Integrazione o rifacimento del DVR: come scegliere

Un'integrazione basta quando il cambiamento tocca una parte circoscritta del DVR, come una macchina, una sostanza o una mansione, e il resto descrive ancora l'azienda reale. Il rifacimento serve quando cambiano attività, sede o datore di lavoro, o quando le integrazioni accumulate rendono il documento incoerente. In entrambi i casi valgono i 30 giorni dell'art. 29.

Cosa chiede la norma

Le cinque causali di aggiornamento e il termine di 30 giorni sono spiegati nella guida all'aggiornamento del DVR. L'art. 29, comma 3, del D.Lgs. 81/2008 dice che la valutazione e il documento devono essere «rielaborati», ma non dice come. Non esiste un obbligo di riscrivere tutto, né un divieto di farlo.

Quello che la norma esige è il risultato: dopo l'aggiornamento il documento deve rappresentare l'azienda com'è e contenere tutte le lettere dell'art. 28, comma 2. La scelta tra integrare e rifare è quindi organizzativa, ma ha conseguenze concrete. Un addendum mal collegato al resto produce un documento che si contraddice; un rifacimento fatto ogni volta costa tempo e rende difficile ricostruire la storia delle decisioni.

Il termine di 30 giorni è identico nei due casi. Vale anche la regola che le misure si applicano subito, con comunicazione immediata all'RLS: un rifacimento lungo non giustifica il ritardo delle misure.

Integrazione: quando basta e come farla

L'integrazione funziona se il DVR è costruito per moduli: una parte generale (azienda, organigramma, criteri di valutazione) e schede o allegati per luoghi, attrezzature, sostanze e mansioni. In questo caso il cambiamento si traduce nella revisione di uno o più moduli, senza toccare il resto. Come organizzare il documento in questo modo è spiegato nella guida alla struttura di un DVR comprensibile.

Un'integrazione fatta bene ha quattro elementi:

1. il modulo nuovo o modificato, con il proprio numero di revisione e la data;
2. l'aggiornamento delle parti collegate, che è il punto dimenticato più spesso: elenco mansioni, programma di miglioramento, piano formativo, protocollo sanitario;
3. una riga nell'indice delle revisioni del documento principale, che dica cosa è cambiato e perché;
4. la data certa e la prova della consultazione dell'RLS.

L'addendum separato, cioè un foglio aggiunto in fondo senza modificare le sezioni a cui si riferisce, è la forma più debole. Se la nuova macchina compare nell'addendum ma non nella scheda della mansione che la usa, chi legge la scheda non sa che quel rischio esiste. Il preposto che consulta solo la propria sezione non lo vedrà mai.

Rifacimento: quando conviene o è necessario

Il rifacimento completo è necessario quando cambia la base su cui la valutazione è stata costruita. Conviene, anche se non è strettamente necessario, quando il documento non è più leggibile.

Il caso del cambio di datore di lavoro

Quando l'azienda viene ceduta, l'obbligo dell'art. 17 passa al nuovo datore di lavoro. Il documento del precedente titolare può servire da base, ma deve essere fatto proprio: firmato dal nuovo datore di lavoro con data certa, verificato sui luoghi e sulle mansioni effettive, con i nominativi aggiornati di RSPP, RLS e medico competente. Nella pratica la soluzione più pulita è una nuova emissione, rev. 0 del nuovo titolare, che richiami la storia delle revisioni precedenti.

Diverso è il caso della sola trasformazione della società, per esempio da SNC a SRL: per l'art. 2498 del codice civile l'ente trasformato conserva diritti e obblighi e prosegue tutti i rapporti, quindi non c'è un nuovo datore di lavoro da cui ripartire. Se organizzazione, poteri e figure della sicurezza restano gli stessi basta aggiornare i dati societari del documento; se invece cambia chi ha i poteri di datore di lavoro, per esempio un nuovo amministratore unico, quella persona deve fare propria la valutazione con la propria firma e data certa.

Numerazione delle versioni e archivio

Una regola di versionamento semplice evita contestazioni. Il documento principale porta un numero di revisione generale; ogni modulo porta il proprio. L'indice delle revisioni, nella prima pagina, collega i due livelli.

Esempio di schema: il DVR è in rev. 3; la scheda "mansione magazziniere" è in rev. 2 perché è stata modificata due volte, mentre la scheda "impiegato amministrativo" è ancora in rev. 0. Chi apre il documento vede subito quali parti sono state toccate e quando.

Le versioni superate non vanno distrutte. Servono a dimostrare che, alla data di un infortunio o di un controllo, esisteva una valutazione, e che cosa prevedeva. Un'archiviazione con la dicitura "superata dalla rev. n" e la data è sufficiente, in cartaceo o in una cartella digitale separata. Su dove tenere i documenti si veda la scheda su dove conservare il DVR. Il formato dell'indice delle revisioni, con un modello compilato, è nella scheda sul registro aggiornamenti DVR.

Esempio pratico ed errore tipico

Esempio: una carrozzeria con 9 addetti ha un DVR in rev. 0 del 2022. Nel 2024 introduce una cabina di verniciatura nuova (rev. 1, schede attrezzatura e verniciatore), nel 2025 un ponte sollevatore (rev. 2), nel 2026 inizia un'attività di soccorso stradale con carro attrezzi. L'ultima novità porta una mansione nuova, il lavoro su strada, la guida di un mezzo pesante e la reperibilità notturna, con effetti su stress lavoro-correlato, emergenze e sorveglianza sanitaria. A questo punto la parte generale non descrive più l'attività: conviene emettere una rev. 3 completa, rivedendo il ciclo produttivo e tutte le schede, anziché un terzo addendum.

L'errore tipico in ispezione è il contrario: un DVR con un fascicolo di addendum in coda, ciascuno firmato, ma con la parte generale ferma alla prima emissione. L'organo di vigilanza legge l'elenco mansioni e trova figure che non esistono più, mentre quelle nuove compaiono solo negli allegati. Se il documento non è conforme all'art. 29, comma 3, la sanzione è quella dell'art. 55, comma 3: ammenda da 2.847,69 a 5.695,36 euro secondo la nota INL n. 1159 del 9 novembre 2023. Se le lacune sono tali da non rappresentare l'azienda, il rischio è la contestazione più grave di valutazione non effettuata.

Checklist prima di scegliere

• La parte generale descrive ancora attività, sede e organizzazione attuali?
• Il cambiamento si può isolare in uno o due moduli?
• Le parti collegate (mansioni, formazione, programma, sorveglianza) sono state riviste?
• Il numero di revisioni parziali rende ancora il documento leggibile da un preposto?
• È cambiato il datore di lavoro o la sede?

Se a una delle ultime due domande la risposta è sì, conviene rifare.

Domande frequenti

Posso aggiornare il DVR con un semplice allegato?

Sì, se l'allegato modifica davvero le sezioni interessate e non resta un foglio isolato. Un'integrazione è valida quando la scheda della mansione, l'elenco attrezzature, il programma di miglioramento e il piano formativo riflettono il cambiamento, e quando l'indice delle revisioni lo registra. Un addendum scollegato dal resto del documento rischia di essere considerato un aggiornamento incompleto.

Ogni quanto va rifatto il DVR da zero?

La legge non fissa una cadenza per il rifacimento. L'art. 29 lega l'aggiornamento agli eventi e non distingue tra integrazione e riscrittura. Il rifacimento è necessario quando cambiano attività, sede o datore di lavoro, e conviene quando le revisioni parziali si sono accumulate al punto da rendere il documento incoerente. Un buon momento per chiederselo è il riesame annuale.

Per un'integrazione servono di nuovo tutte le firme?

Serve la data certa della nuova revisione, che si ottiene con la firma del datore di lavoro e, ai fini della prova della data, di RSPP, RLS o RLST e medico competente se nominato, oppure con PEC o marca temporale. Le firme possono riguardare solo il modulo modificato e l'indice delle revisioni. La consultazione dell'RLS va comunque documentata.

Devo conservare le vecchie versioni del DVR?

Sì, è fortemente consigliato. Le versioni superate dimostrano che cosa era stato valutato in una certa data, informazione decisiva dopo un infortunio o una malattia professionale. Basta archiviarle con la dicitura della revisione che le ha sostituite, separate da quella in vigore, così che in azienda non circolino documenti vecchi come se fossero attuali.