Smart working e sicurezza: obblighi, informativa e trasferte

Nello smart working la sicurezza resta a carico del datore di lavoro: deve valutare i rischi del lavoro agile, consegnare al lavoratore e all'RLS almeno una volta l'anno un'informativa scritta sui rischi generali e specifici (art. 22 L. 81/2017) e garantire strumenti sicuri. Il lavoratore coopera, scegliendo luoghi idonei. INAIL copre anche gli infortuni fuori sede.

Tre modi di lavorare lontano dalla sede

Per una piccola impresa «lavoro da remoto» significa cose molto diverse: l'impiegata amministrativa che lavora da casa due giorni a settimana, il programmatore che ha una postazione fissa nel suo appartamento, il commerciale sempre in auto, il tecnico che passa la giornata da un cliente all'altro. La legge le tratta in modo diverso, e il primo passo è capire in quale caso ci si trova.

Il testo della legge 81/2017 è breve e si legge in pochi minuti; vale la pena farlo prima di firmare il primo accordo.

Lavoro agile: l'informativa scritta e gli altri obblighi

L'art. 22 c. 1 della L. 81/2017 stabilisce che il datore di lavoro «garantisce la salute e la sicurezza» di chi lavora in modalità agile e a tal fine consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un'informativa scritta che individua i rischi generali e i rischi specifici connessi a quella modalità di lavoro. Il comma 2 aggiunge che il lavoratore è tenuto a cooperare all'attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore per fronteggiare i rischi della prestazione all'esterno dei locali aziendali.

L'informativa non sostituisce la valutazione dei rischi: ne è la traduzione pratica per il lavoratore. Il DVR deve comprendere il lavoro agile come modalità organizzativa, con i rischi tipici (postazione improvvisata, videoterminale, impianto elettrico domestico, isolamento, orari dilatati) e le misure decise.

Un'informativa utile, e non un modulo di dieci pagine copiato da internet, contiene almeno:

1. Requisiti minimi del luogo scelto: illuminazione, ricambio d'aria, spazio, assenza di ingombri, impianto elettrico in condizioni apparentemente buone, niente prolunghe a cascata.
2. Indicazioni per la postazione al videoterminale, anche con computer portatile: tastiera e mouse esterni, schermo all'altezza degli occhi, pause.
3. Uso corretto dei dispositivi forniti e divieto di modificarli.
4. Luoghi da evitare: all'aperto con sole diretto sullo schermo, mezzi in movimento, luoghi dove non si può chiedere aiuto.
5. Comportamento in caso di emergenza o infortunio e a chi comunicarlo.
6. Gestione dei tempi di disconnessione previsti dall'accordo.

Un modello commentato è nella pagina sull'informativa sui rischi, mentre le regole ergonomiche sono nel capitolo su videoterminali e uffici.

Strumenti di lavoro forniti dall'azienda

L'art. 18 c. 2 della L. 81/2017 rende il datore di lavoro responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore. Computer, alimentatori, monitor e cuffie devono essere conformi e in buono stato, e la sostituzione di un alimentatore danneggiato non può restare a carico del dipendente. Il Protocollo nazionale sul lavoro agile del 7 dicembre 2021, sottoscritto da Ministero del Lavoro e parti sociali, conferma questa impostazione e indica la fornitura della strumentazione da parte del datore come regola generale.

Telelavoro: quando la postazione è fissa

Il telelavoro è una forma più rigida. La postazione è stabile e definita, di solito a casa del lavoratore, e il datore di lavoro ne risponde come di una postazione aziendale. L'art. 3 c. 10 del D.Lgs. 81/08, consultabile su Normattiva, prevede che ai lavoratori a distanza si applichino le norme del Titolo VII sui videoterminali, indipendentemente da dove si trovi la postazione. Il datore li informa sulle politiche aziendali di salute e sicurezza e adotta misure per prevenire l'isolamento.

Per verificare la postazione, il datore, l'RLS e le autorità competenti possono accedere al luogo in cui si svolge il lavoro, ma se si tratta dell'abitazione del lavoratore servono il preavviso e il suo consenso. In pratica molte aziende fanno una verifica iniziale documentata con foto e una checklist compilata insieme al lavoratore.

Errore tipico in ispezione

L'azienda chiama «smart working» un'organizzazione in cui il dipendente lavora sempre da casa, con orario fisso, alla stessa scrivania fornita dall'azienda. Nei fatti è telelavoro, e i documenti predisposti per il lavoro agile (accordo, informativa) non bastano: manca la valutazione della postazione fissa ai sensi del Titolo VII. Il nome scelto nel contratto non cambia gli obblighi, contano le modalità effettive.

Infortuni da remoto: cosa copre l'INAIL

L'art. 23 della L. 81/2017 estende la tutela INAIL agli infortuni e alle malattie professionali dovuti ai rischi connessi alla prestazione resa all'esterno dei locali aziendali. È coperto anche l'infortunio in itinere nel tragitto tra l'abitazione e il luogo scelto per lavorare, quando la scelta è dettata da esigenze connesse alla prestazione o alla conciliazione vita-lavoro e risponde a criteri di ragionevolezza.

Esempio: una dipendente in lavoro agile inciampa nel cavo del portatile mentre va a rispondere a una videochiamata di lavoro. L'evento è collegato alla prestazione e va gestito come un infortunio sul lavoro: comunicazione all'azienda, certificato medico, denuncia INAIL nei termini ordinari. Lo stesso inciampo mentre stende il bucato in pausa pranzo difficilmente sarà riconosciuto. Per questo l'informativa deve dire chiaramente al lavoratore come e a chi segnalare subito un evento.

Il punto pratico è il tempo. Se l'infortunio comporta un'assenza di almeno un giorno, escluso quello dell'evento, il datore di lavoro deve inviare all'INAIL la comunicazione a fini statistici entro 48 ore dalla ricezione del certificato (art. 18, c. 1, lett. r). Se la prognosi supera i tre giorni, il datore di lavoro deve inviare la denuncia all'INAIL entro due giorni da quando ha ricevuto i riferimenti del certificato medico. Con un dipendente che lavora da casa la notizia può arrivare tardi o in modo informale, magari con un messaggio il lunedì per un fatto del venerdì: nell'accordo individuale conviene scrivere che ogni evento va comunicato subito, anche se sembra banale, al referente indicato. Lo stesso vale per i quasi incidenti, utili per capire se le indicazioni dell'informativa funzionano.

Trasferte e lavoro fuori sede

Il commerciale che percorre 40.000 km l'anno, il tecnico dell'assistenza, l'installatore che dorme in albergo per una commessa: per loro la «sede» è un furgone o il luogo di un cliente. L'art. 28 chiede di valutare tutti i rischi, compresi quelli legati alla tipologia di prestazione, e questi lavoratori ne hanno di specifici:

• guida per lavoro, spesso la prima causa di infortuni gravi per chi lavora in trasferta;
• lavoro isolato in luoghi sconosciuti, senza colleghi che possano dare l'allarme;
• carico di lavoro e orari irregolari, con viaggi serali e pernottamenti;
• rischi del luogo di destinazione, che dipendono dal cliente.

Le misure tipiche sono un mezzo aziendale manutenuto e attrezzato, regole sull'uso del telefono alla guida, pianificazione degli spostamenti che eviti tratte notturne dopo una giornata piena, una procedura di contatto con orari di check-in. Il dettaglio è nella pagina sulle trasferte, mentre gli obblighi verso il cliente che ti ospita sono trattati nel capitolo su come lavorare presso clienti.

Una procedura di contatto in cinque righe

Esempio di procedura per un tecnico che lavora da solo: messaggio al referente all'arrivo da ogni cliente; chiamata di controllo se non arriva il messaggio entro 30 minuti dall'orario previsto; seconda chiamata al cliente; attivazione dei soccorsi se nessuno risponde; registro giornaliero degli spostamenti. Per i casi più a rischio esistono dispositivi «uomo a terra». Gli schemi completi sono in procedure di contatto e di emergenza.

Checklist per il datore di lavoro

• Ogni forma di lavoro a distanza è classificata correttamente: agile, telelavoro, fuori sede
• Accordo individuale scritto per il lavoro agile, con tempi di riposo e disconnessione
• Comunicazione del lavoro agile inviata tramite i canali del Ministero del Lavoro
• DVR aggiornato con lavoro agile e trasferte
• Informativa scritta consegnata a lavoratore e RLS, con data e firma, rinnovata ogni anno
• Strumenti forniti registrati, conformi e con procedura per la sostituzione
• Formazione dei lavoratori che comprende i rischi del lavoro a distanza
• Procedura di contatto per chi lavora da solo o in trasferta
• Valutazione dello stress che consideri iperconnessione e isolamento

Sul rischio di non staccare mai si veda la pagina su smart working e iperconnessione.

Domande frequenti

Il datore di lavoro deve controllare la casa del dipendente in smart working?

No. Nel lavoro agile la postazione non è fissa e il datore non ha la disponibilità dell'abitazione: il suo obbligo è informare per iscritto sui rischi e sui requisiti del luogo, fornire strumenti sicuri e formare. Il lavoratore coopera scegliendo luoghi adatti. Diverso il telelavoro, dove la postazione fissa può essere verificata con preavviso e consenso del lavoratore.

L'informativa sui rischi va consegnata anche all'RLS?

Sì, l'art. 22 della L. 81/2017 la prevede espressamente sia per il lavoratore sia per il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale. Se in azienda non c'è un RLS interno, il riferimento è il rappresentante territoriale. Conviene conservare la prova della consegna, ad esempio una firma o una ricevuta di posta elettronica.

Chi lavora in smart working fa la visita per videoterminalisti?

Dipende dal tempo al videoterminale, non dal luogo. Se il lavoratore usa il computer in modo sistematico o abituale per almeno venti ore settimanali, dedotte le pause, è videoterminalista e va sottoposto a sorveglianza sanitaria, anche se una parte delle ore è svolta da casa. Il calcolo va fatto sommando tempo in sede e tempo da remoto.

Un infortunio in un bar dove lavoro con il portatile è coperto?

Può esserlo, se l'infortunio è collegato all'attività lavorativa e la scelta del luogo è ragionevole e compatibile con l'accordo individuale e l'informativa ricevuta. La valutazione spetta all'INAIL caso per caso. Per questo molte aziende indicano nell'accordo i criteri per scegliere i luoghi, escludendo quelli rumorosi, affollati o senza condizioni minime di sicurezza.