Smart working

Cosa dice la normativa

Il D.Lgs. 81/08 (Testo Unico) è la fonte primaria, applicabile a tutti i settori privati e pubblici (art. 3). Gli obblighi del datore di lavoro derivano dai Titoli I (principi generali) e II-XI (rischi specifici). Le figure interne (RSPP, RLS, medico competente, preposti) e la formazione vanno coordinate con la valutazione dei rischi. La fonte sovraordinata è l'art. 2087 c.c. ("massima sicurezza tecnologicamente fattibile") e la Direttiva 89/391/CEE (Direttiva-quadro UE).

Chi fa cosa: ruoli e responsabilità

Anche per smart working si applica la distribuzione di ruoli e responsabilità definita dal D.Lgs. 81/08. Vediamo chi fa cosa.

• Datore di lavoro — Titolare del rapporto di lavoro con poteri decisionali e di spesa. Obblighi indelegabili (art. 17): valutazione dei rischi e nomina dell'RSPP.
• Dirigente — Attua le direttive del datore di lavoro organizzando l'attività e vigilando su di essa (art. 18).
• Preposto — Vigila sull'osservanza degli obblighi da parte dei lavoratori (art. 19, modificato dal D.L. 146/2021); ha potere di interrompere l'attività in caso di pericolo grave.
• RSPP / ASPP — Servizio di prevenzione e protezione: individua i rischi, elabora misure e procedure, supporta la formazione (artt. 31-33).
• RLS — Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, eletto o designato; consultazione obbligatoria su DVR e formazione (artt. 47-50).
• Medico competente — Effettua la sorveglianza sanitaria nei casi previsti dalla valutazione dei rischi (art. 25, 38, 41).
• Lavoratore — Deve prendersi cura della propria sicurezza e di quella degli altri presenti nel luogo di lavoro (art. 20).

Come procedere in pratica

Per applicare correttamente quanto previsto su smart working, ecco un percorso operativo in 8 passi.

1. Inquadra il tema nella valutazione complessiva dei rischi (art. 28 D.Lgs. 81/08).
2. Verifica gli adempimenti documentali specifici (nomine, attestati, registri, procedure scritte).
3. Coinvolgi le figure della sicurezza pertinenti (RSPP, medico competente, RLS, preposti).
4. Programma la formazione e l'informazione coerenti con il rischio.
5. Definisci le misure tecniche, organizzative e procedurali da adottare.
6. Documenta l'attuazione (verbali, registri, foto, evidenze oggettive).
7. Stabilisci indicatori di efficacia (KPI) e cadenze di verifica.
8. Aggiorna periodicamente in funzione di eventi sentinella, modifiche normative, esiti audit.

Sanzioni e profili di responsabilità

Il regime sanzionatorio del D.Lgs. 81/08 (artt. 55-60) prevede sanzioni penali (arresto e ammenda) per gli inadempimenti più gravi e sanzioni amministrative per le violazioni minori. Gli importi vengono periodicamente rivalutati con decreto ministeriale. Per la specifica violazione su smart working il quantum dipende da: gravità della condotta, numero di lavoratori coinvolti, recidiva, intervento dell'organismo di vigilanza in via prescrizionale (D.Lgs. 758/94) che consente la riduzione a un quarto del massimo.

⚠️ Importi indicativi. Per il quantum esatto verifica il D.M. di rivalutazione vigente o consulta un consulente del lavoro.

Checklist operativa

Una checklist operativa di verifica per smart working, utile prima di un controllo o in revisione periodica.

• Adempimento documentato nel DVR
• Nomine e attestati di formazione archiviati
• Sorveglianza sanitaria programmata se applicabile
• DPI consegnati con verbale
• Procedure scritte applicabili pubblicate e comunicate
• Riunione periodica art. 35 effettuata (almeno annuale per > 15 lav.)
• Verbali e registri pronti per l'ispezione
• Aggiornamento periodico programmato

Domande frequenti

Quando sono obbligato a occuparmi di questo aspetto?

L'obbligo scatta dalla presenza di lavoratori o soggetti equiparati (soci lavoratori, stagisti, collaboratori familiari) ai sensi dell'art. 2 D.Lgs. 81/08. Anche senza lavoratori, può essere dovuta una valutazione se l'attività comporta rischi per terzi.

Posso delegare gli adempimenti?

Alcuni obblighi sono non delegabili dal datore di lavoro (art. 17 D.Lgs. 81/08): valutazione dei rischi e nomina dell'RSPP. Altri obblighi possono essere delegati a soggetti idonei con i requisiti dell'art. 16 (delega scritta, accettazione, autonomia di spesa, pubblicità).

Cosa cambia con l'Accordo Stato-Regioni del 17/04/2025?

L'Accordo aggiorna durata e contenuti dei percorsi formativi per tutte le figure: lavoratori, dirigenti, preposti, RSPP, ASPP, datore di lavoro RSPP, operatori di attrezzature, lavoratori in ambienti confinati. Sostituisce e integra gli Accordi del 2011, 2012 e 2016.

Come dimostro di aver fatto il dovuto?

Attraverso documentazione scritta (DVR, nomine, registri, verbali), formazione tracciabile (registri presenze, attestati), procedure operative e verifiche periodiche. La regola d'oro: "ciò che non è documentato, in caso di controllo o infortunio, non esiste".

Dove trovo la normativa aggiornata?

Fonti ufficiali: Normattiva (testi consolidati), Gazzetta Ufficiale (testi pubblicati), INAIL (interpretazioni operative, indici, guide), INL Ispettorato Nazionale del Lavoro (circolari operative, interpelli), Ministero del Lavoro (interpelli ex art. 12 D.Lgs. 81/08).