Videoterminalista: la soglia delle 20 ore e gli obblighi

È videoterminalista chi usa uno schermo in modo sistematico o abituale per almeno 20 ore settimanali, dedotte le pause previste dalla legge (art. 173 D.Lgs. 81/08). Superata la soglia scattano tre obblighi precisi: pausa o cambio di attività di 15 minuti ogni 2 ore, sorveglianza sanitaria su vista e postura, postazione conforme all'Allegato XXXIV.

Chi è videoterminalista: come contare le 20 ore

La definizione dell'art. 173 ha tre elementi: un'attrezzatura con videoterminale (monitor di PC, cassa con postazione PC completa, tablet usato come postazione fissa; restano esclusi i registratori di cassa e le attrezzature con un piccolo display necessario al loro uso diretto, art. 172 c. 2 lett. d), un uso sistematico o abituale e la soglia di 20 ore alla settimana, calcolate togliendo le interruzioni dell'art. 175. Conta quindi il tempo effettivo davanti allo schermo nella settimana tipica, non il tempo di presenza in ufficio e non la settimana eccezionale di chiusura del bilancio.

Il conteggio va fatto per persona e per mansione, e annotato nel DVR. Un metodo pratico è chiedere a ciascuno di stimare per una o due settimane le ore al PC al giorno, poi confrontare il dato con il responsabile. Quando la stima è vicina alla soglia conviene una valutazione prudente, perché la qualifica porta con sé visite e pause, non sanzioni a carico del lavoratore.

Tre casi a confronto

Il secondo caso mostra perché il dettaglio conta: basta un'ora in più al giorno per superare la soglia. Approfondimenti e casi limite, come i lavoratori di call center o gli addetti alle casse, sono nella scheda chi è videoterminalista.

Pause: 15 minuti ogni 2 ore, ma con regole precise

L'art. 175 riconosce al videoterminalista il diritto di interrompere l'attività con pause o con un cambiamento di attività. Le modalità le stabilisce la contrattazione collettiva, anche aziendale. Se il contratto non dice nulla, vale il minimo di legge: 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa al videoterminale.

Quattro dettagli vengono spesso trascurati:

• la pausa fa parte dell'orario di lavoro, è retribuita e non può essere assorbita da accordi di riduzione dell'orario;
• le pause non si possono sommare all'inizio o alla fine della giornata per entrare dopo o uscire prima;
• i tempi di attesa della risposta del sistema non contano come pausa, se il lavoratore resta alla postazione;
• il medico competente può stabilire, per singoli lavoratori, pause diverse per durata e frequenza.

Il cambio di attività vale come pausa solo se toglie davvero lo sguardo dallo schermo: archiviare documenti cartacei, fare fotocopie, accogliere un cliente allo sportello. Passare dal PC al telefono con un gestionale aperto davanti non lo è. Esempi di organizzazione in un ufficio piccolo sono nella pagina su pause e cambi di attività.

Sorveglianza sanitaria e occhiali

L'art. 176 sottopone i videoterminalisti a sorveglianza sanitaria, con attenzione ai rischi per la vista e gli occhi e all'apparato muscolo-scheletrico. La prima visita va fatta prima di adibire il lavoratore all'attività; poi la periodicità dipende dal giudizio e dall'età.

Il lavoratore può chiedere una visita straordinaria se avverte disturbi legati al lavoro al VDT. Il datore di lavoro fornisce a proprie spese i dispositivi speciali di correzione visiva quando la visita ne mostra la necessità e quelli normali non bastano: tipicamente lenti per la distanza intermedia dello schermo. Gli occhiali da vista comuni restano invece a carico del lavoratore. Per la nomina del medico e il funzionamento delle visite si veda il capitolo medico competente e sorveglianza sanitaria; i disturbi più comuni sono descritti nella pagina sull'affaticamento visivo.

La postazione secondo l'Allegato XXXIV

L'art. 174 chiede di analizzare i posti di lavoro per i rischi alla vista, la postura, l'affaticamento fisico e mentale e le condizioni ergonomiche e igieniche. L'Allegato XXXIV traduce questi principi in requisiti minimi. Ecco i punti da verificare con il metro in mano.

• Schermo orientabile e inclinabile, immagine stabile, caratteri leggibili, luminosità e contrasto regolabili.
• Bordo superiore dello schermo un po' più in basso della linea degli occhi, a una distanza di circa 50-70 cm.
• Tastiera separata dallo schermo e inclinabile, con spazio davanti per appoggiare avambracci e mani; mouse sullo stesso piano della tastiera.
• Piano di lavoro poco riflettente, abbastanza ampio, con altezza indicativamente tra 70 e 80 cm e spazio libero per le gambe.
• Sedile stabile, regolabile in altezza, con schienale regolabile in altezza e inclinazione; poggiapiedi stabile a disposizione di chi lo richiede.
• Schermo perpendicolare alle finestre, tende o veneziane per controllare la luce diurna, nessun riflesso o abbagliamento dalle lampade.

Il portatile usato tutto il giorno senza supporto e senza tastiera esterna è la non conformità più diffusa negli uffici piccoli. Si risolve con poca spesa: supporto per alzare lo schermo, tastiera e mouse separati. Una lista pronta da stampare è la checklist postazione VDT; il capitolo sugli uffici e studi professionali inquadra gli altri rischi dell'ufficio.

Smart working e lavoro ibrido

Il Titolo VII si applica anche a chi lavora da remoto con il PC aziendale. Nel lavoro agile la legge 81/2017 aggiunge l'obbligo di consegnare al lavoratore e all'RLS, almeno una volta all'anno, un'informativa scritta sui rischi generali e specifici. Il datore non controlla la postazione di casa come quella in ufficio, ma deve fornire strumenti idonei e istruzioni chiare su come allestirla. Nella pratica funzionano tre accorgimenti: consegnare con il portatile anche monitor esterno o supporto, tastiera e mouse; allegare all'informativa una breve guida illustrata per sistemare sedia, schermo e luce; chiedere al lavoratore di segnalare per iscritto i disturbi, così che il medico competente possa valutarli. Le ore lavorate da casa al PC si sommano a quelle in ufficio nel calcolo della soglia delle 20 ore. Per le regole complete si veda lavoro da remoto, smart working e lavoro fuori sede.

Checklist per il titolare di un ufficio

Esempio: uno studio con 6 impiegati, di cui 4 al PC quasi tutto il giorno. Questo è il percorso minimo.

1. Stimare le ore nette al VDT di ogni addetto e annotarle nel DVR.
2. Per chi supera le 20 ore: nominare il medico competente e programmare la visita preventiva.
3. Stabilire le pause per iscritto, se il contratto collettivo non le regola diversamente.
4. Verificare ogni postazione con la checklist e correggere le non conformità.
5. Fare informazione e formazione sui rischi da VDT, come prevede l'art. 177.
6. Archiviare giudizi di idoneità, eventuali prescrizioni e scadenze delle visite.

Le violazioni degli obblighi del Titolo VII sono punite dall'art. 178 con l'arresto o l'ammenda per datore di lavoro e dirigenti. Il testo aggiornato degli articoli da 172 a 179 è su Normattiva. La scheda tecnica dell'INAIL sul rischio è nel portale Prevenzione e sicurezza INAIL: videoterminali.

Domande frequenti

Le 20 ore si contano a settimana o in media?

L'art. 173 parla di uso sistematico o abituale per venti ore settimanali, dedotte le pause. Nella pratica si considera la settimana tipica della mansione: una singola settimana fuori norma non cambia la qualifica, mentre un uso stabilmente sopra soglia sì. Il criterio scelto va scritto nel DVR, così in caso di controllo si vede come è stato fatto il calcolo per ogni lavoratore.

La pausa di 15 minuti è retribuita?

Sì. L'art. 175 stabilisce che la pausa è parte integrante dell'orario di lavoro e non può essere riassorbita da accordi che riducono l'orario complessivo. Non è quindi una pausa caffè da recuperare. Il lavoratore non deve necessariamente stare fermo: può svolgere un'altra attività che non richieda lo schermo, come archiviazione o lavoro di sportello.

Chi lavora al PC meno di 20 ore ha qualche tutela?

Sì. Non ha diritto per legge alle pause dell'art. 175 né alla sorveglianza sanitaria specifica, ma la sua postazione va comunque valutata e resa ergonomica, perché la valutazione dei rischi riguarda tutti i lavoratori. Anche l'informazione sui rischi della postazione è utile. Se il medico competente è già nominato per altri rischi, può dare indicazioni anche per questi addetti.

Gli occhiali li paga l'azienda?

Solo i dispositivi speciali di correzione visiva prescritti in esito alla sorveglianza sanitaria, quando i normali occhiali non permettono di lavorare bene allo schermo. Gli occhiali da vista comuni, che il lavoratore userebbe comunque, restano a suo carico. Conviene che la prescrizione del medico competente indichi chiaramente il tipo di lente necessario per il lavoro al videoterminale.