più di 20 ore. Basta chiedere alla segretaria come passa la giornata per smentirlo, e la mancata sorveglianza sanitaria diventa una violazione autonoma. Un secondo errore frequente riguarda le pulizie: l’impresa esterna lavora la sera senza alcuno scambio di informazioni sui rischi, quando l’art. 26 lo richiede.

Checklist dell’ufficio in regola

• DVR specifico per lo studio, datato e firmato
• Valutazione dello stress lavoro-correlato
• Nomina dell’RSPP o attestato del titolare RSPP
• Attestato del corso per datore di lavoro, o programmazione entro maggio 2027
• Attestati di formazione dei dipendenti e dei tirocinanti
• Addetti antincendio e primo soccorso designati e formati
• Nomina del medico competente e giudizi di idoneità dei videoterminalisti
• Postazioni VDT verificate: schermo, sedia regolabile, riflessi
• Verifica della messa a terra entro i 5 anni
• Estintori controllati ogni sei mesi, uscite e percorsi liberi
• Informazioni scambiate con l’impresa di pulizie

La versione dettagliata è nella checklist dell’ufficio in regola.

Domande frequenti

Il praticante di uno studio legale è un lavoratore ai fini della sicurezza?

La definizione di lavoratore dell’art. 2 del D.Lgs. 81/08 prescinde dal tipo di contratto e comprende anche i tirocinanti. Il praticante che frequenta lo studio stabilmente, usa le sue attrezzature e segue le sue istruzioni va quindi trattato come lavoratore: formazione, valutazione della postazione e, se usa il videoterminale per almeno 20 ore settimanali, sorveglianza sanitaria. In caso di dubbio conviene includerlo.

Ogni quanto si fa la visita per i videoterminalisti?

Dopo la visita preventiva, la periodicità ordinaria è quinquennale. Diventa biennale per chi ha compiuto 50 anni e per chi è stato giudicato idoneo con prescrizioni o limitazioni. Il lavoratore può chiedere una visita anche fuori scadenza se i disturbi sono collegati al lavoro e il medico competente lo ritiene giustificato.

Il titolare di uno studio può fare da RSPP?

Sì, uno studio professionale rientra tra le attività in cui il datore di lavoro può svolgere direttamente i compiti del servizio di prevenzione e protezione, entro le soglie dell’Allegato II. Deve frequentare il corso previsto dall’Accordo del 17 aprile 2025 e i relativi aggiornamenti. In alternativa può nominare un RSPP esterno, restando comunque responsabile della valutazione dei rischi.

Se l’ufficio è in un condominio, chi pensa all’antincendio?

Le parti comuni sono gestite dal condominio, ma il datore di lavoro resta responsabile per i propri locali: estintori, addetti, istruzioni di evacuazione e coordinamento con le regole dell’edificio. Conviene chiedere all’amministratore come funzionano allarmi, scale e punto di raccolta, e riportarlo nelle istruzioni di emergenza dello studio.