Documenti obbligatori in cantiere: checklist per ruolo

I documenti obbligatori in cantiere dipendono dal ruolo. Il committente nomina i coordinatori, verifica le imprese, invia la notifica preliminare; ogni impresa esecutrice ha il proprio POS, la tessera di riconoscimento per ogni lavoratore, la patente a crediti e i documenti delle attrezzature; l'affidataria verifica e trasmette i POS. Sul posto vanno tenuti notifica affissa, PSC, POS e documenti dei ponteggi.

Come usare questa checklist

Il capitolo sulla sicurezza nei cantieri edili contiene già una checklist breve per prepararsi a un controllo. Questa pagina la scompone per ruolo, perché in un'ispezione ogni soggetto risponde dei propri documenti: il committente non deve conservare gli attestati dei muratori, e l'impresa esecutrice non deve avere le nomine dei coordinatori, ma deve sapere chi sono.

Le liste valgono per un cantiere temporaneo o mobile ai sensi dell'art. 89. Alcune voci dipendono dalla situazione, ad esempio PSC e coordinatori solo se sono previste più imprese esecutrici: le condizioni sono indicate accanto a ogni voce.

Committente o responsabile dei lavori

• Nomina scritta del coordinatore per la progettazione, contestuale all'incarico di progettazione, se dovuto (art. 90, c. 3)
• Nomina scritta del coordinatore per l'esecuzione prima dell'affidamento dei lavori, se dovuto (art. 90, c. 4-5)
• Prova dei requisiti del coordinatore: titolo, esperienza, attestato del corso e aggiornamenti (art. 98)
• Verifica dell'idoneità tecnico-professionale di affidataria, esecutrici e autonomi secondo l'Allegato XVII (art. 90, c. 9, lett. a)
• Dichiarazione dell'organico medio annuo e del contratto collettivo applicato dalle imprese esecutrici (art. 90, c. 9, lett. b)
• Verifica della patente a crediti, o dell'attestazione SOA per chi è esentato, anche dei subappaltatori (art. 90, c. 9, lett. b-bis)
• Notifica preliminare inviata prima dell'inizio dei lavori, se dovuta, e suoi aggiornamenti (art. 99)
• Trasmissione al Comune di notifica e dichiarazione di avvenuta verifica (art. 90, c. 9, lett. c); il DURC delle imprese e degli autonomi lo acquisisce d'ufficio l'amministrazione (art. 14, c. 6-bis, D.L. 5/2012), quindi non va allegato
• PSC trasmesso a tutte le imprese invitate a presentare offerta (art. 101, c. 1)
• Nominativi dei coordinatori comunicati alle imprese e indicati nel cartello di cantiere (art. 90, c. 7)

Per i lavori di entità inferiore a 200 uomini-giorno che non comportano i rischi particolari dell'Allegato XI, la verifica dell'idoneità può essere fatta con il certificato della Camera di commercio, il DURC e un'autocertificazione sul possesso degli altri requisiti. Il doppio regime è spiegato nella pagina sulla verifica dell'idoneità tecnico-professionale; gli obblighi completi sono nella scheda sul committente.

Impresa affidataria

• Nominativo della persona incaricata dei compiti dell'art. 97, comunicato al committente con le relative mansioni (Allegato XVII, punto 01)
• Verifica dell'idoneità tecnico-professionale delle imprese subappaltatrici e degli autonomi, con i criteri dell'Allegato XVII (art. 97, c. 2)
• PSC ricevuto e trasmesso alle imprese esecutrici e ai lavoratori autonomi prima dell'inizio dei lavori (art. 101, c. 2)
• POS dei subappaltatori ricevuti, verificati per congruenza con il proprio e trasmessi al CSE, con data di ricevimento (art. 97, c. 3, lett. b, e art. 101, c. 3)
• Prova del pagamento senza ribasso degli oneri della sicurezza ai subappaltatori che realizzano apprestamenti (art. 97, c. 3-bis)
• Attestati della formazione di datore di lavoro, dirigenti e preposti per i compiti dell'art. 97 (c. 3-ter)

Nelle piccole imprese l'affidataria è quasi sempre anche esecutrice, quindi alla lista si somma quella della sezione successiva. Le verifiche dell'affidataria sono approfondite nella scheda sull'impresa affidataria.

Impresa esecutrice

• DVR aziendale, che resta valido per la sede e le attività generali (art. 17)
• POS per questo cantiere, con i contenuti dell'Allegato XV, punto 3.2.1 (art. 96, c. 1, lett. g)
• Prova della consultazione dell'RLS prima dell'accettazione del PSC; se l'impresa non ha un RLS interno, dell'RLST o del rappresentante di sito (artt. 47, 48 e 102)
• Nomine di RSPP, medico competente se previsto, addetti a primo soccorso e antincendio
• Attestati di formazione dei lavoratori, dei preposti e abilitazioni per le attrezzature che lo richiedono
• Giudizi di idoneità alla mansione per i lavoratori soggetti a sorveglianza sanitaria
• Verbali di consegna dei DPI
• Libretti, manuali d'uso e verbali delle verifiche periodiche delle attrezzature dell'Allegato VII, come gru e piattaforme elevabili (art. 71, c. 11)
• Tessera di riconoscimento con fotografia, generalità del lavoratore e indicazione del datore di lavoro per ogni addetto presente (art. 18, c. 1, lett. u, e art. 26, c. 8)
• Patente a crediti valida, con almeno 15 crediti, o attestazione SOA di classifica pari o superiore alla III
• DURC in corso di validità

Per i ponteggi metallici servono inoltre il PiMUS, la copia dell'autorizzazione ministeriale e, quando previsto, il progetto: i dettagli sono nella pagina su ponteggi e PiMUS. Gli attestati si organizzano come indicato in POS, PSC e documenti cantiere.

Lavoratore autonomo

• Iscrizione alla Camera di commercio e DURC
• Documentazione sulla conformità di attrezzature, macchine e opere provvisionali che usa
• Elenco dei DPI in dotazione
• Attestati di formazione e idoneità sanitaria, ove espressamente previsti dal D.Lgs. 81/08
• Tessera di riconoscimento propria, con indicazione del committente (art. 21, c. 1, lett. c)
• Patente a crediti, salvo le esclusioni dell'art. 27

L'autonomo senza dipendenti non redige il POS, ma deve attuare il PSC e seguire le indicazioni del CSE. La sua posizione è descritta nella scheda sul lavoratore autonomo.

Cosa tenere fisicamente in cantiere

Il resto, come DVR, idoneità sanitarie e registri, può stare in sede purché sia esibito nei tempi richiesti. Quanto al badge, l'art. 3 del D.L. 159/2025, convertito dalla L. 198/2025, prevede una tessera con un codice univoco anticontraffazione, ma l'obbligo diventa operativo solo con il decreto attuativo previsto dallo stesso articolo: prima di cambiare le tessere conviene verificare se è stato pubblicato. Le indicazioni operative sono sul sito dell'Ispettorato nazionale del lavoro.

Le richieste tipiche di un ispettore

Esempio: durante un sopralluogo in un cantiere di ristrutturazione con tre imprese, l'ispettore di solito parte dall'ingresso e procede in questo ordine.

1. Legge la notifica affissa e confronta le imprese elencate con quelle presenti.
2. Identifica i lavoratori tramite la tessera di riconoscimento e annota chi ne è privo.
3. Chiede il PSC e i POS delle imprese presenti, controllando che ci sia il POS di chi sta lavorando in quel momento.
4. Verifica i verbali del CSE e la data della nomina rispetto all'inizio dei lavori.
5. Guarda il ponteggio e chiede autorizzazione ministeriale e PiMUS.
6. Chiede gli attestati dei lavoratori in quota e dei manovratori di gru o piattaforme.

Gli scostamenti più frequenti sono un'impresa presente ma non indicata nella notifica, un subappaltatore senza POS trasmesso e lavoratori senza tessera. Per gli importi delle sanzioni conviene non affidarsi a tabelle generiche: quelle del Titolo IV sono negli artt. 157-160 del D.Lgs. 81/08, consultabile su Normattiva.

Domande frequenti

Il DVR dell'impresa deve stare in cantiere?

Non è richiesto che stia fisicamente in cantiere: in cantiere il documento di riferimento è il POS, che per quel cantiere vale anche come adempimento della valutazione dei rischi. Il DVR aziendale resta in sede, ma deve essere esibito se l'organo di vigilanza lo chiede. Avere il POS sul posto con gli allegati principali evita di dover recuperare documenti durante il controllo.

Chi deve tenere i POS delle imprese subappaltatrici?

Il CSE riceve i POS dall'affidataria e li conserva con il PSC. L'affidataria deve averne copia, perché ne ha verificato la congruenza e li ha trasmessi. Ogni impresa esecutrice tiene il proprio. In pratica conviene che in cantiere ci sia una raccolta unica, aggiornata a ogni ingresso, con la data di trasmissione e l'esito della verifica.

Con una sola impresa servono PSC e notifica?

Il PSC no, perché non ci sono coordinatori se è prevista una sola impresa esecutrice e non entrano subappaltatori. La notifica serve se il lavoro stimato raggiunge almeno 200 uomini-giorno. Restano comunque POS, tessere, attestati, documenti delle attrezzature, patente a crediti e verifiche di idoneità da parte del committente, anche per un'unica impresa.

Il committente privato deve conservare i documenti delle imprese?

Deve poter dimostrare di aver verificato idoneità tecnico-professionale, patente a crediti e DURC prima dell'affidamento, quindi conviene conservare copia di ciò che ha ricevuto. Nei lavori sotto i 200 uomini-giorno senza rischi particolari bastano Camera di commercio, DURC e autocertificazione. Spesso è il coordinatore a raccogliere tutto, ma l'obbligo di verifica resta del committente.