Manuale uso e manutenzione: quando è obbligatorio e cosa contiene

Il manuale d'uso e manutenzione è obbligatorio per ogni macchina marcata CE: il fabbricante deve fornirlo, in italiano se la macchina è destinata all'Italia, e il datore di lavoro deve seguirlo, perché l'art. 71 del D.Lgs. 81/08 impone di installare, usare e mantenere le attrezzature secondo le istruzioni. Se manca, va richiesto o ricostruito da un tecnico.

Chi deve fornirlo e chi deve tenerlo

Il pillar sulle attrezzature di lavoro riassume gli obblighi generali; qui il tema è uno solo: il libretto di istruzioni. Gli obblighi si dividono tra due soggetti diversi.

Il fabbricante deve consegnare le istruzioni insieme alla macchina. Lo prevede l'Allegato I, punto 1.7.4, della Direttiva 2006/42/CE, recepita in Italia dal D.Lgs. 17/2010. Le istruzioni fanno parte dei requisiti essenziali di sicurezza: una macchina consegnata senza manuale non è conforme, anche se porta la marcatura CE. L'art. 23 del D.Lgs. 81/08 vieta poi a chi vende, noleggia o concede in uso di fornire attrezzature non rispondenti ai requisiti.

Il datore di lavoro deve usare quelle istruzioni. L'art. 71, comma 4, del D.Lgs. 81/08 chiede che le attrezzature siano installate e utilizzate in conformità alle istruzioni d'uso e, dove necessario, corredate da istruzioni e libretto di manutenzione. Il comma 8 aggiunge che le frequenze dei controlli si stabiliscono in base alle indicazioni dei fabbricanti. In pratica il manuale è la fonte da cui discendono procedure, formazione, controlli e registro.

In che lingua deve essere

La direttiva distingue tra istruzioni originali, redatte dal fabbricante in una o più lingue ufficiali dell'Unione, e traduzione. Se le istruzioni originali non esistono nella lingua del paese in cui la macchina è usata, il fabbricante, il suo mandatario o chi introduce la macchina in quell'area linguistica deve fornire una traduzione, accompagnata dalle istruzioni originali. Per l'Italia significa: copia in italiano con la dicitura "traduzione delle istruzioni originali", più l'originale.

Il manuale in italiano non basta sempre a rendere l'informazione comprensibile. Se l'operatore non legge bene l'italiano, l'art. 36 del D.Lgs. 81/08 chiede che l'informazione sia facilmente comprensibile e, per i lavoratori stranieri, preceduta dalla verifica della comprensione della lingua. Il manuale resta il documento di riferimento; le istruzioni operative brevi, tradotte o illustrate, servono a trasferirne il contenuto al lavoratore.

Cosa deve contenere: tabella di controllo

L'Allegato I, punto 1.7.4.2, della direttiva elenca i contenuti minimi. Alla consegna conviene controllare che le voci principali ci siano davvero, perché manuali generici per un'intera gamma di modelli sono frequenti.

Se una di queste voci manca, conviene segnalarlo per iscritto al fornitore prima di mettere in servizio la macchina. Gli altri documenti da pretendere alla consegna sono trattati nella pagina sulle macchine marcate CE.

Manuale mancante: cosa fare

Il caso più comune nelle piccole imprese è la macchina comprata usata, ereditata da un'altra azienda o con un manuale perso negli anni. La strada dipende dall'età della macchina e dalla reperibilità del fabbricante.

1. Macchina marcata CE con fabbricante ancora attivo: chiedere copia del manuale indicando modello e matricola. Molti fabbricanti lo forniscono anche in formato elettronico. Conservare la richiesta scritta.
2. Macchina marcata CE con fabbricante cessato: cercare il manuale presso il rivenditore, i centri di assistenza o chi ha rilevato il marchio. Se non si trova, un tecnico competente redige istruzioni di uso e manutenzione dopo aver esaminato la macchina, precisando che non sono le istruzioni del fabbricante.
3. Macchina costruita prima delle direttive di prodotto: spesso il manuale non è mai esistito. La macchina deve rispettare l'Allegato V del D.Lgs. 81/08 e le istruzioni operative vanno scritte in azienda con l'aiuto di un tecnico. Il percorso di adeguamento è nella pagina sulle attrezzature vecchie.

Esempio: un'officina compra all'asta un tornio marcato CE del 2009 senza documenti. Il titolare chiede il manuale al fabbricante via PEC, nel frattempo tiene la macchina ferma con un cartello e fa controllare a un tecnico protezioni, arresto di emergenza ed equipaggiamento elettrico. Quando il manuale arriva, ne ricava la lista di controllo quotidiana e le frequenze di manutenzione da annotare nel registro.

Manuale digitale: cosa cambia con il Regolamento macchine

La Direttiva 2006/42/CE presuppone un manuale su carta. Il Regolamento (UE) 2023/1230, che si applicherà dal 20 gennaio 2027 secondo la data fissata dopo la rettifica del testo, ammette invece istruzioni in formato digitale. Il testo è su EUR-Lex.

Per l'utilizzatore professionale le conseguenze pratiche sono due. Primo: se al momento dell'acquisto chiede il manuale su carta, il fabbricante deve fornirlo gratuitamente entro un mese, quindi conviene chiederlo già nell'ordine. Secondo: un link o un codice QR non sostituisce l'accesso effettivo nel reparto. Se gli operatori non hanno un dispositivo per consultarlo, la versione digitale va stampata almeno nelle parti su uso, regolazione, pulizia e manutenzione, e conservata vicino alla macchina.

Come usare il manuale per formazione e controlli

Un manuale chiuso in un armadio non protegge nessuno. Lo stesso documento alimenta quattro adempimenti diversi.

• Formazione e addestramento. L'art. 73 chiede che i lavoratori ricevano informazioni e istruzioni d'uso sulle attrezzature. Le sezioni su uso previsto, comandi, rischi residui e arresto vanno spiegate e provate sulla macchina, come descritto in formazione e addestramento.
• Istruzioni operative. Dal manuale si ricava una scheda breve, da affiggere vicino alla macchina, con i divieti principali e la sequenza di avvio e arresto. Esempi di contenuti sono nella pagina sulle informazioni su macchine e attrezzature.
• Piano di manutenzione. Le operazioni e le frequenze indicate dal fabbricante diventano le righe del piano e del registro dei controlli: il dettaglio è nella pagina sulla manutenzione ordinaria.
• Valutazione dei rischi. I rischi residui dichiarati dal fabbricante sono il punto di partenza del DVR per quella macchina: se il manuale prescrive guanti antitaglio o otoprotettori, il DVR deve tenerne conto.

Errore tipico in ispezione

L'errore più frequente non è il manuale assente, ma il manuale presente e ignorato. Esempio: il manuale di una pressa piegatrice prescrive una prova giornaliera delle barriere fotoelettriche e controlli periodici del tempo di arresto. In azienda non esiste alcuna registrazione di queste prove e gli operatori non sanno che vanno fatte. All'organo di vigilanza basta confrontare il capitolo sulla manutenzione con il registro per contestare la violazione dell'art. 71, comma 4.

Un secondo errore è l'uso fuori dalle condizioni previste: la macchina viene impiegata per materiali o dimensioni che il manuale esclude espressamente. Anche qui il manuale diventa la prova che il rischio era noto. L'archivio dei manuali, ordinato per matricola, va tenuto insieme agli altri documenti delle attrezzature.

Domande frequenti

Il manuale d'uso deve stare vicino alla macchina?

La legge non indica un luogo preciso, ma chiede che le attrezzature siano usate secondo le istruzioni e che i lavoratori le conoscano. Conviene tenere l'originale nell'archivio e una copia, o almeno le pagine su uso, pulizia e manutenzione, accessibile nel reparto. Per il manuale digitale va garantito che chi lavora alla macchina possa consultarlo senza difficoltà.

Posso usare una macchina con il manuale solo in inglese?

Una macchina destinata al mercato italiano deve essere accompagnata dalle istruzioni in italiano, oltre alle istruzioni originali. Se è arrivata solo con il manuale in inglese, la fornitura è incompleta: va chiesta la traduzione al fabbricante, al mandatario o al rivenditore. Una traduzione fatta in proprio può servire come strumento interno nell'attesa, ma non sostituisce quella dovuta dal fornitore.

Ogni quanto va aggiornato il manuale?

Il manuale lo aggiorna il fabbricante, ad esempio dopo un richiamo o una modifica del modello. In azienda conviene registrare la versione posseduta e conservare le note tecniche ricevute. Se la macchina viene modificata, le istruzioni non descrivono più la macchina reale: chi ha eseguito la modifica deve integrarle e, quando la modifica incide sulla sicurezza, può servire una nuova valutazione di conformità.

Il manuale serve anche per le piccole attrezzature, come un trapano?

Sì. Anche utensili elettrici portatili, scale e piccoli apparecchi hanno istruzioni del fabbricante, spesso brevi, che indicano uso previsto, controlli e limiti. Per queste attrezzature non serve un fascicolo complesso: basta conservare le istruzioni, spiegarne i punti di sicurezza ai lavoratori e seguirle per controlli e sostituzioni.