Dove conservare il DVR, chi può leggerlo e se va inviato

Il DVR va conservato presso l'unità produttiva a cui si riferisce (art. 29, comma 4), su carta o in formato digitale purché consultabile sul posto. Non si invia all'ASL, all'INAIL o all'Ispettorato: si esibisce quando gli organi di vigilanza lo chiedono. L'RLS ha diritto di riceverne copia, da consultare solo in azienda.

Dove deve stare il DVR

L'art. 29, comma 4 stabilisce che il DVR, e lo stesso vale per il DUVRI, «devono essere custoditi presso l'unità produttiva alla quale si riferisce la valutazione dei rischi». Custodire significa che, durante un accesso, il documento deve poter essere mostrato lì, senza attese. La violazione di questo comma è punita con una sanzione amministrativa pecuniaria dall'art. 55, comma 5, lettera f.

L'unità produttiva è lo stabilimento o la struttura dotata di autonomia finanziaria e tecnico-funzionale. Per un'azienda con una sola sede la questione è semplice. Con più sedi, ciascuna deve avere il documento che la riguarda: un DVR unico con sezioni dedicate va bene, purché ogni sede ne disponga.

Il resto della disciplina, contenuti e sanzioni, è nella guida al DVR documento di valutazione dei rischi. Qui ci concentriamo su tre domande pratiche: dove tenerlo, chi può leggerlo, a chi va mandato.

Cartaceo o digitale

Entrambe le forme sono ammesse. L'art. 28, comma 2, consente di tenere il documento su supporto informatico nel rispetto dell'art. 53, che autorizza la memorizzazione elettronica della documentazione sulla sicurezza e chiede che l'accesso sia limitato alle persone autorizzate, che i dati siano protetti e che se ne possano ottenere copie stampate. Il comma 5 dello stesso articolo consente di tenere tutta la documentazione rilevante su un unico supporto, cartaceo o informatico.

La scelta digitale funziona se il file è davvero raggiungibile in sede. Un PDF su un tablet in negozio, su un PC dell'ufficio o in una cartella condivisa accessibile ai responsabili va bene; un file nel computer del consulente o nella casella di posta personale del titolare, no. Conta anche la data certa, che nel formato digitale si ottiene con PEC o marca temporale, come spiegato nella scheda sulla data certa del DVR.

Molte piccole imprese adottano una soluzione mista: archivio digitale completo e una copia stampata della versione vigente nel raccoglitore della sicurezza. Come impostare le due cartelle è spiegato in cartella fisica e cartella digitale.

Chi può leggere il DVR

Il DVR non è un documento pubblico, ma nemmeno segreto per chi ha un ruolo nella prevenzione. L'accesso dipende dalla funzione di ciascuno.

Sull'RLS la norma è precisa. L'art. 18, comma 1, lettera o obbliga il datore di lavoro a consegnargli «tempestivamente», su richiesta e per l'espletamento della sua funzione, copia del documento, anche su supporto informatico; il documento «è consultato esclusivamente in azienda». Negare o ritardare la copia è una contravvenzione punita con arresto o ammenda dall'art. 55, comma 5, lettera a. In cambio l'RLS è tenuto al segreto sui processi lavorativi e sulle informazioni del documento (art. 50, comma 6). I suoi diritti sono descritti nella pagina sui diritti del RLS.

Ai lavoratori non si consegna il DVR, ma le informazioni che contiene devono arrivare: rischi della mansione, misure, DPI, procedure di emergenza. Un estratto per mansione, illustrato in una riunione e firmato per presa visione, è il modo più semplice per dimostrarlo.

Il DVR va inviato a qualcuno?

No. Nessuna norma prevede il deposito o la trasmissione del DVR all'ASL, all'INAIL, all'Ispettorato del lavoro o alla Camera di commercio. È uno dei falsi miti più diffusi, alimentato a volte da offerte commerciali di «deposito» o «registrazione» del documento che non hanno alcun valore legale. Gli organi di controllo lo leggono quando fanno un accesso, programmato o dopo un infortunio, come spiegato nella scheda sui controlli dell'ASL SPSAL.

Non vanno confuse con il DVR alcune comunicazioni che esistono davvero: la denuncia di infortunio all'INAIL, la comunicazione del nominativo dell'RLS, la notifica per nuovi insediamenti produttivi nei casi previsti. Sono adempimenti diversi, con regole proprie, e nessuno di essi richiede di allegare il DVR.

Cosa mostrare agli ispettori

Durante un accesso l'ispettore chiede di vedere il documento e spesso ne acquisisce copia. Conviene avere pronto un piccolo pacchetto coerente, in modo che chi accoglie l'ispettore, anche in assenza del titolare, sappia dove trovarlo.

• Versione vigente del DVR con firme e prova della data certa.
• Allegati richiamati nell'indice: valutazioni specifiche, schede di sicurezza, elenco attrezzature.
• Verbale di consultazione dell'RLS o dell'RLST.
• Registro delle revisioni con le versioni precedenti archiviate.
• Nomine di RSPP, medico competente e addetti alle emergenze coerenti con le date del documento.

Esempio: una pizzeria con 5 dipendenti riceve un controllo il sabato sera, con il titolare assente. Il responsabile di sala sa che il raccoglitore della sicurezza è nell'ufficio sul retro e consegna il DVR firmato, con la ricevuta PEC dell'ultima revisione inserita nella prima busta. Il controllo prosegue sul contenuto, non sull'esistenza del documento. L'errore opposto, frequente, è rispondere che «è tutto dal consulente»: se la data certa non si dimostra, l'esistenza della valutazione diventa un problema da chiarire.

Per l'insieme dei documenti da tenere pronti, si veda la scheda sui documenti da avere subito disponibili e quella su DVR e allegati nella cartella sicurezza.

Domande frequenti

Posso tenere il DVR solo nello studio del consulente?

No. L'art. 29, comma 4, richiede che il documento sia custodito presso l'unità produttiva a cui si riferisce. Il consulente può conservarne una copia, ma in azienda deve esserci la versione vigente, su carta o in un formato digitale consultabile sul posto. In mancanza, in caso di controllo, si rischia la sanzione per la mancata custodia e una contestazione più grave se la data non è dimostrabile.

Un dipendente può chiedermi copia del DVR?

Il singolo lavoratore non ha diritto alla copia del documento; quel diritto spetta all'RLS, che lo consulta in azienda. Il lavoratore ha però diritto a essere informato e formato sui rischi della propria mansione e sulle misure adottate. Se chiede chiarimenti, conviene fornirgli l'estratto della sua mansione e indicargli l'RLS come riferimento.

Devo mandare il DVR all'ASL dopo averlo aggiornato?

No. Né la prima stesura né gli aggiornamenti vanno trasmessi all'ASL o ad altri enti. Il documento aggiornato, con la sua data certa, va sostituito in sede alla versione precedente, che si archivia. Se l'RLS ne aveva ricevuto copia, è buona prassi offrirgli la nuova versione, che potrà comunque chiedere.

Per quanto tempo vanno conservate le vecchie versioni del DVR?

La norma non fissa un termine specifico per le versioni superate. È prudente conservarle tutte, insieme alle prove della loro data certa, perché dopo un infortunio o una malattia professionale può servire dimostrare quale valutazione e quali misure erano in vigore in un momento passato, anche a distanza di anni.