Data certa del DVR: cosa significa e come ottenerla

La data certa del DVR è la prova, opponibile a terzi, che il documento esisteva con quel contenuto in un giorno preciso. Si ottiene con le firme di datore di lavoro, RSPP, RLS e medico competente se nominato, oppure con uno strumento esterno come la PEC o la marca temporale. Serve soprattutto in caso di controllo o infortunio.

A cosa serve davvero la data certa

L'art. 28, comma 2 richiede che il DVR sia munito di data certa, anche tramite le procedure applicabili ai supporti informatici, oppure attestata dalle firme delle figure della prevenzione. Il motivo è pratico: il documento deve dimostrare che la valutazione è stata fatta prima di un certo momento, e non preparata in fretta dopo un'ispezione o un infortunio.

Nel diritto civile il concetto è quello dell'art. 2704 del codice civile: la data di una scrittura privata non autenticata non è certa nei confronti dei terzi, salvo che un fatto stabilisca «in modo egualmente certo» che il documento esisteva prima. La data che scrivi tu, a mano o nel file, prova solo ciò che dichiari, non ciò che è verificabile.

Il quadro generale del documento, con contenuti e sanzioni, è nella guida al DVR documento di valutazione dei rischi. Qui vediamo solo come procurarsi la data certa e come non perderla.

I modi per ottenere la data certa

Non esiste uno strumento obbligatorio: la scelta dipende da come l'azienda gestisce i documenti. La tabella confronta le soluzioni più usate dalle piccole imprese.

Il riferimento normativo per gli strumenti informatici è il Codice dell'amministrazione digitale: l'art. 20 rende opponibili ai terzi data e ora di formazione del documento informatico apposte secondo le linee guida, l'art. 48 riguarda le ricevute della PEC. Entrambe le soluzioni sono alla portata di qualunque piccola impresa che abbia già una casella PEC o un dispositivo di firma digitale.

Esempio pratico: data certa via PEC

Esempio: un'impresa edile con 7 dipendenti riceve dal consulente il DVR aggiornato. RLST e medico competente non sono disponibili a firmare in tempi brevi, quindi il titolare sceglie la PEC.

1. Controlla la versione definitiva, la firma e indica nel frontespizio il numero di revisione.
2. Salva il documento e gli allegati principali in PDF, possibilmente in un unico file o in un archivio compresso.
3. Invia una PEC dalla casella aziendale a sé stesso, oppure al consulente, con il file come allegato e un oggetto chiaro, per esempio «DVR revisione 3 del 10/10/2026».
4. Scarica e conserva la ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna, che contengono data, ora e riferimento al messaggio.
5. Archivia il messaggio PEC completo nel formato originale, insieme al PDF, nella cartella del DVR.
6. Annota nel registro delle revisioni la data della PEC e l'oggetto del messaggio.

Il passaggio che si dimentica più spesso è il quinto. Il PDF salvato sul desktop non porta con sé la prova: la prova è il messaggio con le ricevute, che dimostra quale file è stato spedito e quando. Per tenere traccia delle versioni conviene usare un registro come quello illustrato nell'esempio di registro aggiornamenti DVR.

Gli errori che fanno perdere la data certa

La data certa si perde facilmente, spesso senza accorgersene. Ecco gli errori più frequenti e perché non funzionano.

• Mail ordinaria. Una normale email non ha ricevute opponibili: dimostra poco più della data scritta nel documento.
• PEC con link invece dell'allegato. Se il DVR è su un cloud e la PEC contiene solo il collegamento, il file può essere cambiato dopo l'invio.
• Modifiche dopo la marca temporale. Anche una correzione di un refuso genera un file diverso, che non ha più la marca.
• Firme senza data. Le sottoscrizioni senza indicazione della data, o con date diverse e incoerenti, non attestano un momento preciso.
• Data certa sulla bozza. Se si data la bozza e poi si firma una versione diversa, la data certa copre un documento che non è quello in uso.
• Allegati esclusi. Le valutazioni specifiche allegate dopo, senza indice nel documento datato, non beneficiano della stessa data.
• Data di modifica del file. Le proprietà del file si alterano con una copia o un salvataggio e non hanno alcun valore probatorio.

Chi preferisce la via delle firme trova il significato di ciascuna sottoscrizione nella scheda su chi firma il DVR. Va ricordato che la strada delle firme richiede tutte le figure previste: se manca, per esempio, l'RLS, serve uno strumento alternativo.

Revisioni, archivio e controlli

La data certa riguarda il contenuto di quel documento in quel momento. Ogni volta che il DVR viene rielaborato, per un nuovo macchinario, una nuova mansione o dopo un infortunio, la nuova versione deve avere la propria data certa. Le versioni precedenti non vanno distrutte: dimostrano come la valutazione si è evoluta e quali misure erano in vigore in una data passata, che è proprio ciò che si chiede dopo un infortunio.

Per l'archivio digitale l'art. 53 del D.Lgs. 81/08 consente di tenere la documentazione su supporto informatico, con regole su accessi, integrità e copie. Come organizzare cartelle fisiche e digitali è spiegato nella scheda su cartella fisica e cartella digitale, mentre dove deve trovarsi il documento è trattato nella pagina su dove conservare il DVR.

In ispezione la data certa serve soprattutto a chiudere un dubbio: il documento esisteva prima dell'accesso? Se il DVR è in sede, con firme complete o con la ricevuta PEC a portata di mano, la risposta è immediata. Un errore tipico è mostrare il documento sul portatile del titolare senza saper ritrovare la PEC di invio: il contenuto può essere ottimo, ma la prova della data va ricostruita dopo, con più fatica.

Una checklist rapida da usare a ogni revisione:

• La versione datata è identica a quella conservata in sede?
• La data certa copre anche gli allegati, o almeno il loro elenco?
• Le ricevute PEC o il file con marca sono archiviati accanto al documento?
• Il registro delle revisioni riporta data, motivo e strumento usato?

Domande frequenti

La firma digitale del datore di lavoro basta per la data certa?

Da sola no. La firma digitale prova chi ha firmato e che il file non è stato alterato, ma la data che riporta deriva dal computer di chi firma e non è di per sé opponibile ai terzi. Per avere la data certa occorre associarle una marca temporale oppure inviare il file firmato via PEC e conservare le ricevute.

Posso mandare la PEC a me stesso per dare data certa al DVR?

Sì, è una pratica diffusa. Ciò che conta sono le ricevute di accettazione e di consegna rilasciate dai gestori, che attestano data, ora e messaggio. Il DVR deve essere allegato al messaggio, non collegato con un link. Conserva il messaggio completo nel formato originale insieme alle ricevute e annota l'invio nel registro delle revisioni.

Un DVR senza data certa equivale a un DVR mancante?

Non automaticamente, ma è un documento più debole. Senza data certa è difficile dimostrare che la valutazione esisteva prima di un controllo o di un infortunio, e l'organo di vigilanza può contestarne la regolarità. Conviene rimediare subito, apponendo la data certa sulla versione attuale con uno degli strumenti disponibili, senza retrodatare nulla.

Ogni aggiornamento del DVR richiede una nuova data certa?

Sì. La data certa riguarda il contenuto del documento nel momento in cui viene apposta. Una revisione, anche parziale, è un contenuto nuovo e va datata con firme o con uno strumento come PEC o marca temporale. Le versioni precedenti si conservano, perché documentano quali misure erano in vigore in passato.