Registro presenze del corso sicurezza: contenuti, firme e online

Il registro presenze di un corso sicurezza è il documento, cartaceo o elettronico, che prova chi ha frequentato e per quante ore. L'Accordo Stato-Regioni 2025 obbliga il soggetto formatore a tenerlo, a farlo firmare e a conservarlo per almeno 10 anni nel fascicolo del corso. Dimostra anche la frequenza minima del 90%, necessaria per la verifica finale.

Cosa prevede l'Accordo 2025

La pagina principale su come riconoscere un corso sicurezza valido elenca tutti i requisiti; qui ci si concentra su uno solo, il registro. L'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 lo nomina in tre punti della Parte I:

1. punto 3, lettera d: il soggetto formatore deve tenere il registro di presenza dei partecipanti, in formato cartaceo o elettronico;
2. punto 3, lettera e: deve verificare, ai fini dell'ammissione alla verifica finale, la frequenza di almeno il 90% delle ore;
3. punto 7: il fascicolo del corso, conservato per almeno 10 anni, comprende il registro presenze dei partecipanti con le firme e l'elenco dei docenti con le firme.

Il testo è consultabile sul sito del Ministero del Lavoro. Le regole valgono per i corsi di formazione, di abilitazione e di aggiornamento disciplinati dall'Accordo. Quando il datore di lavoro organizza in proprio la formazione dei suoi lavoratori, gli stessi obblighi ricadono sull'azienda, che deve tenere registro e fascicolo.

Cosa scrivere nel registro

L'Accordo non impone un modello di registro né un elenco chiuso di campi. Perché il documento dimostri davvero le ore svolte, però, deve permettere di ricostruire chi era presente, in quale sessione e per quanto tempo. Questa è una struttura che regge a un controllo:

La firma va apposta a ogni sessione, all'inizio e alla fine: una sola firma a fine giornata non prova la presenza nelle ore centrali. I fogli vanno numerati e non devono contenere spazi bianchi che consentano aggiunte successive.

Il calcolo del 90%

La soglia si applica alle ore effettive del singolo partecipante, non alle giornate. Esempio: un corso preposti di 12 ore in tre sessioni da 4 ore. Un partecipante arriva con 50 minuti di ritardo alla seconda sessione ed esce 30 minuti prima nella terza: ha perso 1 ora e 20 minuti, più del massimo di 1 ora e 12 minuti consentito dal 90%. Non può essere ammesso alla verifica finale e deve recuperare le ore mancanti, se il soggetto formatore prevede il recupero, oppure ripetere il corso.

Il caso mostra perché il registro deve riportare gli orari reali: un registro con sola firma di presenza non permetterebbe di accorgersene, e un attestato rilasciato in queste condizioni non sarebbe conforme. Le durate minime di ogni corso sono nella tabella sulla durata dei corsi sicurezza.

Presenze in videoconferenza ed e-learning

La videoconferenza sincrona è equiparata alla presenza fisica per i moduli teorici (punto 3.2 della Parte IV e FAQ del Ministero del Lavoro n. 33). Anche online, quindi, serve un registro, e le firme fisiche vengono sostituite da una rilevazione equivalente. La Parte IV dell'Accordo dedica un capitolo ai requisiti organizzativi, tecnici e documentali della videoconferenza e uno a quelli dell'e-learning.

Per i corsi a distanza le FAQ aggiungono tre precisazioni sul tutor:

• è sempre previsto nei percorsi di formazione e aggiornamento erogati a distanza (n. 48);
• non può coincidere con il docente (n. 49);
• può essere un dipendente dell'azienda destinataria del corso (n. 50).

Nella pratica il registro di un corso in videoconferenza è composto dal foglio presenze tenuto dal tutor e dal rapporto di collegamento generato dalla piattaforma, con orari di accesso e uscita di ciascun partecipante. Nell'e-learning, dove non c'è una sessione dal vivo, il ruolo del registro è svolto dal tracciamento della piattaforma: tempo trascorso su ciascun modulo, completamento, esito dei test. In entrambi i casi conviene chiedere al fornitore un esempio di report prima di iscriversi. Le regole su quali corsi possono essere erogati a distanza sono nella pagina su presenza, videoconferenza ed e-learning.

Esempio: aula con collegamento da remoto

Esempio: un'azienda di 10 dipendenti fa seguire la formazione specifica a 4 addetti dalla sala riunioni, collegati alla videoconferenza dell'ente con un unico computer. Ognuno firma il foglio presenze interno, ma la piattaforma registra un solo accesso. In caso di controllo, sarebbe difficile dimostrare la presenza individuale di ciascuno. La soluzione più semplice è un collegamento per partecipante, oppure la presenza in sala di un tutor che tenga e firmi il registro, concordando la procedura con il soggetto formatore prima del corso.

Cosa deve fare il datore di lavoro

Il registro lo tiene il soggetto formatore, ma è l'azienda a dover dimostrare in ispezione che il lavoratore è formato. Per questo, a fine corso, conviene seguire una breve checklist:

• chiedere copia del registro, almeno per le pagine dei propri dipendenti;
• verificare che le ore di ciascuno raggiungano il 90% della durata;
• controllare che i nomi e i codici fiscali coincidano con quelli degli attestati;
• chiedere copia del verbale della verifica finale;
• archiviare tutto insieme all'attestato, secondo le indicazioni su come archiviare gli attestati.

Il registro del corso non va confuso con il registro dell'addestramento previsto dall'art. 37, comma 5, del D.Lgs. 81/08: quest'ultimo documenta le prove pratiche svolte in azienda su macchine, attrezzature e DPI, ed è tenuto dall'azienda stessa.

Errori tipici in ispezione

Le irregolarità più frequenti sul registro sono facili da riconoscere:

• fogli firmati in anticipo per tutte le sessioni, con la stessa penna e la stessa grafia;
• orari di ingresso identici per tutti, al minuto, ripetuti in ogni sessione;
• partecipanti presenti in due corsi diversi nella stessa fascia oraria;
• registro intestato a un ente diverso da quello che rilascia l'attestato.

Ciascuno di questi elementi mette in dubbio non solo la singola presenza, ma l'intero corso.

Domande frequenti

Chi deve conservare il registro presenze?

Il soggetto formatore, che lo inserisce nel fascicolo del corso e lo conserva per almeno 10 anni insieme ad anagrafica dei partecipanti, elenco firmato dei docenti, progetto formativo e verbale della verifica. Se la formazione è organizzata direttamente dal datore di lavoro, il fascicolo resta all'azienda. In ogni caso è prudente che l'azienda tenga una copia delle pagine relative ai propri lavoratori.

Il registro elettronico è valido come quello cartaceo?

Sì. L'Accordo ammette espressamente il registro in formato elettronico. Deve però garantire le stesse funzioni di quello cartaceo: identificare ogni partecipante, rilevare ingressi e uscite, impedire modifiche successive non tracciate e consentire l'estrazione dei dati in caso di controllo. Un semplice elenco degli iscritti generato dal gestionale, senza orari, non dimostra la presenza effettiva.

Cosa succede se un lavoratore non raggiunge il 90% delle ore?

Non può essere ammesso alla verifica finale e quindi non riceve l'attestato. Deve recuperare le ore mancanti, se il soggetto formatore organizza il recupero nel rispetto del programma, oppure frequentare nuovamente il corso. Fino ad allora non risulta formato, e per le attività che richiedono quel corso il datore di lavoro dovrebbe organizzarsi di conseguenza.

In videoconferenza basta lo screenshot dei partecipanti?

Da solo no. Un'immagine fotografa un istante e non prova la presenza per tutta la durata della sessione. Serve un sistema che rilevi gli orari di collegamento e scollegamento di ciascun partecipante, affiancato dal registro tenuto dal tutor. Le schermate possono essere un'integrazione utile, ma il fornitore deve poter produrre i dati di accesso completi della piattaforma.